Werken in een crisisteam en de rol van de assistant

Crisisteams in de coronacrisis

Voor veel bedrijven en organisaties zijn het roerige tijden. Bedrijfsvoering, doelstellingen en businesscase worden radicaal omgegooid en continu aangepast aan de nieuwe actualiteit. Bij veel organisaties zijn crisisteams samengesteld die zich hiermee bezighouden. Hoe gaat dat eigenlijk in zijn werk en wat is de rol van de assistant? Wij stelden Alice Hendriks deze vragen. Alice is managementassistente en teamlid van het crisisteam bij een hogeschool.

Van programmateam naar crisisteam: hoe het begon

We zijn snel in actie gekomen. Mijn manager werd begin maart gevraagd om voorzitter te worden van het programmateam om voorbereidingen te treffen voor de denkbare scenario’s, waarvan sluiting het slechtst denkbare was. Als zijn ondersteuner sloot ik automatisch aan bij het team. Stel we gaan dicht, wat hebben we nodig? Wat zijn cruciale processen die door moeten gaan? Wat kan eventueel stoppen en voor hoe lang? Deze voorbereidingen konden we twee weken later direct omzetten in acties: de scholen moesten dicht. Het programmateam werd omgedoopt tot crisisteam.

Loggen en plotten

In de eerste weken werd er dagelijks vergaderd. Elke ochtend kwam het crisisteam samen. Mijn taak was het loggen en plotten op basis van het BOB-principe: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Op een A4’tje maakten we drie kolommen:

• Wat zien we?
• Wat is ons oordeel?
• Wat moeten we doen? En wie doet dat?

Iedereen vertrok met een opdracht en de volgende dag kwamen we weer samen om te bespreken wat de acties hadden opgeleverd. En dat proces herhaalde zich elke dag. Het werd te veelomvattend voor het BOB-principe en de verslaglegging veranderde automatisch in een update per afdeling. Ik had al eerder een training gevolgd in plotten, dus dat kwam nu erg goed van pas.

Wat stond er op de agenda?

Alles. We bespraken het onderwijs, P&O, gebouwenbeheer – heel breed, de totale bedrijfsvoering komt in zulke overleggen aan bod. En plannen moesten direct in uitvoering gebracht worden. Eén van de prioriteiten was het terug naar huis halen van de studenten, die in het buitenland zaten. En daar liepen we snel achter de feiten aan; het ene na het andere land ging in lockdown.

Ook werd ICT belangrijker, om ervoor te kunnen zorgen dat lessen en colleges konden doorgaan. En konden we regelen dat toetsen en examens online konden worden afgenomen? Bij welke lessen kan het wel, bij welke niet? Wat betekent het juridisch gezien? Hoe zit het AVG-technisch? Alles werd geïnventariseerd, overal werd aan gedacht.

Huidige stand van zaken: Corona Crisisteam 2.0

Eind maart is het Crisisteam opgeschaald naar het Corona Crisisteam 2.0 met een nieuwe samenstelling. Om de 2/3 dagen voeren we overleg, afhankelijk van de actualiteit. Het doel is om nu om de huidige zaken te continueren en om voor te bereiden op nieuwe scenario’s, zoals:

• De school die gedeeltelijk weer opengaat.
• Er is een protocol voor overlijden van medewerkers en studenten. Moet dat aangepast worden? En hoe gaan we om met overlijden van dierbaren van de student en medewerker?
• Als de student een ouder of verzorger verliest en in de problemen raakt, hoe gaan we daarmee om?
• Hoe maken we de hulp AVG-proof?

De uitdaging is om steeds rekening te houden met verschillende scenario’s in verschillende lagen.

Hoe overleggen jullie?

Online vergaderen is cruciaal. Wij gebruiken daarvoor MS Teams. Ook hebben we een app-groep, waar updates in worden gedeeld en worden we gebeld als er belangrijke nieuwe informatie is.
Als het belangrijk is, we zijn altijd bereikbaar, dat hoort er gewoon bij.

Hoe ervaar je de werkdruk?

In deze rol moet je goed tegen de druk kunnen en je niet laten meeslepen in wat het betekent. De druk is hoog en het hele team is altijd bereikbaar, ook in het weekend en in de avonduren. Ik kan hier goed mee omgaan, maar ik realiseer me ook dat deze rol niet voor iedereen is weggelegd. Natuurlijk droogt mijn ander werk op dus ik kan me volledig hierop focussen.

Wat is cruciaal in jouw rol als assistant?

Notuleren is in deze situatie noodzakelijk. Niet alleen het vastleggen van actiepunten en beslissingen, maar ook juist het weergeven van de overwegingen die tot een bepaald besluit geleid hebben, zijn belangrijk. Waarom zijn deze keuzes gemaakt? Wat was de gedachte erachter? Dat moet goed en helder op papier staan. Daarnaast schep ik zoveel mogelijk orde in de chaos en zorg ik voor overzicht en structuur.

Wat is een valkuil binnen het werken in een crisisteam?

Doorschieten in de regel-reflex! Vooral in het begin heb ik wel eens op de rem moeten trappen, omdat mensen onnodige dingen of niet-praktische zaken wilden organiseren, waarvan de verantwoordelijkheid niet bij ons ligt of wat gewoon geen prioriteit heeft op dat moment. Bijvoorbeeld het regelen als desinfecterende handgel voor studenten en werknemers kwam ter sprake. Dat hoeven wij niet te doen.

Heb je nog tips voor assistants in deze rol?

Laat je niet meeslepen door emoties en houd je hoofd koel. Focus daarbij niet op het grote geheel, maar op de tussenstappen en acties die je op korte termijn moet doen.

Werk jij ook in een crisisteam? Deel jouw ervaringen in een reactie onder dit bericht!

---

Interessante cursus: Agile en Scrum

Met de 2-daagse cursus Agile en Scrum voor de managementassistant leer je hoe je inspeelt op onvoorspelbare veranderingen. Je leert slimmer werken en bedrijfsprocessen te verbeteren.