blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Wil jij leren om nee te zeggen? Hoe vaak komt het wel niet voor dat je druk bezig bent met je eigen werk en er een vraag van een ander tussendoor komt. De vraag heeft niet met jouw werk te maken, er is zelfs iemand anders verantwoordelijk. Je zegt nog nee, maar de ander zegt: “je kunt dit altijd zo goed” of “je regelt dit altijd zo goed”. En voordat je het weet ben je het gevraagde aan het regelen of organiseren. Je moppert wat; waarom weten zij niet dat je het druk hebt en waarom komen ze altijd bij jou? Tegelijkertijd vind je het ook wel fijn dat collega’s je weten te vinden en je ze kunt helpen.
Maak tijd voor je eigen werk door te leren nee zeggen
Herken jij dit voorval? Een risico hiervan is dat je druk bezig bent met ad hoc werk van anderen, maar minder tijd hebt voor je eigen werk. Als je het druk hebt, is er namelijk minder tijd om strategisch en inhoudelijk bezig te zijn met je werk. Terwijl dit je werk juist interessant maakt én jouw toegevoegde waarde duidelijk maakt aan je werkgever. Hoe kun je dit veranderen?
Zeg eens wat vaker nee
Je denkt nu vast: “hoe doe ik dat? Ik moet toch servicegericht zijn?”. Heb je weleens nagedacht over de risico’s als je niet leert om nee te zeggen op de vragen van een ander? Jij bent dan degene waar mensen altijd naartoe komen, maar je ontneemt jezelf de kans om leuke, interessante werkzaamheden op te pakken. Dit zijn nou juist de werkzaamheden waarmee je toegevoegde waarde creëert voor alle betrokkenen. Je moet dus soms voor jezelf kiezen.
Hoe pak je dit concreet aan?
Anita van Oijen-Hanegraaf – o.a. TEDx spreker en docent – heeft hiervoor drie voorstellen:
- Geef bij de vraagsteller aan waar hij/zij terechtkan met de vraag. De juiste persoon beantwoordt de vraag meteen, waardoor het sneller geregeld is én er geen ruis op de lijn komt.
- Hoor jij de vraag wel te beantwoorden? Geef dan aan dat het niet uitkomt, maar op een ander moment wel. Zorg dan wel dat je de afspraak nakomt.
- Krijg je structureel dezelfde vragen? Organiseer of communiceer dan op een manier waarop je de vragen voorkomt.
Dit blog is geschreven door Anita van Oijen-Hanegraaf, docent van de opleiding Executive Assistant/PA als strategisch partner. Ze heeft jarenlange ervaring met diverse functies binnen grote organisaties, van directiesecretaresse tot leidinggevende. Ze begeleidt daarnaast organisaties en mensen om persoonlijke en bedrijfsambities te realiseren. Anita is dan ook de aangewezen persoon die jou helpt om nee te leren zeggen.
Pak jouw rol: opleiding Executive Assistant
Wil jij leren om nee te zeggen, zodat je tijd hebt om jouw strategische vaardigheden te ontwikkelen en jouw toegevoegde waarde als executive assistant te versterken? Bekijk dan eens de opleiding Executive Assistant/PA als strategisch partner. Anita geeft je tijdens deze opleiding inzicht in jezelf, jouw mogelijkheden en jouw beperkende gedachten, zodat jij jouw leidinggevende nog beter ondersteunt én je met een breder perspectief kijkt naar de organisatie.
Deze opleiding is ook als Incompany-training mogelijk, waarbij je samen met collega’s gericht aan de slag gaat met jullie eigen praktijksituatie.
