Hét blog voor de ervaren assistant

Hoe clean is jouw desk?

Heb jij soms het gevoel dat je niet vooruit te branden bent? Hol je soms van A naar B zonder eigenlijk meer te weten waar je mee bezig bent? Doe je veel ad hoc taken tussendoor? Lees hieronder dan de inspirerende column over hoe een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd. Daardoor heb je meer overzicht en minder snel last van keuzestress. Dus… hoe ziet jouw bureau er morgen uit?

Secretaresse is geboren Organizer

Een ervaren en doorgewinterde secretaresse hoef je niets te vertellen over agendabeheer, archief aanmaken, stroomlijnen van de inbox en het organiseren van diverse activiteiten voor de afdeling of de leidinggevende. Met aangeboren organisatietalent zit je waarschijnlijk helemaal op je plek. Uiteraard is er altijd iets nieuws te leren om jezelf ook op dit vlak verder te ontwikkelen. De meesten krijgen gelukkig ook die kans van de werkgever.

Echter valt het me op dat er voor workshops of trainingen over organizing en persoonlijke effectiviteit (timemanagement) altijd ruime belangstelling is vanuit dit vakgebied. Dat is toch wel bijzonder te noemen. En wat scherts mijn verbazing: ook een secretaresse loopt (net als een Organizer) tegen dezelfde dingen aan en is soms tijdelijk even het overzicht kwijt. Het valt ook niet mee om alle ballen in de lucht te houden en je basiswerkzaamheden te matchen met alle in- en output die van je gevraagd wordt.

Tijd is kostbaar

Tijd is net als geld; je kunt het maar één keer uitgeven. Eén van de redenen waarom we het gevoel hebben steeds minder tijd te hebben is het aantal keuzes die we dagelijks moeten maken. Eerst dingen klaarzetten voor het overleg of toch eerst even de e-mail checken? Nog even snel een paar zaken regelen, zoals een ticket boeken of eerst even bij een collega langs gaan waar je nog iets op wilde halen.

Eenvoudige of leuke taken winnen het vaak van lastige en tijdrovende acties waardoor er makkelijk achterstallig onderhoud kan ontstaan. En als je dan het gevoel hebt dat je alleen maar van A naar B rent en ad hoc dingen aan het doen bent, is de kans groot dat je opbrandt. Als Organizer help ik deze drukbezette mannen en vrouwen om opnieuw inzicht en overzicht te krijgen en te houden in hun (werkzame)leven. Zo ontstaat er weer uitzicht op een goede (werk/privé)balans en heb je een voldaan gevoel na elke werkdag.

Geleefd worden, er is wat aan te doen

Laat je niet gek maken door de omstandigheden en bereid je voor op de dag van vandaag. Welke acties moeten echt VANDAAG en wat heeft prioriteit? Wat moet ik echt zelf doen en wat zou ik kunnen delegeren? Duidelijke antwoorden helpen je goed op weg.

Maar wat echt het aller fijnste werkt, is een clean desk. Ook mijn bureau loopt regelmatig over en groeien er stapels of puilen bakjes uit. Alles in een kast, even op een tafel of op de grond leggen kan, maar heeft niet het juiste effect. Echt even opruimen, ordenen en het blad leegmaken geeft wel een opgeruimd gevoel en biedt letterlijk de ruimte en de rust om met aandacht te kunnen werken.

Veel werkplezier!
Claudy Voskens
werkplekorganizer

Op de hoogte blijven van onze blogartikelen?
Meld je aan voor onze nieuwsbrief!

Over natc

Bekijk ook

Hoe creëer je overzicht met Lean Six Sigma?

Als secretaresse ben je een spin in het web. Dat betekent dat je met veel …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *