blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Een probleem oplossen is niet altijd even gemakkelijk. Dat komt omdat we vaak bij het probleem blijven hangen. We stellen vragen als “hoe is het probleem ontstaan?” en “Wie is er verantwoordelijk voor”? Daardoor blijft onze aandacht bij het probleem. Een mooi gezegde leert ons echter dat je het beste 10% van de tijd aan het probleem kunt besteden en 90% van de tijd aan een oplossing. Maar hoe gaat dan precies?
Is het een probleem?
Allereerst is het belangrijk om vast te stellen of het probleem wel een echt probleem is? Want veel tijd en energie besteden aan iets dat eigenlijk geen probleem is, heeft geen zin. Dat is zonde van de tijd.
Als je vaststelt dat iets wel een probleem is, kun je je afvragen wat het echte probleem is. Stel bijvoorbeeld dat de printer stuk is. Het lijkt eenvoudig om te zeggen dat dat het probleem is. Maar dat is niet zo. Het echte probleem is dat je de stukken voor de volgende vergadering nu niet kunt printen, en dat de deelnemers dus zonder stukken zitten. De vraag die je beantwoordt, is dus: waarom is het probleem een probleem?
Wat wil je wel?
Om dichterbij de oplossing te komen, stel je de volgende vragen:
- Hoe ziet de situatie er in het ideale geval uit?
- Welke dingen gebeuren er niet als het probleem er niet is?
- Wat gebeurt er wel als het er probleem is opgelost?
- Wat gebeurt er niet als het probleem is opgelost?
Door deze vragen richt je jouw aandacht op de ideale situatie. Dus, om het voorbeeld van de printer er weer bij te pakken: in het ideale geval print de printer en heeft iedereen zijn stukken op tijd. En voor de tweede vraag: als het probleem er niet was, dan had ik nu geen stress, en legde ik nu alle papieren in de vergaderruimte. Beschrijf dus de ideale situatie, dat brengt je een stap dichterbij de oplossing.
Wat kun je doen?
Om de echte oplossing dichterbij te bereiken, neem je zelf verantwoordelijkheid en vraag je je af: wat kan ik doen om doen om de gewenste situatie dichterbij te brengen. Want als jij iets als een probleem ervaart, dan is het aan jou om het op te lossen. In het geval van de printer die stuk is, was de ideale situatie dat de deelnemers de papieren op tijd hadden. De antwoorden op de vraag “wat kan ik nu doen om de gewensite situatie te bereiken” kunnen de volgende zijn:
- Ik bel de ICT-dienst om de printer te laten maken
- Ik mail de stukken naar de deelnemers en vraag of ze zelf willen printen
- Ik zoek een andere printer om te printen
- Ik vraag een collega of die de stukken kan printen
- Ik breng de stukken naar de copyshop
Als het antwoord op deze vraag is dat je zelf niets kunt doen, is het dus geen probleem, en hoef je je er ook niet druk om te maken. Begin je antwoorden met ik, want daarmee maak je jezelf verantwoordelijk voor de oplossing.
Samengevat
Om van probleem naar oplossing te gaan, geef je antwoord op een paar vragen:
- Wat is het probleem?
- Waarom is het probleem?
- Wat is de ideale situatie (als het probleem er niet is)?
- Wat kan ik nu doen om de ideale situatie dichterbij te brengen?
Meer weten over problemen oplossen? Dat komt aan bod in onze opleiding Teamleider Secretariaat.
