blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Tijdens de opleiding Corporate Governance staan we stil bij mogelijke dilemma’s die je in je werk als assistant tegenkomt. Zonder dat ik concrete voorbeelden met naam en toenaam noem*, vallen mij drie soorten dilemma’s op.
1. Rolduidelijkheid als ondersteuner
Regelmatig raak je als directiesecretaresse of managementassistent verstrikt in wat de socioloog rolconflicten noemt. Concreet: je directie wil het ene, je toezichthouder wil het andere. Omdat jij de directie ondersteunt én de toezichthouders, voel je de druk. ‘Moet ik kiezen? En voor wie kies ik dan?’
Het mooiste is natuurlijk om het rolconflict voor te zijn: je maakt van tevoren afspraken hoe je met tegenstrijdige belangen omgaat. De kern daarvan is dat je kiest ‘voor wie je werkt’ (vaak is dat de directie). En dat je organiseert dat de ondersteuning van de raad van toezichthouders of commissarissen door iemand anders wordt gedaan. Vaak is er echter sprake van een gegroeide situatie. Een echt rolconflict kan dan lang uitblijven.
Maar soms komt dat conflict er sluipenderwijs toch in. Hier geldt hetzelfde: op het moment dat de belangen tegengesteld zijn, is het zaak dit met de partijen die je ondersteunt te bespreken. Concreet met je algemeen directeur en je voorzitter van het toezichthoudend orgaan. Juist in het kader van de transparantie en de ‘checks & balances’ die corporate governance probeert te bereiken, is het openlijk bespreken van je rollen en de spanning die je daarin ervaart van belang. Immers, één van de hogere doelen van corporate governance is het voorkomen van dubbele petten en belangentegenstellingen.
2. Hoe omgaan met vertrouwelijkheid
Als ondersteuner komt er veel informatie aan je voorbij. In de dagelijkse gang van zaken is professioneel daarmee omgaan heel goed mogelijk. Iedereen snapt dat jij gebonden bent aan geheimhouding.
Maar als er bijvoorbeeld sprake is van een crisis, van een reorganisatie, van wijzigingen in de top, dan komt het persoonlijke belang van mensen in het geding. Al te graag wordt er dan een extra ommetje genomen langs jouw werkplek. Gewoon om te zien of er stukjes informatie, beelden en signalen te halen zijn. Meermalen hebben we over deze situaties in de opleiding gesproken. Fijn om dat met elkaar te delen, dat maakt het dragelijk. Je weet dan weer: ‘oh ja, dat hoort echt bij mijn rol’. Het devies dat keer op keer geldt in zo’n situatie is ‘houd je rug recht en de kaarten tegen de borst.’
Natuurlijk wil jij die collega die onzeker is over zijn positie graag helpen. Maar het beste help je hem door gewoon de waarheid te zeggen: ‘ik kan, mag en ga je daarover niets vertellen’. Eventueel aangevuld met wanneer gepland is dat er hier wél over gecommuniceerd wordt. En bij de grote vasthouders gewoon aangeven dat je staat voor je mooie vak en de geheimhouding die dat met zich meebrengt. In uitzonderlijke situaties nog aan te vullen met de waarschuwing: ‘als je doorgaat, kan ik niets anders dan om hiervan bij mijn leidinggevende melding te maken.’
3. Normafwijkend gedrag
Soms zie je als spin in het web van directieleden of toezichthouders gedrag dat niet door de beugel kan: een mogelijke belangenverstrengeling, een wat te ruime opvatting van declaratiemogelijkheden. De tips die collega’s in die lastige gevallen aan elkaar geven komen allereerst neer op: ‘vertrouw er maar op dat je het goed ziet’ en ‘twijfel niet aan jezelf.’
Als tweede gaat het dan vaak over hoe hiermee om te gaan. De kern is dan het 1 op 1 gesprek aangaan: daarin benoem je wat je ziet en vraagt of de ander zich hiervan bewust is. Een nieuwe directeur bleek hierdoor uiterst dankbaar over het voortaan door hem beter toepassen van de declaratieregeling. Slot op de deur is om bij het voortduren van dit soort situaties kort te documenteren en de overdracht ervan te doen. Bijvoorbeeld aan de algemeen directeur, de voorzitter van de raad van toezicht of de vertrouwenspersoon in de organisatie.
En jij? Hoe ga jij om met lastige governance dilemma’s?
Natuurlijk is vooral het laatste dilemma een ultiem lastige situatie en voel je aan alle kanten spanning hierbij. Toch is het de ervaring van veel collega’s dat je met deze drie dilemma’s bewust en professioneel om kan gaan. Dat professioneel omgaan is juist wat de opleiding Corporate Governance voor de assistant op de voorgrond zet. Op welke manier ga jij met alledaagse, bijzondere en soms ronduit lastige governance dilemma’s om?
De ervaring van managers na de opleiding Corporate Governance
De opleiding Corporate Governance (in gewoon Nederlands: ‘goed ondernemingsbestuur’) heeft al voor tientallen directiesecretaresses en managementassistenten een stevige basis gelegd om verder te professionaliseren. Zij pasten die basis meteen toe in hun eigen praktijk. En vaak was er dan een blij verraste reactie van directieleden, controllers, compliance officers en commissarissen of leden van de raad van toezicht. Zoals:
- ‘Zo, jij weet ons op een belangrijk deel van ons werk goed te ondersteunen.’
- ‘Wat fijn dat je de kneepjes van het vak beheerst in het omgaan met toezicht en toezichthouders.’
- ‘Meer dan goed dat je ons bij de les houdt om transparant en zorgvuldig te blijven handelen.’
*Natuurlijk noem ik geen concrete voorbeelden van gedeelde dilemma’s met naam en toenaam. De afspraak in de opleiding is immers dat we maximaal delen, maar dat we uiterst zorgvuldig zijn naar buiten toe. Juist die onderlinge support en het onderlinge vertrouwen maakt de opleiding een goede plek om door te ontwikkelen in je vak.
Dit blog is geschreven door docent Guus Koemans. ‘Ik heb plezier in het schrijven van prikkelende columns over de mindset en het handelen van de moderne professional. In samenwerking met mede-professionals zit mijn inspiratie. In mijn stijl schuw ik zelfkritiek en ironie niet.’
Wil jij jouw adviesrol versterken?
Werken voor verschillende besturen met verschillende belangen vraagt gedegen inzicht in Corporate Governance. Deze opleiding Corporate Governance voor de assistant door Guus Koemans biedt een stevig traject om jou te helpen als adviseur van bestuurder, bestuurssecretaris of Raad van Toezicht. Jouw professionele vaardigheden worden sterk ontwikkeld.
