Hét blog voor de ervaren assistant

Notuleren zonder voorbereiding; je koopt toch ook geen auto zonder stuur?

Natuurlijk zijn wij secretaresses allemaal heel erg druk. We houden de boel draaiende en zaken regelen is onze dagelijkse kost. En we zijn een kei in prioriteiten stellen. De zakenreis van de manager regel je tot in de puntjes, afspraken worden gepland en de stukken voor de vergadering screen je nog even snel voordat de vergadering begint. En dan op naar de vergadering….

Wat gebeurt er tijdens de vergadering en wat is jouw taak?

De discussie gaat alle kanten op en aan jou om op te schrijven wat nodig is. Hulp van de voorzitter is er niet voldoende en bij het uitwerken ben je de draad kwijt. Hierdoor kost het best wat tijd om het goed uit te werken.

Uiteindelijk valt het allemaal best mee. Je hebt immers al veel ervaring en voor een bestuursvergadering notuleren draai je je hand niet om. En toch….je bent ook perfectionist en je wilt het graag nÓg beter doen, toch?

In de voorbereiding kun je veel voorwerk doen waar je later profijt van hebt.

1. Neem de tijd

Het is belangrijk om op een rustig moment de vergadering voor te bereiden. Neem hier ook echt de tijd voor (tip: blok je agenda af). Je wint het later terug!

2. Lees je in

Zorg dat je op de hoogte bent. Het kan soms alweer even geleden zijn dat de vorige vergadering heeft plaatsgevonden of misschien heb je die vergadering niet zelf genotuleerd. Wat is er tijdens de vorige vergaderingen aan de orde geweest? Op welke manier worden agendapunten behandeld en welke punten komen wellicht weer terug? En vooral: op welke manier is het verslag opgesteld?

3. Ken de agenda

De agenda is de leidraad voor de vergadering. Zorg dan ook dat je alle agendapunten hebt gelezen en weet wat er aan de orde komt.

4. Ken de inhoud achter het agendapunt

Waarom staat het punt op de agenda, wat is het doel van dit punt? Er zijn verschillende soorten vergaderdoelen en niet ieder agendapunt zal op dezelfde manier worden behandeld. Weet wat je kunt verwachten! En daar krijg je iets voor terug: tijdens de vergadering weet je welke zaken je wel en niet opschrijft.

5. Lees alle vergaderstukken

Soms wordt een agendapunt behandeld aan de hand van een vergaderstuk. In dat geval: lees dit vergaderstuk grondig. Zorg dat je weet waarover het agendapunt zal gaan. Is een onderwerp nog nieuw voor je of ken je de terminologie nog niet? Raadpleeg je collega of Google!

Zorg dat je beslagen ten ijs komt, dat maakt dat je de discussie kunt volgen. Bijvoorbeeld: je werkt in de softwarebranche en er worden bepaalde methodieken gehanteerd als sturingsmechanismen. Dat komt tijdens de vergadering zijdelings aan de orde, en je weet inhoudelijk niet (voldoende) hoe het precies werkt. Daardoor kun je ook de discussie niet goed volgen, je kent zelf de voor- en nadelen niet, je weet niet hoe het systeem werkt. Daardoor kies je niet de juiste facetten uit om op te nemen in je notulen. Dat kan anders! Maak indien nodig zoveel mogelijk gebruik van informatiebronnen.

6. Maak gebruik van je rol als notulist

Het voert te ver om dieper in te gaan op jouw rol als notulist, maar belangrijk is dat je gebruik maakt van de mogelijkheden die je hebt. Bijvoorbeeld: zijn bepaalde dingen je niet helder bij de voorbereiding? Spreek de voorzitter aan en vraag om verduidelijking. De voorzitter is nauw betrokken bij het opstellen van de agenda en kent de achtergrond van een agendapunt vaak als geen ander. Hij vertelt je de kernpunten en je hebt alvast een basis voor je notulen.

7. Weet wat er speelt!

Last but not least: volg alle ontwikkelingen op de voet. Natuurlijk doe je dit al zoveel mogelijk vanuit jouw rol, maar voor het notuleren van vergaderingen is het extra belangrijk. Niet alleen intern, maar vooral ook extern. Denk aan nieuwsbrieven, kranten, tijdschriften, internet etc. Zorg dat je weet wat er speelt in jouw branche!

Dus een vergadering notuleren saai en moeilijk? Nu niet meer! Heb jij binnenkort een vergadering waarbij je moet notuleren? Probeer het eens aan de hand van deze tips. Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen. Natuurlijk is dit nog maar een tipje van de sluier en zijn deze tips nog lang niet compleet. In de training “notuleren & verslaglegging op strategisch niveau” gaan we hier uitgebreid op in. Nieuwsgierig geworden? Meld je aan! www.secretary.nl/strategischnotuleren

Dit blog is geschreven door Rianne van Duijvenbode, Secretaresse Raad van Bestuur, trainer en enthousiast ambassadeur van het secretaresse vak.

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Lean secretariaat

Lean secretariaat: wat houdt dit in?

Steeds meer ondernemingen streven naar een leane bedrijfsvoering. Er worden productiehallen verbouwd en voorraden opgeruimd en overal wordt gesproken over waardestromen, spaghettidiagrammen, acceptabele kwaliteitsniveaus en dergelijke. Maar hoe staat het met de kantoorfuncties, meer specifiek het secretariaat? Wat betekent lean? Buiten de context van werkorganisaties denk ik, met mijn ...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *