Waarmee maak jij het verschil? Enkele tips

De functie van secretaresse is flink in beweging. Je merkt dat naarmate jouw werkervaring groeit, ook nieuwe vaardigheden worden verwacht. De rol van uitvoerend secretaresse verandert meer naar een adviserende rol. Misschien heb je zelf de behoefte om te groeien naar een rol die past bij jouw kennis en werkervaring?

Laat jezelf horen en zien

Durf jij je te profileren op een manier die voor jou ook lekker voelt? Als je positief op wilt vallen dan wil je zeker werken aan je ik-merk. Jezelf zichtbaar maken om zo mee te bewegen en ontwikkelen in jouw adviserende rol doe je door goed te communiceren en te profileren. Jouw kracht is namelijk je ervaring, inzicht en (mensen)kennis. Laat jezelf maar horen en zien: ‘hallo, hier ben ik en ik ben er klaar voor’.

Dit maakt het verschil tussen een uitvoerend en een adviserend secretaresse. Door te weten hoe je beïnvloedt en hoe je jezelf zichtbaarder maakt, werk je aan een nog sterker ik-merk.

Kernkwaliteiten waarmee je het verschil maakt

• Zelfvertrouwen
  Jij doet er toe! Wees zeker van je eigen krachten en kwaliteiten. Met een goede dosis zelfvertrouwen straal je kracht uit, val je op en durf je persoonlijk gewicht in te zetten bij je leidinggevende.
• Flexibiliteit
  Zie het als kneedgum. Als je een groot aanpassingsvermogen hebt, kun je omgaan met tegenstrijdige belangen en hierop inspelen. Dit betekent ook dat je initiatief neemt, kansen ziet en er iets mee doet. Liever pro-actief dan passief afwachten.
• Organisatiesensitiviteit
  Die moet je in achterzak hebben zitten. Begrijp wat er speelt in de organisatie. Je bent bekend met sturende krachten, normen en waarden van de organisatie. Daarnaast ben jij bewust van je eigen voorbeeldfunctie in jouw rol als adviserend secretaresse. Je bent consequent en consistent in het voorbeeldgedrag.
• Meester worden in professioneel en doelgericht communiceren
  Train, train, train, oefen, oefen, oefen, doen, doen, doen. Communicatie gaat veel verder dan het alleen uitwisselen van informatie. Effectief en professioneel communiceren gaat over het opbouwen, optimaliseren en in stand houden van relaties.

Excellent communiceren

Wat maakt jou een professional op het gebied van communicatie? Hoe kun jij beïnvloeden en adviseren met iets simpels als taal?

We hebben al heel jong geleerd om te praten. Effectief en doelgericht communiceren is echter iets anders! Hoe meer je leert over de kracht van taal en het effect van taal op een ander, hoe beter jij jouw doelen bereikt, relaties zult versterken en de kwaliteit van alles wat je doet zult verbeteren. Wie wil dat nou niet?

Jij kunt hier iets mee!

Als jij je bewust bent van het feit dat ieder individu een andere betekenis en invulling geeft aan woorden, zal je open staan voor het perfectioneren van jouw eigen communicatie. Jij gaat beter, handiger en slimmer communiceren om:

• zo goed mogelijk te begrijpen wat een ander bedoelt;
• te zeggen wat jij bedoelt.

Taal is tricky, watch your step!

Gemis van een bedoeling

Voordat je ook maar iets zegt of doet, ben je bewust van wat je wilt bereiken! Wat is je doel? Wat wil je dat een ander van jou begrijpt? Wat wil je overbrengen? Wat wil je dat de ander denkt of doet?

Zonder gewenste uitkomst, ben je een ongeleid projectiel waarbij de kans groot is dat je terugvalt in ongewenste of beperkende gedragspatronen.

Negatief taalgebruik

Gebruik benaderend en positief taalgebruik. Zeg wat je wel wilt. Schrap de komende tijd het woordje “niet” en elke andere ontkenning maar eens uit je taalgebruik. Het effect hiervan op jezelf en op anderen is enorm!

Alles wat je niet wilt, heb je toch geïnstalleerd bij de ander. Ons neurologische systeem kent het woordje “niet” niet (denk niet aan de roze olifant en jij denkt nu vast en zeker aan een blauwe). 😉

Moeten – willen

Vermijd het “moeten” in je taalgebruik. Moeten vooronderstelt dat er geen keuzemogelijkheden zijn en is dan ook per definitie beperkend. De kans dat dit weerstand bij je toehoorder (en bij jezelf) oproept is zeer groot.

Een heel leuk experiment is om gedurende minimaal 21 dagen bewust elke keer dat je “moeten” tegen jezelf of een ander wilt zeggen, te vervangen door het woord “willen”.

Merk het verschil maar eens op:

• “Wij moeten hiervoor een oplossing vinden”, of
• “Ik wil graag dit probleem samen met jou oplossen”.

Twijfeltaal en verkleinwoorden

Herken je dat, twijfeltaal? Een voorbeeldje: “Misschien is het eventueel mogelijk als wij binnenkort een kwartiertje bij elkaar kunnen zitten voor een gesprekje?” Zeg gewoon: “Ik wil graag een afspraak met je maken voor een gesprek hierover”. Bekijk de video-tip van Astrid Kies over twijfeltaal:

Jij-boodschap

Als je iets vindt, zeg dat dan ook, direct en duidelijk met een gerichte ik-boodschap. Duidelijk zijn over jezelf betekent praten in de ik-vorm.
Nog te vaak worden woorden als “men, wij, de groep, iedereen, iemand, niemand….” gebruikt om iets te zeggen.

Waarom

Vermijd zo veel mogelijk de “waarom”-vraag. Deze vraag vooronderstelt dat er een verklaring is, dat er een antwoord is, dat iets goed of fout is. Dit legt altijd druk op de ander, waardoor de vraag beschuldigend of verwijtend over kan komen. Er blijft weinig ruimte over om vrij antwoord te kunnen geven.

Ook dit is een heel waardevol experiment: schrap de komende 21 dagen het woord “waarom” uit je vocabulaire en vervang het door bijvoorbeeld:

• Hoe komt het dat… ?
• Wat maakt dat… ?
• Hoe zou het komen dat… ?

Ja, maar

Als je “ja, maar” zegt, zeg je eigenlijk “nee”. Dit komt omdat het woordje “maar” het onbewuste effect op ons heeft, dat alles wat voor dit woord is uitgesproken, direct wegvalt of niet meer belangrijk is.

Bijvoorbeeld: “Ik vind dat je deze klus goed hebt gedaan, maar het rapport had je te laat ingeleverd”. Het komt heel anders over als je zou zeggen: “Ik vind dat je deze klus goed hebt gedaan en zou je het rapport de volgende keer sneller kunnen inleveren?

Door deze valkuilen te vermijden zal je merken dat jij jouw cirkel van invloed vergroot: één van de aspecten waardoor jij het verschil kunt voor jezelf, je leidinggevende en de organisatie.

Geschreven door: Astrid Kies, trainer Senior Management Assistent en NLP (o.a. de cursus Overtuigend communiceren en profileren met NLP voor secretaresses)

Concreet aan de slag: cursus NLP voor secretaresses

NLP is een krachtige methode om effectief te communiceren, zodat wat je wilt zeggen goed, duidelijk, krachtig en overtuigend overkomt. Oftewel: je pakt o.a. bovenstaande tips aan, zodat je duidelijker en krachtiger communiceert. Je beïnvloedt en stuurt jouw eigen communicatie en daarmee ook het effect op anderen.

Tijdens de 3-daagse cursus NLP voor secretaresses ga je samen met Astrid Kies (beoordeeld met een 8,5) concreet aan de slag met jouw persoonlijke actieplan.

Bekijk de cursus NLP voor secretaresses