blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
“Altijd als ik aan een assistant vraag of er dingen zijn waarmee ze hun manager blij kunnen maken, zelfs als ze 24 uur werken, bedenken ze nog twee tot vijf dingen. De benodigde tijd voor die taken ontstaat door AI”, zegt Marianne Smits. Marianne is gespecialiseerd in de doelgroep assistants bij AVK Training & Coaching. Ze houdt van innovatie, zowel in persoonlijke ontwikkeling als nieuwsgierigheid. Hier komt de fascinatie voor AI vandaan. Marianne is dan ook dé persoon bij uitstek om te vertellen welke AI-tools je kan inzetten voor welke taken.
Bijblijven als assistant
“Mensen die zich niet bezighouden met AI, raken op enig moment echt achter. De tijd die je besteedt aan mails, documenten en presentaties wordt enorm verkort door AI te gebruiken. Je kunt niet tippen aan de denkkracht van AI“, aldus Marianne. Deze denkkracht zet je bijvoorbeeld in voor de volgende taken:
- E-mails reactiever, persoonlijker en empathischer maken.
- Documenten samenvatten, om managers te ontlasten bij het lezen van lange documenten.
- Beleidsstukken voorbereiden, door aandachtspunten voor de manager te identificeren.
“AI helpt enorm om je creativiteit te boosten. Als je nadenkt over een onderwerp en simpelweg aan AI vraagt: ‘wat vergeet ik nog?’, krijg je altijd een paar dingen waar je zelf niet aan hebt gedacht. Jij wordt hierdoor steeds meer een sparringpartner van jouw manager”, zegt Marianne.
Investeren in kennis en kunde
“Lang niet alle managers weten precies welke rollen hun assistant op zich neemt, maar het zijn er wel veertien. AI-tools betekenen simpelweg dat de tijd per rol gereduceerd wordt, waardoor je taken kunt toevoegen aan jouw takenpakket waar je nu niet aan toe komt. Die ruimte ontstaat door AI-tools in te zetten als assistant. Je verdient de investering in kennis en kunde omtrent het gebruik van AI dus in no-time terug”, besluit Marianne.
Mogelijkheden van verschillende AI-tools
Marianne: “AI-tools als Gemini, Copilot en ChatGPT verschillen in mogelijkheden. Je moet weten welke tool je voor welke taak gebruikt. Gemini en Copilot gebruiken het internet als voeding, waardoor deze tools super actueel zijn. ChatGPT is minder actueel, maar kun je wel beter personaliseren zodat deze onder andere jouw schrijfstijl overneemt. De verschillende tools hebben dus ieder onderscheidende kenmerken die je moet kennen”.
Tips voor assistants die met AI willen werken
“Aarzel niet, maak een account aan, ga aan de slag en experimenteer”, begint Marianne met opsommen. “Een tweede tip is om aan zo veel mogelijk mensen in je omgeving te vragen waar zij AI voor gebruiken. Je krijgt dan voortdurend tips voor het gebruik van AI. Een derde tip is jobcraften middels AI, dus goed nadenken hoe jij jouw functie nog interessanter kan maken, gelet op jouw eigen kwaliteiten en soft skills. Jij weet hierdoor zeker dat je minimaal dezelfde toegevoegde waarde blijft bieden als je nu al doet. Als je AI hiervoor inzet, worden jouw taken alleen maar leuker en groeit je toegevoegde waarde”.
Ga aan de slag met jobcraften
Wil jij weten hoe je de verschillende AI-tools inzet, en wat de voordelen en beperkingen zijn? Kies dan voor de cursus AI voor de assistant van SMI. “Als je een training volgt, raak je geïnspireerd door mensen met dezelfde rol bij andere organisaties. Je krijgt niet alleen concrete tips van de docent, maar ook van medecursisten”, zegt Marianne. “De cursus is ook op maat als Incompany-traject te volgen. Hierbij kan je precies aangeven waar behoefte aan is in jouw organisatie en samen nadenken hoe je AI inzet. Waar je ook voor kiest, na elke training ga je met een grote glimlach weg omdat je concreet weet hoe je AI inzet”.
