Uitstellen… ben jij daar ook zo goed in?

Heb je last van uitstelgedrag, dan ben je heel lui of heb je een gebrek aan discipline, toch? Nou… dat is toch iets te kort door de bocht. Er zijn namelijk ook hele andere redenen waarom we uitstelgedrag vertonen.

Perfectionisme

Hier zijn assistants vaak een kei in. En laten perfectionisten nou vaak ras-uitstellers zijn. Hoe kan dat? Perfectionisten stellen hele hoge eisen aan hun werk. Hoe groot of klein de taak is, dat maakt niet uit, het moet hoe dan ook aan de hoge verwachtingen voordoen. Is de opdracht dan ook nog eens complex of is het doel niet helder geformuleerd, dan zal de perfectionist continu blijven bijschaven voordat het werk aan haar kwaliteitseis voldoet. En dat bijschaven kost dan weer heel veel tijd.

Faalangst

Mensen met faalangst zijn vooral bang voor één ding: niet goed genoeg zijn. Zij vergelijken hun resultaten dan ook met zichzelf; is het resultaat niet goed, dan zijn zij dus ook niet goed. Vanzelfsprekend zorgen mensen met faalangst ervoor dat werkzaamheden die kunnen zorgen voor een negatief zelfbeeld zoveel mogelijk worden vermeden of uitgesteld.

De ‘Overwerker’

Dit type uitsteller is moeilijker te herkennen. Overwerkers zijn mensen die altijd ‘ja’ zeggen als hun gevraagd wordt iets te doen. Ze voelen zich graag competent en waardevol en zijn daarmee fijne collega’s en vrienden om in de buurt te hebben. Het probleem: ze zijn altijd druk met dingen, meestal voor anderen. Omdat ze te vaak ‘ja’ zeggen kan niet alles worden uitgevoerd worden. Wat stelt de Overwerker het eerste uit? Zijn of haar eigen wensen en behoeften.

Gewoontes doorbreken

Goed om te weten: uitstellen is aangeleerd gedrag. Ook al levert uitstellen uiteindelijk nooit een goed gevoel op en vaak negatieve gevolgen, toch doen we het. Waarom? Uitstellen levert, op korte termijn, namelijk een reductie op van stress of angst die wordt opgeroepen door bepaalde taken. Uitstellen helpt dus tijdelijk om nare emoties te vermijden.

Wat de reden van je uitstelgedrag ook is, een goed gevoel houd je er uiteindelijk nooit aan over. De gedachten dat die taak nog op je ligt te wachten, blijft door je hoofd spoken. Dat geeft onrust. Sterker nog, hoe langer je zaken uitstelt, hoe onaangenamer je je voelt.

Hoe pak je uitstelgedrag aan?

Deze tips helpen je:

• Focus op het eindresultaat in plaats van op de taak
  Denk aan dat rapport wat je door kunt sturen aan je baas en van je to-do af kan. En niet van die lastige excel sheets die je moet invullen om het af te krijgen.
• Taken: maak ze kleiner
  Heb je een groot project? Maak het behapbaar door het in kleine taken op te splitsen. De kans op uitstelgedrag is dan veel kleiner.
• Beweeg!
  Voor je het weet zit je een hele ochtend achter je computer en heb je het nog niet klaar. Herkenbaar? Kies een taak die je steeds uitstelt. Ga van je stoel af en loop de trap op en af, spring op de trampoline of doe iets anders om je hartslag even hoger te krijgen. Zet dan de timer in: ga nu 30 minuten aan de slag met jouw taak.
• Harde deadline? Vermijd afleidingen
  Zet je telefoon op vliegtuigmodus, zorg voor een opgeruimde werkplek en zorg dat je niet gestoord wordt.
• Beloof het
  Vertel je collega’s wanneer je taak klaar is. En beloof dat het dan ook echt klaar is, zeker als zij het nodig hebben om verder te kunnen.
• Wees realistisch
  Ben je aan het uitstellen, omdat je gewoonweg te weinig tijd hebt en dus teveel taken op je bordje hebt liggen? Blijf dan niet uitstellen, maar geef het aan dat je er niet aan toe komt en zeg wat vaker ‘nee’.

We geven je nog wat handige tips om uitstelgedrag te voorkomen:

Accepteer dat niet alles leuk is

Sommige dingen moeten nou eenmaal gebeuren. Gelukkig geeft het afvinken van de moetjes meestal wel een goed gevoel. Dus plan er momenten voor in om je minder leuke taken op te pakken. Of doe het meteen! Alleen zo stop je uitstelgedrag.

---

Stop met uitstellen: start met overzicht

Maak jij al gebruik van een goed systeem voor al jouw to do’s? Of kun je wel wat hulp gebruiken als het gaat om het efficiënt inrichten en gebruiken van je digitale tools?

Bekijk dan het programma van de 3-daagse cursus Digitaal timemanagement voor de assistant. Door deze praktische cursus krijg je meer voor elkaar en haal je meer voldoening uit je werk. Je krijgt dé tools om sneller digitaal te werken (en deel dit vooral met collega’s).