De politieke spelregels voor de bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse van een wethouder of gedeputeerde beoefen je een aparte tak van sport. Je ondersteunt iemand met een politiek mandaat: diegene wil dus een duidelijk doel in een beperkte tijd behalen. Dat stelt ook eisen aan jou als ondersteuner. Om de ambtelijke organisatie goed te ondersteunen, heb je spelregels nodig.

Nieuwe koers? Nieuwe politieke spelregels

Vaak zijn de nieuwe plannen vanuit Prinsjesdag en/of de verkiezingen hét moment om de puntjes weer op de i te krijgen. Val je dit jaar even met je neus in de boter…

Nu de nieuwe politieke en economische koers opnieuw wordt uitgestippeld, is het handig om de directe gevolgen ervan voor jouw dagelijkse werkzaamheden te analyseren. Als je de koers begrijpt, ondersteun je beter in het bijstellen van financiële plannen en het nemen van strategische beslissingen.

Dus: welke belangrijke veranderingen in wetgeving, financiën en beleid hebben impact op jouw functioneren? Neem hierbij de volgende spelregels in acht.

Spelregel: uniforme werkafspraken

Om elkaar als bestuurssecretaresse te kunnen vervangen, is het noodzakelijk uniforme werkafspraken met je wethouder of gedeputeerde te maken. Belangrijker nog is om die afspraken te handhaven. Vanzelfsprekend, zou je zeggen. Maar toch…

De eerste stap bij uniform werken is je processen onder de loep leggen. Ga samen na hoe jullie op dit moment werken. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een flowchart: een schematische voorstelling van elke opeenvolgende stap in een proces. Als jullie een proces hebben gevisualiseerd, kunnen jullie makkelijker bepalen waar verbetering of digitalisering mogelijk is.

Noteer daarbij de tijd die jullie besteden aan elke stap. En vergeet daarbij niet de wachttijd van anderen. Soms heb je bijvoorbeeld feedback of akkoord nodig voordat je verder kan. Vergeet niet om dit mee te nemen in je flowchart en bedenk hoe dat beter kan. Elke minuut die je in een proces bespaart, levert je per jaar veel tijd op.

Spelregel: proactiviteit

De secretaressefunctie is de afgelopen jaren enorm veranderd qua proactiviteit. Oftewel: meedenken met degene voor wie je werkt, waarin je respectvol en helder jouw ideeën, mening en adviezen geeft. Hierdoor werk je gelijkwaardiger. Besef dat je juist voor je mening kunt opkomen zonder dat het de werkrelatie schaadt. Sterker nog: je levert een effectievere en actievere bijdrage en anderen zullen je meer waarderen.

Een bestuurssecretaresse is assertief en stelt dus ook haar grenzen: de basis van iedere succesvolle samenwerking. Een simpele ‘nee’ volstaat dus soms ook. Heb niet de neiging om altijd maar verantwoording af te leggen of twijfeltaal te gebruiken.

Over twijfeltaal gesproken: communicatie is een echte kernkwaliteit, die bijvoorbeeld met de Roos van Leary wordt aangescherpt. Met de inzichten uit dit model kun je uit bestaande gedragspatronen stappen en oefen je invloed uit op wat je zegt, maar ook op hoe je het zegt.

Spelregel: neutraliteit in een politiek gevoelige setting

Je wethouder of gedeputeerde heeft een politiek standpunt. Van jou wordt echter verwacht dat je neutraal blijft. Dat vraagt ook om specifieke communicatietechnieken, zoals: houd je hoofd koel, ga niet in de verdediging, laat vooroordelen los, stel open vragen en wees je bewust van je non-verbale uitingen.

Spelregel: netwerken

Het in kaart brengen en onderhouden van interne en externe netwerken is een andere vaardigheid die van jou wordt verwacht. Als bestuurssecretaresse ben je een spin in het web en vaak ook een allesweter. Je spreekt elke dag zoveel verschillende mensen waardoor je de verbindende factor kunt zijn. Een groot netwerk doet wonderen: niet alleen leer je veel van anderen, ook zorg je ervoor dat er meer deuren opengaan.

Spelregel: integriteit

Het werken voor – vaak mondige – politieke bestuurders vraagt om goede werkafspraken en competenties. Je hoort van alles in vergaderingen, werkt met persoonlijke en gevoelige informatie en bent betrokken bij de politieke agenda van de bestuurder. Tuurlijk, je werkt integer en betrouwbaar, toch?

Toch is jouw vertrouwenspositie soms een flinke uitdaging. Ieder jaar komen uiteenlopende affaires aan de orde, zoals liegen, het plegen van fraude, vriendjespolitiek en ongewenst gedrag. Afspraken over ambtelijke, politieke en collegiale integriteit zijn dus noodzakelijk. Gelukkig komt er (ook vanuit de publieke sector) de laatste jaren steeds meer oog voor het verband tussen moraal en macht.

Opleiding Bestuurssecretaresse: versterk je positie

Houd jij de politieke aankondigingen nauwlettend in de gaten? Begrijp je hoe ze van invloed kunnen zijn op je ambtelijke organisatie? Door bovenstaande spelregels hierin mee te nemen, onderscheid je jezelf als een waardevolle partner in het bestuurskantoor.

Scherp je kennis en vaardigheden verder aan met deze drie leerdoelen van de opleiding Bestuurssecretaresse bij gemeenten en provincies:

• relevante inzichten in de publieke sector;
• praktische vaardigheden, zoals notuleren, beïnvloeden en digitaal werken;
• gespreksvaardigheden binnen het complexe speelveld.

Download de brochure van deze opleiding

Opleiding Corporate Governance voor assistants: versterk je advies

Werken voor verschillende besturen met verschillende belangen vraagt gedegen inzicht in Corporate Governance. Deze opleiding Corporate Governance voor de assistant biedt een stevig traject om jou te helpen als adviseur van bestuurder, bestuurssecretaris of Raad van Toezicht. Jouw professionele vaardigheden worden sterk ontwikkeld.

Download de brochure van deze opleiding