blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Hoe komt het toch dat er zo”n naar smaakje kleeft aan het woord delegeren? Heb jij ook direct een plaatje in je hoofd van iemand die torenhoog boven jou uitsteekt met zijn of haar handen in de zij en dan vriendelijk doch dwingend vraagt: “Wil je dit voor me doen,….nu graag”
Oke, dit is wel een extreme uitleg van het woord…
Delegeren oftewel taken verdelen is te leren. Het gaat er natuurlijk om wat je delegeert en hoe.
Deze 5 adviezen helpen jou:
1. Welke zaken wil je delegeren?
Bekijk eerst de workload van je klus. Kun je deze uitwerken in aparte taken? Schrijf hierbij de tijd die daarvoor nodig is en wat je verwacht als de taak af is, dit om jouw verwachtingen te managen.
2. Wie krijgt welke taak?
Kijk vervolgens welke taken je uitbesteedt en aan wie. Geef taken aan mensen die de opdracht leuk vinden en met plezier dit voor elkaar krijgen (en dan gebeurt het waarschijnlijk nog snel en goed ook!).
3. De medewerker informeren en het gesprek aangaan
De stap die de meeste mensen het lastigst vinden is het delegeren zelf. Dit gesprek is allesbepalend want hoe beter jij weet wat je wilt, hoe beter de ander aan dit doel kan werken.
Geef aan hoe jij wilt dat de voortgang gaat, hoe vaak wil je geïnformeerd worden, hoe wil je geïnformeerd worden: mondeling, per mail? Houd je een spreekuur of mogen ze jou tussendoor vragen stellen etc.
4. Leren loslaten
Geef de mensen aan wie je delegeert de ruimte en de kans om het op hun manier te doen. Niets zo frustrerends als iemand die alles controleert of die vertelt hoe het beter kan. Oftewel laat jouw manier los, accepteer dat verschillende mensen dingen op verschillende manieren kunnen aanpakken. Daar leer jij ook weer van.
5. Time to deliver
De taak is af en wordt afgevinkt of opgeleverd. Kijk samen of de vooraf bepaalde doelstellingen gehaald zijn. In principe mogen er hier geen lijken meer uit de kast komen. Tevreden? Geef dat dan ook aan, complimenten worden te vaak niet uitgesproken. Verbeterpunten? Ook prima, daar kan de ander zeker weer van leren en jij misschien ook wel in je communicatie en je verwachtingen voor de volgende keer.
Alles valt of staat met het doen. Begin klein als je het echt nog niet makkelijk vindt en ja, je zult wellicht eens een rottig gesprek hebben of een gedelegeerde taak op een manier terug krijgen die jij heel anders zou hebben gedaan of die je anders had verwacht. Dat zijn mooie inzichten en die vormen je en maken je vaardigheden weer beter. Een training die je een aardig stuk op weg helpt is “van harder naar slimmer werken“.
