Hoe breng je verandering in een moeizame samenwerking?

We hebben allemaal wel zo’n voorbeeld van een moeizame samenwerking. Hoe krijg je dan toch die ander in beweging, zonder jezelf tekort te doen?

3x Hetzelfde zeggen helpt niet

Het is duidelijk dat drie keer hetzelfde zeggen niet de oplossing is. Misschien helpt het om een keer heel boos te worden? Of uit frustratie maar eens een keer de boel in de soep te laten lopen? Het zijn opties, die dan vast een keer door je hoofd gaan.

Hoewel het soms heerlijk kan opluchten, zijn ze zelden effectief. Sterker nog, de werkrelatie wordt hiermee nog meer op scherp gezet en het doet het vertrouwen in elkaar geen goed. De kans is groot dat de ander het verkeerd begrijpt of dat de situatie belandt in een ‘hand om hand, tand om tand’ spel. Negeren is ook geen optie, want dan blijf jij ermee zitten met alle gevolgen van dien.

Ga het gesprek aan over dieper liggende waarden en opvattingen

Als het ‘gewone gesprek’ niets oplevert, helpt het om je meer te verdiepen in iemands waarden en overtuigingen. En ook die van jouzelf. Het helpt je allereerst de situatie beter te begrijpen, wat de druk van de ketel haalt.

Door even afstand te nemen, kan je hetgeen wat jou persoonlijk raakt en wat er werkelijk gebeurt beter scheiden. We worden namelijk extra snel emotioneel, wanneer iemand bewust of onbewust over onze waarden walst. Als het bijvoorbeeld mijn gewoonte is om anderen ongevraagd te helpen vanuit mijn diepe waarde zorgzaamheid, dan voelt het extra vervelend als iemand anders de overtuiging heeft dat iedereen zijn eigen klusje moet klaren en jou dus niet ongevraagd komt helpen…

Eerst begrijpen, dan begrepen worden

In de praktijk hebben we het maar weinig over onze waarden of overtuigingen. We zien iemands reactie, we vinden daar iets van en reageren op basis van onze eigen overtuigingen en waarden. De ander doet dat ook. De vraag is dan of je wel op het juiste reageert. Klopt je veronderstelling wel?

Waarom iemand die reactie geeft, kom je vaak pas te weten na een goed gesprek (of na een heftige ruzie). Ook onze eigen frustratie over die ene collega die niet in beweging komt, is overigens ook gevoed door onze eigen opvattingen. Onze eigen opvattingen zijn voor ander vaak ook niet direct zichtbaar.

Nu kom ik voor velen op een triggerpunt. Want zeg ik daar dan mee? Dat je jezelf dient aan te passen, alvorens je de ander in beweging krijgt? Hoezo? Die ander luistert toch niet, die ziet het probleem toch niet?! Waarom zou jij je dan moeten aanpassen… Dit is de reactie die ik vaak terug krijg van mijn cursisten.

En ja, ook ikzelf kan niet ontkennen dat ik bekend ben met die primaire reactie. Toch helpt het mij om voorbij die primaire reactie te kijken. De ander en mijzelf in die situatie beter te begrijpen, zodat ik beter in staat ben op de juiste toon een reactie te geven, zodat de ander míj beter begrijpt.

Zelfonderzoek: emotie en verstand

Hoe beter je je kan aansluiten bij de belevingswereld van de ander, des te beter ben je in staat om diegene ontvankelijk te maken voor jouw feedback. Verstandelijk weten we dat vaak wel, echter zijn het de emoties die dat moeilijk maken. En hoe dieper je geraakt bent in jouw persoonlijke waarde, hoe heftiger de emotie is. Hoe meer emotie jij in jouw reactie legt, des te meer emotie zal je bij de ander oproepen.

Je emotie tonen is niets mis mee, het kan jouw boodschap juist kracht geven. Echter gaat het om de juiste proporties en het bewustzijn waarop die emotie is gebaseerd. Als ik bijvoorbeeld voor de derde keer hetzelfde zeg tegen die ene collega, en daarbij even flink aangeef dat ik het helemaal gehad heb met haar luie gedrag… Het gevolg kan je vast raden.

Hoewel zo’n reactie impact heeft, is het de vraag of ik de reactie uitlok die ik bedoel. De kans is groot dat de ander zichzelf in bescherming neemt en ‘Ja’ zegt, maar op lange termijn ‘Nee’ doet. Wanneer je echter het gesprek aangaat over jouw waarden en opvattingen (over het onzichtbare gedrag) en deze ook bij de ander checkt, kan de ander jouw emotie beter plaatsen en is de bereidheid vaak groter om jou tegemoet te komen.

Het gedrag als een ijsberg

De Amerikaanse psycholoog David McClelland (1917-1998) deed veel onderzoek naar de behoeften van mensen om goed te presteren. Hij heeft het zichtbare en onzichtbare proces beeldend gemaakt met zijn IJsbergmodel (1961), je hebt het vast al eens voorbij zien komen.

Zijn ijsberg laat zien dat we slechts een topje van iemands gedrag kunnen zien, datgene wat boven water gebeurt. Het veel grotere gedeelte dat onzichtbaar onder water ligt heeft echter grote beïnvloed op het zichtbare gedrag. De motivatie om in ‘beweging’ te komen, ligt dus in het onzichtbare gedeelte. Wil je iemand werkelijk in beweging krijgen, dan is het zinvol om te weten vanuit welke overtuigingen en waarden iemand nu níet mee beweegt, om zo met elkaar het gesprek aan te gaan, wat er nodig is om wél mee te bewegen.

Wat heb je hieraan?

Even terug naar die ene collega. Als je alles al hebt geprobeerd zonder resultaat, dan is het tijd voor een goed gesprek ‘onder water’. Hoewel het vaak als een spannend gesprek wordt ervaren, wordt het tevens ervaren als een verhelderend en effectief gesprek. Een gelijkwaardig gesprek waarin respect en begrip voor elkaar groeit en beweging komt in een effectievere samenwerking.

Doorvragen onder de waterlijn

Er hoeft er maar één het initiatief te nemen. Als jijzelf het initiatief neemt voor dit gesprek, helpt het om ook als eerste open kaart te spelen. Hieronder vind je een suggestie voor de opbouw van dit gesprek. Hoe beter jullie relatie is, des te vloeiender zal het gesprek verlopen en maakt de volgorde van de vragen niet meer uit.

Wanneer er echter bij beiden veel emotie zit, is het van belang dat je feiten en interpretaties zoveel mogelijk scheidt. Begin met de feiten en houd het zo dicht mogelijk bij jezelf. Spreken in de Ik-vorm helpt daarbij. Gebruik één (hooguit twee) recent voorbeeld en haal geen oude koeien uit de sloot. Heb je geen vertrouwen in een goede afloop, dan kan een gespreksleider uitkomst bieden. Iemand die onpartijdig helpt bij het doorvragen en ruimte geeft aan beide verhalen.

Van opvattingen naar duidelijke afspraken

Meer begrip voor elkaars waarden en opvattingen zorgt dus voor een betere werkrelatie en bereidheid om naar elkaar toe te bewegen. Het zorgt er ook voor, dat je meer open staat voor de zienswijze van de ander, waardoor jullie gemakkelijker tot een gezamenlijke oplossing komen. Reden genoeg om het gesprek naar een dieper level te brengen.

Vind je het lastig om een begin te maken? Dan kunnen de volgende vijf stappen het gesprek op gang brengen.

Aanspreken op gedrag in 5 stappen

1. Benoem het zichtbare gedrag boven de waterlijn
   ‘Ik heb afgelopen week drie keer overgewerkt om alle taken af te krijgen. Je hebt mij de afgelopen week niet gevraagd of je mij met taken kan helpen.’
2. Geef de ander ruimte en vraag of hij/zij zich hierin herkent. Wacht op antwoord!
   Mogelijk antwoord: ‘Tja, dat heb ik wel gezien, maar je hebt ook niets tegen mij gezegd, behalve dat je druk bent.’
3. Benoem wat er onder water gebeurt – het effect op jou of de omgeving.
   ‘Ja, dat klopt. Het is mijn gewoonte om ongevraagd iemand bij te springen en had dit ook van jou verwacht. Ik vond het erg vervelend dat dit niet gebeurde. Het voelde alsof ik er helemaal alleen voor stond.’
4. Geef de ander ruimte en vraag of hij/zij zich dat kan voorstellen. Wacht op antwoord!
   Ga niet in discussie over wie gelijk heeft. Jullie hebben allebei gelijk vanuit jullie eigen waarden en opvattingen. Vraag eventueel naar zijn/haar opvattingen en redenen onder de waterlijn. Mogelijk antwoord: ‘Dat wist ik niet. Ik dacht dat je het allemaal wel onder controle had, omdat je niets aan mij vroeg. Ik houd zelf er niet van om iemand ongevraagd te storen.’
5. Doe of vraag om een suggestie voor verbetering, waarin de waarden van jullie beiden tot hun recht komen.
   Plan eventueel direct een overleg in om de nieuwe afspraak te evalueren.
   Mogelijk antwoord: ‘Tja, hier verschillen we dan van opvatting. Ik vind het juist helemaal niet erg als je mij ongevraagd stoort. Dat mag je in vervolg best doen, vooral als je ziet dat ik zo aan het hollen ben. Helpt het als ik jou daarentegen eerder om hulp vraag, als ik het te druk heb? Is dat iets wat ook voor jou werkt?’

En toch, ook zichtbaar gedrag verraadt veel…

Wist je overigens dat zichtbaar gedrag veel verraadt over onze onzichtbare motieven? In mijn volgende blog neem ik je mee in het gedachtegoed van enkele psychologen en hoe je dat praktisch kan toepassen op de werkvloer. Handig bijvoorbeeld om te weten hoe je jouw managers een stap voor kan zijn!

Lees ook het blog: Hoe krijg je een ‘klik’ met je collega’s van het secretariaat?

Beter samenwerken op het secretariaat?

Dit blog is geschreven door Sabina Brammer, docent van de cursus Teamcoach op het secretariaat. In deze cursus wordt ingegaan op bovenstaande problematiek. Je krijgt inzicht in jezelf en de ander om effectief samen te werken.

Lees meer over deze cursus