Kantoorpolitiek: een vies woord?

Voor sommige assistants is kantoorpolitiek een vies woord. Iets om af te keuren en weg van te blijven. Maar kantoorpolitiek is ook een realiteit en daarmee niet perse goed of slecht. Organisaties moeten keuzes maken, middelen en tijd zijn niet nu eenmaal niet onbeperkt. De ‘strijd’ om de verdeling van tijd, geld, macht en erkenning van je toegevoegde waarde is daarmee onontkoombaar.

Jouw invloed als assistant

Politiek is niets meer en minder dan op het juiste moment de juiste personen proberen te beïnvloeden. Als je vanuit je hiërarchische positie in een organisatie macht hebt, is dat vrij makkelijk. Maar macht en invloed zijn twee verschillende zaken.

Als assistant heb je doorgaans meer invloed dan je denkt:

• Je hebt vaak goede samenwerkingsrelaties met sleutelfiguren in de organisatie, je weet ‘hoe de hazen lopen’ en je beschikt meestal over flink wat vertrouwelijke informatie.
• Je hebt ook veel kennis over de organisatie en de sector waarin deze opereert, wat je in staat stelt gefundeerde meningen te geven.
• Door je omgeving word je vaak als een betrouwbare collega gezien.
• En ja, vaak ben je onmisbaar geworden.

Omgaan met anderen

Kantoorpolitiek heeft alles te maken met omgaan met mensen en relaties in je werkomgeving. Om effectief te zijn in je werk, heb je als assistant al lang geleerd om jouw communicatiestijl en manier van opereren aan te passen aan collega’s uit alle lagen in de organisatie. Je weet op het juiste moment de juiste toon te raken.

Zonder het te weten, beheers je deze belangrijke basisregel van politiek bedrijven dus al heel lang!

Jouw eigen belang als assistant

Je hebt gekozen voor een rol waarin je een bijdrage wilt leveren aan het succes van anderen en de organisatie waarvoor je werkt. Het is bepaald geen positie waarin je jouw eigen belangen als vanzelfsprekend voorop stelt. En dat kan tegen je werken in situaties waarin organisaties moeten kiezen voor kostenreductie en focus op kernactiviteiten. Een beetje politiek bedrijven is dan niet verkeerd.

Hoezeer je dat misschien ook anders zou willen, je resultaten spreken namelijk niet altijd voor zich en dat geldt daardoor ook voor je toegevoegde waarde. In organisaties zijn mensen vaak zo druk met zichzelf dat het simpelweg aan hen voorbij gaat wat je bijdrage aan een gezamenlijk succes is geweest.

Als iemand dus vraagt hoe het met je gaat, vertel dan rustig waar je mee bezig bent en vooral wat er is gelukt. Maak er een leuk en positief verhaal van, zodat je wordt ervaren als iemand die constructief en positief in het werk zit en bijdraagt aan het succes van de organisatie.

Investeer in je netwerk

Als assistant kun je niet functioneren zonder een goed intern netwerk. Zonder zo’n netwerk krijg je simpelweg niets voor elkaar. Dat netwerk heb je opgebouwd door mensen te helpen, belangstelling te tonen en je aan te sluiten bij activiteiten en speciale projecten. Waarschijnlijk gebruik je dit netwerk ook al om met mensen te sparren, advies te vragen of je mening te toetsen.

Realiseer je ook dat mensen uit je interne netwerk het voor je kunnen opnemen als zaken tegen zitten. En onderschat niet de waarde van een goede relatie met sleutelfiguren in je organisatie, omdat zij de perceptie van jouw betekenis voor de organisatie mede kunnen bepalen.

Er is niets mis mee om je bewust te zijn van deze strategische aspecten van je netwerk en ze soms ook voor je te laten werken. Een sterk netwerk kan ervoor zorgen dat je toegevoegde waarde zichtbaar blijft, zodat die niet over het hoofd wordt gezien in het politieke spel van beïnvloeden en keuzes maken.

Glad ijs

Het feit dat je in de positie verkeert dat je veel mensen in je werkomgeving kunt beïnvloeden, brengt een behoorlijke verantwoordelijkheid met zich mee. In je rol heb je dagelijks met vertrouwelijke informatie te maken en beschik je over aanzienlijk meer kennis dan de gemiddelde medewerker.

Dat weet jij, dat weten anderen. En daarom zou men je soms graag tot bondgenoot willen maken. Het is onrealistisch om te denken dat je je als assistant aan kantoorpolitiek kunt onttrekken. Maar meedoen in het politieke spel betekent dat je je op erg glad ijs begeeft.

Onpartijdig

Maar hoe maak je een goede afweging als je in een positie komt dat er een keuze van je wordt verwacht als belangen botsen en partijen tegenover elkaar staan?

Een neutrale positie past het best bij je rol. Probeer uit te leggen aan collega’s en leidinggevenden dat je onpartijdig bent en wil blijven. Misschien is dat gemakkelijker dan je denkt. Je hebt immers gekozen voor een rol waarin je je inzet voor wat goed is voor je manager en je organisatie. In feite heb je daarmee al een heel principiële en strategische keuze gemaakt.

Laat die keuze je uitgangspunt zijn. Want als het stof is neergedwarreld en opponenten het veld hebben geruimd, is de organisatie gebaat bij een assistant op wie als rots in de branding nog steeds een beroep kan worden gedaan. Een assistant die zijn/haar kennis en ervaring kan aanwenden voor het succes van de organisatie, alsof er nooit iets is gebeurd.

Geschreven door Greetje van Vroonhoven, National Chairman van de Nederlandse tak van de internationale netwerkvereniging European Management Assistants (EUMA), het enige internationale netwerk voor assistants. Kijk voor meer informatie op www.euma.org.