blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Je kunt een hele bibliotheek vullen met alle boeken die de laatste twintig jaar zijn verschenen over changemanagement en leiderschap. En al deze boeken hebben vroeg of laat de zin opgenomen: “managers worden in een steeds hoger tempo geconfronteerd met verandering” of “de enige constante is verandering”. Een cliché maar daarom niet minder waar.
De buitenwereld verandert voortdurend en je hebt daarop te anticiperen, anders mis je de boot. Om in de “waterige” analogie te blijven: stilstaand water gaat stinken.
Een beter woord dan verandering is ontwikkeling. Verandering impliceert dat het allemaal niet goed is. Bij ontwikkeling bouw je voort op het goede en ontwikkel je naar een nieuw level. Daar is niemand op tegen.
Waar past de PA in dit verhaal?
In zijn boek “De opgeruimde geest”, stelt Daniel Levitin dat wij in deze tijd lijden aan cognitieve overbelasting. We krijgen dagelijks zulke duizelingwekkende hoeveelheid informatie over ons uitgestort dat succes nu met name wordt bepaald door de mate waarin we in staat zijn deze informatie te filteren en ons te focussen op de zaken die echt van belang zijn. De succesvolle manager omringt zich met mensen die in staat zijn om deze rol over te nemen.
De moderne PA vervult deze rol. In de vorm van een Personal Change Agent. De PCA ontlast, ondersteunt en adviseert de leider bij de implementatie van verandering.
Succesfactoren: van PA naar PCA
De succesvolle PCA begrijpt de succesfactoren in veranderingsprocessen en ondersteunt de leider in zijn missie. Deze succesfactoren zijn:
- Visie
Welke ontwikkeling heeft deze leider voor ogen en waarom. Begrijp je de visie? De visie biedt je een referentiekader om te filteren wat belangrijk is en wat niet. Het geeft richting aan keuzes en prioriteiten. - Urgentiebesef
Geen ontwikkeling zonder urgentiebesef. “Some people change when they see the light, others when they feel the heat”. Als PCA kun je in iedere vorm van communicatie gebruik maken van dit begrip. Speel in op de dreiging die ontstaat als we niet veranderen en speel in op de kansen die we missen. - Communicatie
Een goede PCA onderschat nooit het belang van communicatie. Informeer mensen duidelijk en op tijd over de voortgang van de verandering. Steek je voelsprieten uit en zie wat er leeft en speelt in de organisatie. Adviseer je manager hierover. - Inzicht in obstakels
Leiders staan soms te ver van de werkvloer om te zien welke obstakels het veranderingsproces vertragen. Obstakels zijn soms mensen die weerstand vertonen, maar het zit hem ook vaak in verouderde systemen en structuren. Soms vormt de organisatie een obstakel omdat deze niet is aangepast aan de nieuwe situatie. Als PCA heb je veel meer contact met de vloer en kun je jouw signaalfunctie inzetten of zelf obstakels oplossen. - Tijd
Iedere verandering kost tijd. Schaarse tijd. Help je manager met cognitieve overbelasting. Wat is belangrijk en wat is urgent? Wat kun je zelf afhandelen, wat kun je delegeren en waar moet wel direct of op een later moment tijd aan besteed worden door jouw manager? - Dieselen
Dieselen heeft een mentale en fysieke component. Doorzettingsvermogen en uithoudingsvermogen. Hoe houd je jezelf en je manager fris om te kunnen blijven dieselen? - Verankering
Hoe zorg je ervoor dat iedere ontwikkeling wordt verankerd en dat de mensen niet terugvallen in het oude gedrag? Welke instrumenten zet je hiervoor in?
Conclusie
De succesvolle PCA”s die ik ken snappen de bovenstaande succesfactoren in veranderingsprocessen en werken hiermee. Zij weten hun manager te ontlasten, te ondersteunen en te adviseren, zodat deze zich volledig kan richten op de kerntaak. Succesvolle PCA”s genieten van hun werk, weten wat hun toegevoegde waarde is en weten exact wat ze kunnen en niet kunnen. Wat een genot om met deze professionals te mogen werken.
Wil je meer inspiratie voor secretaresses?
We houden je graag via onze nieuwsbrief op de hoogte van leuke praktische tips & weetjes, acties, ervaringen en informatie over onze opleidingen.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Geschreven door: Vincent van der Kraan
Vincent heeft na zijn studie aan de Landbouwuniversiteit Wageningen diverse managementposities bekleed waarna hij als trainer/coach verbonden is geweest aan een internationaal trainingsbureau. Sinds 1998 werkt Vincent als executive coach vanuit zijn huidige bureau Questar en begeleidt managers en managementteams in overheid, non-profit en bedrijfsleven met persoonlijke ontwikkeling en organisatieontwikkeling.
In zijn rol als executive coach en trainer heeft hij veel contact met secretaresses en personal assistants van opdrachtgevers. Vincent heeft veel ervaring met het geven van trainingen Communicatie en Persoonlijke effectiviteit voor secretaresses, opleidingen voor secretaresses en uitzend- en detacheringsbureaus van secretaresses.
