Hét blog voor de ervaren assistant

Coach op het secretariaat? Zo kom je snel tot de kern van het gesprek

Teamcoach Secretariaat

Het is jouw doel het secretariaat als een geoliede machine te laten lopen. Echter, jouw eigen werkzaamheden lopen ook door. Hoe zorg je ervoor dat je voldoende ruimte geeft aan ‘het goede gesprek’ met je teamleden zonder te verzanden in ellelange gesprekken of verbeterplannen die niet worden uitgevoerd?

Van leider naar facilitator

Het begint bij de overtuiging, dat jij niet de enige verantwoordelijke bent voor het eindresultaat. Jouw taak is het proces faciliteren, zodat de professionals het beste tot hun recht komen en in samenwerking het beste resultaat bereiken. Alle professionals zijn daarmee verantwoordelijk voor het eindresultaat. Eenieder heeft in het proces een specifieke rol te vervullen.

Je helpt je team niet door zelf heel hard te werken en taken over te nemen, zodat ze snel en secuur gebeuren. Zo creëer je slechts een lui of afwachtend team. Je helpt je team wel door eenieder te ondersteunen in de taakvolwassenheid op specifieke taken.

Focus op taakvolwassenheid van ieder individu

Jouw collega’s coachen op taakvolwassenheid vraagt een focus op enerzijds het kúnnen uitvoeren van de taak en anderzijds het wíllen uitvoeren van de taak.

Samenwerken secretariaat

In kunnen zitten bijvoorbeeld de vragen ‘Heb je voldoende kennis om de taak goed uit te voeren?’ en ‘Heb je ervaring met deze taak?’.

Willen is vaak complexer dan het lijkt. Iemand kan niet willen om principiële redenen, omdat zij niet (meer) durft of omdat er onduidelijkheid is over de bevoegdheden. Bij weerstand is het van de buitenkant niet altijd duidelijk of het een niet willen of niet kunnen is. ‘Dat ga ik niet doen’ of ‘Ik heb daar geen tijd voor hoor’ zijn reacties die erop lijken, dat iemand niet wil of het niet ‘op deze manier’ wil. Het kan ook zijn, dat iemand niet voldoende kennis heeft en daardoor onzeker is over de taak, waardoor zij een ‘smoesje’ bedenkt om het niet uit te voeren.

Stel deze twee vragen

Belangrijk is het om per taak en gewenst gedrag te onderzoeken of het een niet/wel willen is en een niet/wel kunnen.

Iemand die wel kan, maar niet (meer) durft, heeft er niets aan om goed bedoelde tips te krijgen op het hoe. Zij heeft meer baat bij het goede gesprek over beperkende en helpende overtuigingen. Een medewerker die graag wil, maar een taak nog niet goed kan uitoefenen, is meer gebaat bij praktische tips en een goed voorbeeld, dan een ‘peptalk’.

Vraag dus eerst naar de mate van willen en kunnen, voordat je jouw aanname doet en met goed bedoelde adviezen of peptalks komt.

Vier mogelijkheden met bijpassende gesprekstijlen

Als je dit hebt gedaan kun je met elkaar de mate van jouw begeleiding bepalen. Het situationeel leiderschapsmodel geeft daar handige handvatten voor. Het helpt je in het kiezen van het type gesprek of een plan van aanpak. Zo voorkom je mismatches en help je jouw collega sneller naar een wel kunnen én een wel willen :).

Vier mogelijkheden van het situationeel leiderschapsmodel:

  1. Kan ik niet en wil ik niet – Dirigeren of Instrueren
  2. Kan ik niet en wil ik wel – Coachen
  3. Kan ik en wil ik niet – Motiveren en supporten
  4. Kan ik en wil ik – Delegeren en Waarderen

Ook op internet is veel over het situationeel leiderschapsmodel te vinden. Een rondje google is zeker aan te raden ter inspiratie.

Ik hoop je met deze invalshoek te helpen in de vele keuzes tijdens het alledaagse coachen op de werkvloer, zodat je sneller tot het gewenste resultaat kan komen.

Geschreven door Sabina Brammer, teamcoach en trainer van de cursus Teamcoach op het Secretariaat. Zij adviseert diverse organisaties en ondersteunt professionals bij veranderingsprocessen.


Cursus Teamcoach Secretariaat

Goede dialogen voeren is slechts één van de talloze middelen om als teamleider het beste uit zowel het team als de organisatie te halen. Wil je daarnaast groeien in coachen, overzicht houden, beslissingen nemen en ingrijpen of complimenteren?

Met de opleiding Teamcoach op het  Secretariaat op HBO-niveau leer je hoe je dit doet en vergroot je jouw kennis en inzichten. Zo word je een gedegen gesprekspartner voor zowel het secretariaat als het management. Haal alles uit je functie wat erin zit en groei in je rol als leidinggevende!

Bekijk de opleiding Teamcoach op het Secretariaat

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

Toekomst van het secretariaat - stappenplan

Zo maak je het secretariaat toekomstbestendig

Het secretariaat naar een hoger en toekomstbestendig niveau tillen: deze behoefte komt voort vanuit de …

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *