Notuleren zonder stress? Het toverwoord: voorbereiding

Een gemiddelde dag op kantoor: afspraken plannen, e-mails behandelen, gesprekken voeren voor dat belangrijke event. En ook in je agenda: een overleg. Of eigenlijk: een heel belangrijke vergadering. En jij mag notuleren. Duimen dat je het er een beetje goed vanaf brengt. Want dat notuleren blijft toch wel een dingetje… En dan straks het uitwerken nog. Dat kost ook nog eens zoveel tijd. No worries: dat kan anders!

Wij secretaresses herkennen het allemaal wel, je dagen zitten overvol. En dan komen er met regelmaat van die vergaderingen tussendoor die een flink deel van je dag in beslag nemen. En dat niet alleen, nadien ben je ook nog belast met de uitwerking. Hoe fijn zou het zijn als dit nu eens anders zou voelen?

Met deze tips ga jij straks zelfs nog met plezier een vergadering in. Onthoud maar één woord: voorbereiding. Geen tijd? Never mind, die win je ruimschoots terug.

1. Notuleerplan

Voorafgaand aan een vergadering ontvang je een agenda en misschien ook bijlagen. Misschien heb je de agenda zelf wel opgesteld en de stukken verzameld. Voortaan doe jij alsof jij geen notulist, maar deelnemer van de vergadering bent. Dus: plan in je agenda een moment in voor de voorbereiding. En nee, niet even snel tussendoor, maar plan voldoende tijd en zorg dat je niet wordt gestoord.

2. Lees wat vooraf ging

Het kan soms alweer even geleden zijn dat de vorige vergadering heeft plaatsgevonden of misschien heb je die vergadering niet zelf genotuleerd. Zorg dat je op de hoogte bent:

• Welke punten zijn er tijdens het vorige overleg behandeld?
• Zijn de actiepunten afgehandeld of is er nieuwe input?
• En vooral: op welke manier is het verslag opgesteld?
• Is het de bedoeling dat je de discussie weergeeft of houd je het bij een beknopt verslag?
• Heb je geen idee? Maak gebruik van tip 6.

3. Check de agenda

De agenda is de leidraad voor de vergadering. Zorg dan ook dat je alle agendapunten hebt gelezen en weet wat er aan de orde komt. En ook: kopieer de agenda alvast in een bestand dat later de basis voor je notulen zal zijn. Of misschien gebruik je een vergaderprogramma waarmee je handig de agenda kunt exporteren en dit bestand alvast kunt inrichten als verslag.

4. Bepaal het doel

Soms moet je bij voorbaat al zuchten van de volle vergaderagenda. Wat willen we toch allemaal? Precies, die vraag moet je jezelf stellen bij ieder agendapunt: wat is het doel van dit agendapunt? Willen we een brainstorm houden? Willen we een besluit nemen? Is het alleen ter informatie? Dit bepaalt namelijk hoe het punt wordt behandeld en dus hoe jij het opschrijft.

Dus staat er op de agenda: ‘status uitrol lease-auto’s’? Dit duidt erop dat er al eerder over dit onderwerp is gesproken en dat er deze vergadering een update zal worden gegeven. Dus noteer in je notulen wat vooraf ging: ‘In eerdere fase is besloten lease-auto’s te gaan inzetten.’ De proceseigenaar zal het woord nemen. ‘<Naam eigenaar agendapunt> geeft informatie over de status van het proces.’ Tijdens de vergadering hoef je dit alleen nog maar aan te vullen en kun je makkelijker bepalen welke informatie je wel en niet noteert. En weer: twijfel je? Maak gebruik van tip 6.

5. Lees alle vergaderstukken

Soms wordt een agendapunt behandeld aan de hand van een vergaderstuk. In dat geval: lees dit vergaderstuk grondig. Zorg dat je weet waarover het agendapunt zal gaan. Is een onderwerp nog nieuw voor je of ken je de terminologie nog niet? Raadpleeg je collega of Google! Zorg dat je beslagen ten ijs komt, dat maakt dat je de discussie kunt volgen.

Bijvoorbeeld: je werkt in de softwarebranche en er worden bepaalde methodieken gehanteerd als sturingsmechanismen. Dat komt tijdens de vergadering zijdelings aan de orde, en je weet inhoudelijk niet (voldoende) hoe het precies werkt. Daardoor kun je ook de discussie niet goed volgen, je kent zelf de voor- en nadelen niet, je weet niet hoe het systeem werkt. Daardoor kies je niet de juiste facetten uit om op te nemen in je notulen. Dat kan dus anders. Maak indien nodig zoveel mogelijk gebruik van informatiebronnen.

6. Bespreek

Jij bent als notulist verantwoordelijk voor de verslaglegging. En je wilt dit in een keer goed doen. Heb je vragen tijdens je voorbereiding? Plan een overlegje in met de voorzitter. De voorzitter is vaak nauw betrokken bij het opstellen van de agenda en is meestal op de hoogte van de context. Maak hier gebruik van. En deze vragen neem je meteen mee:

• Hoe uitgebreid moet mijn verslag zijn? Voor welk doel wordt mijn verslag straks gebruikt? Als naslagwerk voor besluitvorming? Dan is het handig dat ook de discussie weergegeven wordt. Of mag het een beknopt verslag zijn? Zorg dat je dit van tevoren weet.
• Welke vergaderdoelen horen bij de agendapunten? Gaat het om een brainstorm, een besluit of is de input puur ter informatie?

Dit geeft richting waar je handig gebruik van kunt maken in je verslag.

7. Weet wat er speelt!

En ten slotte: volg alle ontwikkelingen op de voet. Voor het notuleren van vergaderingen is het extra belangrijk. Dus neem informatie tot je, niet alleen intern, maar vooral ook extern. Denk aan nieuwsbrieven, kranten, tijdschriften, internet etc. Zorg dat je weet wat er speelt in jouw branche.

Heb jij binnenkort een vergadering waarbij je moet notuleren? Probeer het eens aan de hand van mijn tips. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen, deel ze gerust hieronder.

Dit blog is geschreven door Rianne van Duijvenbode, bestuurssecretaresse bij RST Zorgverleners en enthousiast ambassadeur van het ondersteunersvak.

Notuleren zonder stress: aan de slag…

Met deze tips begin jij met meer vertrouwen aan een vergadering. En hoe je je voelt, bepaalt voor een groot deel je succes. Met deze stapjes blijf jij je prestaties steeds verder verbeteren.

En dit blog gaat alleen nog maar over de voorbereiding. Ook in de volgende fasen zijn er nog veel dingen die jij misschien nog niet wist over effectiever notuleren. Nieuwsgierig? Tijdens de cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau ga je hier uitgebreid op in.

Lees meer over deze cursus