Het secretariaat: leidinggeven aan veranderingen

Als coördinator van het secretariaat heb je constant te maken met diverse veranderingen. Vooral de Corona-crisis doet een aardige duit in het zakje. Daarnaast zijn er andere veranderingen, zoals:

• een veranderende kijk op samenwerken en arbeidsrelaties;
• een veranderende diversiteit in jouw team;
• een veranderende bedrijfskoers;
• politieke veranderingen;
• maatschappelijke veranderingen.

Deze veranderingen in goede banen leiden, vraagt dan ook om een brede kijk. Een brede kijk op factoren die invloed hebben op veranderingen. Op die manier krijg je meer inzicht in waar je moet beginnen en aan welke ‘knoppen’ je kan draaien om succesvol veranderingen te begeleiden.

Start met een gedragen visie

Allereerst is het van belang dat je een heldere visie hebt van de gewenste, toekomstige situatie. Waarom is het noodzakelijk dát we veranderen en wát gaan we dan veranderen? Welk doel streven we na?

Zonder visie ontstaat er verwarring. De kans op miscommunicatie en belangenverstrengeling is dan groot. Gebrek aan commitment is vaak een gevolg van een onduidelijke of ontbrekende visie. Gebrek aan commitment doet op haar beurt weer iets met het vertrouwen in de organisatie.

Een gedragen visie ontstaat door het analyseren van de huidige situatie, het inventariseren van de belangen van betrokken partijen en het onderzoeken van de kansen en bedreigingen uit de omgeving. Het ontwikkelen van een visie doe je niet alleen. Een gedragen visie is een visie waar betrokken mensen invloed op hebben. Een visie is een droom waarin de belangen van betrokken partijen tot hun recht komen. Een visie maak je samen en draag je samen uit. Een visie ontwikkelen begint met de vraag ‘Why’; waarom doen we wat we doen?

Simon Sinek heeft succesvolle leiders en organisatie geobserveerd. Hij ontdekte een patroon in de wijze van communiceren, wat deze succesvolle leiders en organisaties gemeen hebben. Hij noemt het ‘The Colden Cirkel’. Deze begint met de vraag ‘Why’ om vervolgens antwoord te geven op ‘How’ en ‘What’. Zie ook Simon Sinek: Hoe grote leiders tot actie inspireren.

Communicatie en herhaling

De meeste organisaties beschikken over een mooie visie en omschreven missie. Vaak is daar veel tijd en geld mee gemoeid geweest en ooit is er veel aandacht voor geweest in de gehele organisatie.

Echter gebeurt het vaak, dat na verloop van tijd deze visie alleen nog bij het management bekend is en te weinig wordt gedeeld met de werkvloer. Dat is een gemiste kans. Het is van groot belang om met elkaar de huidige visie en missie met regelmaat ‘opnieuw’ te bekijken en het gesprek hierover aan te gaan:

• Wat vind ik nog van de visie? Is mijn mening veranderd in de loop van de tijd?
• Past het nog in deze tijd?
• Hoe vertaal ik de organisatievisie naar mijn taken en mijn teamtaken?
• Kunnen mijn teamleden zich verbinden aan de organisatievisie?
• Waarom, vanuit welke drijfveer, werk ik voor deze organisatie? Idem voor mijn teamleden?

Herhaling is hierbij een ’toverwoord’. Ook al denk je ‘Dat heb ik al zovaak gezegd’, door het regelmatig te herhalen wordt het steeds meer onderdeel van de cultuur. En iemand moet daarmee beginnen. Een mooie taak voor de leidinggevende of coördinator.

Betrokkenheid secretariaat

Bovenstaande vragen lijken voor een gemiddelde secretaresse of assistant misschien een ‘ver van m’n bed show’. Toch zijn het fundamentele vragen als we het hebben over gemotiveerd samenwerken. Want als iemand niet bekend is met de organisatievisie, hoe kan hij/zij dan de juiste initiatieven tonen? Als iemand zich niet kan verbinden met de organisatievisie, hoe kan hij/zij dan die extra inzet tonen voor ‘de goede zaak?’

Moet iedereen die werkzaam is voor de organisatie het eens zijn met de visie van de organisatie om succesvol te zijn in zijn/haar functie? Ik denk het niet. Vooral in tijden wanneer banen schaars zijn, kan je je niet altijd de luxe veroorloven om zo’n organisatie te vinden.

Maar je kan wel erg veel voldoening halen uit hetgeen wat je doet, dienstbaar zijn voor een afdeling, waar je je wel aan kan verbinden. Wel ben ik van mening, dat het een stuk makkelijker werkt, als je trots bent op jouw organisatie. En dat je weet dat je een bijdrage levert aan ‘de goede zaak’.

Inventariseer elkaars belangen

Wanneer de veranderingen tegenstrijdig zijn met mijn belangen, zal ik dit uiten in een vorm van weerstand. Iedereen uit dit op een andere manier. Opmerkingen als ‘Maar we doen dit al jaren zo’, ‘Het waait wel weer over’, ‘Ik zeg ja, maar doe toch lekker nee’, tot en met ‘Hier doe ik niet aan mee, ik vertrek’.

De valkuil is om bij weerstanden nóg enthousiaster jouw verhaal te doen of nóg overtuigender te zijn met aanvullende argumenten. Deze kunnen namelijk nog meer haaks komen te staan op iemand belangen om het bij het ‘oude’ te houden. Zoals jij ook belangen hebt om de verandering in te zetten.

Beter is het om met elkaar het open gesprek aan te gaan over de verschillende belangen. Waarom wil iemand het bij het oude houden? Wat dreigt iemand te verliezen? Angst voor baanverlies? Verliezen van een mooie afstemming privé-werk? Door dit boven tafel te krijgen is er een betere dialoog mogelijk over wat reële angsten zijn tegenover welke kansen het oplevert. Ook kan je dan onderzoeken of en zo ja hoe je aan elkaars belangen tegemoet kan komen. Alleen al door het gesprek hierover aan te gaan ontstaat er meer begrip en veranderingsbereidheid.

Betrokken en gemotiveerde secretaresses

Kortom, wil je betrokken en gemotiveerde collega’s in jouw team, dan is het zinvol om aandacht te besteden aan het gesprek over belangen en visie.

Geschreven door: Sabina Brammer, adviseur en coach veranderprocessen en docent van de succesvolle 5-daagse opleiding Teamcoach op het secretariaat.

Opleiding Teamcoach op het Secretariaat: iets voor jou?

Bovenstaande tip is slechts één van de talloze middelen om de assistants die op het secretariaat werken te coachen en inspireren. Zo haal jij als leidinggevende het beste uit zowel het team als de organisatie. Met de opleiding Teamcoach op het Secretariaat op HBO-niveau ga je hier verder op in en vergroot je jouw kennis en inzichten.