Van harder naar slimmer werken: tips voor secretaresses

Heb je ook dat gevoel dat je meer wilt doen in minder tijd? Worden de stapels papier en to-do lijsten op je bureau alleen maar groter? Heb je chronisch tijdgebrek? En lost harder werken het probleem niet op? Je bent niet de enige die hier tegenaan loopt… Veel secretaresses willen hun tijd effectiever en efficiënter gebruiken.

We vroegen Manon Bongers – toptrainer op het gebied van management en persoonlijke groei – een aantal tips om slimmer met jezelf en met je tijd om te gaan.

Slimmer werken houdt verband met timemanagement, kun je dat uitleggen?

Slim werken betekent dat je een kader hebt van waaruit je jouw werkzaamheden doet. Dit kader is een levend document. Inzicht in de mate van urgentie en belang in relatie tot je werkzaamheden en beschikbare tijd is de eerste stap voor dit kader. Van daaruit kun je een planning gaan maken, voor het jaar, kwartaal, de maand, week en dag.

Eenmaal aan de slag met je kader, merk je dat je continu beïnvloed wordt door jezelf, anderen en je omgeving. Een collega of je manager stelt je een vraag en voor je het weet ben je bezig met het beantwoorden van zijn vraag. Of je hoort dat er een mailtje binnenkomt en gaat je mail lezen. Bij beiden verlies je de focus op waar je mee bezig was, omdat je je aandacht verlegt.

Je bewust worden van de manier waarop je omgaat met jezelf, anderen, je omgeving en je beschikbare tijd in relatie tot je werkzaamheden (kader), maakt dat je een keuze gaat ervaren in wat je wel en niet wilt doen. Mogelijke keuzes zijn:

• Weggooien of geen aandacht aan schenken
• Delegeren of verantwoordelijkheid bij de ander laten
• Direct doen
• Inplannen en op een later moment mee aan de slag gaan

Veelal zie ik dat secretaresses zich laten leiden door hun omgeving, anderen en ‘de waan van de dag’. Ze verliezen het contact met zichzelf en van daaruit de focus op hun eigen werk, waardoor ze de planning niet halen en in tijdnood raken.

Je beschrijft ‘de 6 werkstijlen’. Welke zijn dit en wat houden deze stijlen in?

Er zijn 6 werkstijlen:

1. Doe plezier
2. Doe je best
3. Wees perfect
4. Schiet op
5. Wees sterk
6. Wees de beste

Iedere werkstijl heeft kwaliteiten en valkuilen in zich. Als je in rustig vaarwater zit of in balans bent, komen de kwaliteiten van je werkstijl op de voorgrond te staan. Onder invloed van (interne en externe) stress kom je in de valkuil van je werkstijl terecht.

Tijdens de cursus Van harder naar slimmer werken ga je zien en ervaren welke werkstijl(en) jou belemmeren. Ook krijg je veel opties aangereikt om uit de valkuil(en) van je werkstijl te stappen en slim te werken.

Velen zullen het kennen: aan het begin van je werkdag heb je een mooie ’to do lijst’, en aan het einde van de dag ben je aan te weinig van die activiteiten toe gekomen omdat er telkens ad hoc zaken tussendoor kwamen. Hoe voorkom je dit?

Het begint met zelfinzicht en zelfbewustzijn. Waar laat jij je tijdens de dag door leiden? Jezelf, je omgeving of anderen (collega’s, klanten, managers)? Op het moment dat je je bewust wordt van de manier waarop je je laat beïnvloeden, komt het aan op:

• bewuste keuzes maken;
• opkomen voor je eigen belangen;
• grenzen aangeven;
• nee durven zeggen;
• anderen aanspreken op hun gedrag.

Dat is makkelijker gezegd dan gedaan! Ieder mens heeft ‘blinde vlekken’ en valkuilen. Je hiervan bewust zijn is de eerste stap. Vervolgens herken je eerst achteraf dat je in je valkuil bent gestapt en geleidelijk aan kun je dit in het moment leren (h)erkennen. Vanuit de (h)erkenning in het moment ben je in staat om de opties die je tot je beschikking hebt in te zetten in plaats van je zaken te laten overkomen.

Welke soorten tijdvreters onderscheid jij? En welke praktische tips heb je om effectiever met je tijd om te gaan?

Tijdens de training inventariseer ik de tijdvreters waarmee secretaresses in hun dagelijkse praktijk te maken hebben. Het is een interactief onderdeel, waarbij we elkaars kennis, kunde en ervaring benutten.

Ik geef aansluitend aanvullingen over veelvoorkomende tijdsvreters en reik concrete oplossingen aan. Tips zorgen ervoor dat deelnemers absorberen. Mensen uitnodigen zelf na- en mee te laten denken gebeurt in de praktijk vaak niet. Een onderschatte kunde, die zeer groeibevorderend is om slimmer te werken en een proactieve houding te stimuleren. Dit onderdeel van de training wordt door deelnemers als zeer leerzaam en waardevol ervaren.

Heb je tips om collega’s/managers te laten weten dat je slimmer werkt? Oftewel dat zij je minder vaak storen omdat je je wil concentreren op de activiteit waar je mee bezig bent zodat je minder snel bent afgeleid en efficiënter kunt werken?

• Vertel je collega’s of manager(s) waarmee je bezig bent.
• Deel je opgedane kennis en ervaring.
• Spreek collega’s aan op hun gedrag als je hier last van hebt.

Manon Bongers is hoofddocent van de 3-daagse training Van harder naar slimmer werken. Met deze training – beoordeeld met een 8,3! – leer je je tijd effectiever en efficiënter te gebruiken, waardoor je écht meer gedaan krijgt. Na de training heb je meer grip op je werkdag en laat je jezelf niet meer leiden door allerlei ad hoc zaken.

Meer over de cursus ‘Van harder naar slimmer werken’

 

Manon verzorgt ook de 5-daagse opleiding ‘Psychologie voor de management assistent‘. Met deze 5-daagse opleiding leer je niet alleen de ander maar ook jezelf beter kennen. Je schat situaties beter in waardoor je direct komt met de oplossing. Manon houdt je op levendige en doortastende wijze de spiegel voor.  Ze geeft je suggesties en adviezen om jouw functie met nog meer professionaliteit en plezier uit te oefenen. Je werkt met veel zelfvertrouwen en dat straal je uit!