blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Het liefst willen we met iedereen prettig en ontspannen samenwerken. Als je een functie hebt zoals managementondersteuner, office manager of personal assistant waarbij je veel contact hebt met collega’s, managers of klanten merk je elke dag opnieuw, dat iedereen anders in elkaar zit en anders communiceert. Jouw manier van werken en jouw belangen zijn niet dezelfde als die van anderen. Ik hoor je nu zuchten: “Was het maar wel zo, het zou het leven een stuk eenvoudiger maken.”
Anders is niet beter of slechter, het is gewoon anders. Je collega is een introvert, jij een extravert, je leidinggevende heeft een bureau vol chaos, jij houdt van structuur en een opgeruimd bureau. Herkenbaar?
Prettig samenwerken, dat doe je zo
Wat lastig is aan samenwerken met verschillende karakters is dat het een bron van miscommunicatie en spanningen kan worden. Dit gaat ten koste van een prettige samenwerking en het gewenste resultaat.
Als je echter bereid bent om rekening te houden in je communicatie met al die verschillende persoonlijkheden en manieren van werken, dan kan het samenwerken wel degelijk ontspannen en effectief zijn. Deze 5 tips gaan je hierbij helpen:
1. Ontwikkel een goed contact met je collega’s
Voor een prettige samenwerking is een goede relatie met collega’s belangrijk. Iedereen wil serieus genomen worden. Laat je collega’s daarom in hun waarde ongeacht de verschillen in karakters en communicatiestijlen. Toon belangstelling voor je collega’s als persoon en wees bereid een situatie vanuit een andere invalshoek te bekijken. Overigens zonder jezelf tekort te doen. Het is net zo belangrijk dat je jezelf goed blijft voelen en je eigen belangen voor ogen houdt in het contact met je collega’s.
2. Communiceer tactvol
Iemand met tact kan situaties en mensen goed inschatten en zijn mening en ideeën op een sympathieke en duidelijke manier verwoorden zonder dat dat tot irritaties leidt. Wil je meer invloed? Pas je communicatie tijdelijk aan aan je gesprekspartner en aan de situatie. Geef een introvert bijvoorbeeld meer ruimte om zijn antwoord te formuleren en laat je niet afschrikken je mening te geven als iemand te stellig overkomt.
3. Geef en ontvang constructieve feedback
Heb je last van een situatie die je collega (ongetwijfeld onbedoeld) gecreëerd heeft? Geef op een constructieve manier feedback. Heeft je collega chaos achtergelaten toen ze op vakantie ging? Bespreek met haar jouw wensen voor de overdracht voor haar volgende vakantie. Jij hebt rust nodig om je goed te concentreren en je collega wil het liefst de hele dag muziek horen. Vraag of ze een koptelefoon opzet en leg uit waarom.
Krijg je zelf feedback omdat een collega last heeft van iets wat jij doet? Waardeer haar moeite en bespreek met haar hoe jullie dit samen op willen lossen.
4. Maak niet overal een punt van
Samenwerken met verschillende karakters betekent dat niet iedereen op dezelfde manier werkt als jij. Je collega-secretaresse is misschien heel slordig en jij werkt gestructureerd. Je collega kan bot uit de hoek komen, maar je weet dat ze het niet zo bedoelt. Hoeveel invloed heeft de situatie op jou en op het werk? Als het antwoord is ‘niet veel’, laat het gaan. Je kunt je overal aan irriteren, maar je kunt er ook voor kiezen het niet te doen.
5. Wees niet alleen je karakter
Ik hoor regelmatig in mijn werk: “Ik ben nou eenmaal zo.” Alsof je niets kunt doen aan hoe je je gedraagt en opstelt naar anderen toe. Het klopt dat onze karaktereigenschappen stevig in ons verankerd zijn. Maar je bestaat niet alleen maar uit je karakter. Iedereen vindt andere dingen belangrijk, heeft andere interesses en gedraagt zich anders. Juist hoe we ons opstellen in situaties en naar anderen toe, is wat ons uniek maakt.
Vooral in situaties die belangrijk voor ons zijn, kunnen we tijdelijk buiten onze karaktereigenschappen treden. Een introverte collega kan prima een presentatie houden, maar zal ‘s avonds met een boek op de bank zitten om indrukken te verwerken. Ben jij of is een collega een sloddervos? Dan kunnen jullie prima leren structuur te brengen in je werk, omdat het je waarschijnlijk rust oplevert. Een sympathieke collega kan ineens heel boos worden, omdat iemand waarom ze geeft, benadeeld wordt.
Verhoog daarom je zelfkennis en ontdek hoe je karakter in elkaar zit. Maar laat je karakter niet bepalen hoe je gedraagt en hoe je opstelt naar anderen toe. Maak bewust een keuze hoe jij wilt omgaan met al die verschillende collega’s passend voor de persoon en passend voor de situatie voor een ontspannen en effectieve samenwerking. Je zult meer voldoening halen uit je werk, meer energie overhouden en de kans is groter dat je het gewenste resultaat behaalt.
Succes!
Geschreven door Ingrid Bannink, trainer van de powerlezing ‘Samenwerken met verschillende karakters’ op de Assistant Power Class 2017.
Meer weten over effectief samenwerken?
Wanneer je de communicatie en samenwerking met jouw collega’s en anderen wilt optimaliseren, komt psychologie om de hoek kijken. Wanneer je principes toepast, leer je de ander én jezelf beter kennen. Je schat situaties beter in waardoor je direct komt met de oplossing. Je werkt met veel zelfvertrouwen en dat straal je uit. Oftewel: je oefent jouw functie met meer plezier en professionaliteit uit.
Tijdens de 5-daagse opleiding Psychologie voor de managementassistent op HBO-niveau leer je:
- jouw eigen gewoontepatronen te doorbreken en te werken vanuit zelfvertrouwen;
- jouw inzicht te vergroten in jezelf vanuit de psychologische theorieën
- met meer professionaliteit en plezier te werken
- hoe je meer invloed kan uitoefenen, krachtig kan overkomen en de juiste sfeer creëeren in gesprekken
