De assistant is onmisbaar voor de projectmanager

Ik ben al meer dan 10 jaar actief als projectmanager. In een project is het vooral belangrijk dat er resultaten worden geboekt, binnen de gestelde tijd en het budget.

Als projectmanager mag je in het meest ideale geval jouw eigen projectteam samenstellen. Helaas is het niet altijd het geval, maar als het kan dan is een goede assistant altijd mijn eerste keus. Zij is de spin in het web die het hele projectteam een stap sneller en efficiënter maakt. Hieronder vertel ik je waarom.

Wat draagt een assistant bij?

Een secretaresse is meestal een duizendpoot. Hoe meer ervaring een secretaresse heeft, hoe beter ze weet dat bij het organiseren van een bijeenkomst echt veel meer komt kijken dan het reserveren van een (online) vergaderruimte.

En juist het feit dat zij altijd het totaalplaatje voor ogen moet en kan houden, het feit dat zij een echte ‘regelneef’ is, en gewend is om coördinerende taken uit te voeren, maakt haar binnen projecten zo waardevol.

Professionele ‘achter-de-broek-aan-zitter’

Het Project Management Office (PMO) plant, stelt in overleg met de projectleiders en projectmedewerkers plannen bij, verbindt de diverse acties met elkaar en vervult de functie van aanjager. Of, zoals ik het wel eens oneerbiedig zeg, ‘professionele achter de broek aan zitter’. De assistant kan de functie van PMO uitoefenen als ze daar ambitie én de juiste opleiding voor heeft.

Zij voorziet de projectmanager van informatie. Vooral als informatie of plannen niet op tijd dreigen opgeleverd te worden, dan is zij voor mij als projectmanager echt onmisbaar, want een deadline missen is binnen een project echt een doodzonde in mijn ogen! De assistant houdt voor mij de deadlines bij en overlegt met mij als ze signalen opvangt dat projecten of delen van projecten niet op tijd af dreigen te zijn.

Assistant van de projectmanager

Tenslotte worden bij projecten veel presentaties, voorlichtingen en bijeenkomsten georganiseerd. De beste projectassistentes nemen dit helemaal van mij over, zij organiseren de (online) bijeenkomst en maken zelfs vaak mijn presentaties.

Vooral als het om multi-projectopdrachten gaat, is het erg belangrijk dat alles klaar is en ik alleen maar binnen hoef te lopen om de presentatie daadwerkelijk te geven. En dan weet je als projectassistent: ‘Zonder mij had dit niet gekund!’. En dat dit waar is, weet ik als projectmanager maar al te goed…

Geschreven door projectmanager Drs. ing. Nicole van Hooy

Lees ook het blog: De toekomst van projectmanagement na COVID-19

---

Ontwikkel je rol als projectassistent

Door de pandemie zijn nieuwe en unieke kansen ontstaan ​​voor projectassistentes. Wil je alle belangrijke (nieuwe) technieken ontdekken om een project professioneel te coördineren?

Tijdens de 5-daagse opleiding Praktisch Projectmanagement voor de assistent ga je samen aan de slag met de vakinhoudelijke kennis en persoonlijke vaardigheden die passen in deze tijd.