blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Als assistent spendeer je dagelijks uren in Outlook. Je hebt zo je vaste werkwijze, want dat werkt prima – toch? Maar wat als er slimme Outlook tips zijn die je nog niet kent, waarmee je direct tijd bespaart? In deze blog ontdek je praktische tips waarmee je efficiënter werkt, minder afleiding ervaart en meer grip krijgt op je inbox.
Autocorrectie: laat Outlook het werk doen
Merk je dat je vaak woorden als privé, patiënt of financiën zonder leestekens typt? Outlook kan dit automatisch corrigeren met autocorrectie, zodat je nooit meer handmatig accenten hoeft toe te voegen.
Zo stel je het in:
- Typ een woord zonder leesteken, bijvoorbeeld prive. Outlook markeert het met een rode streep.
- Klik met de rechtermuisknop op het woord en kies het correcte voorstel.
- Selecteer Toevoegen aan autocorrectie, en Outlook past het voortaan automatisch aan!
Maar er is meer! Je kunt AutoCorrectie ook inzetten voor veelgebruikte zinnen en afkortingen. Stel bijvoorbeeld in dat wzt automatisch verandert in ‘Wij zien uw reactie met interesse tegemoet’, of dat DB wordt vervangen door ‘s-Hertogenbosch. Zo typ je sneller en voorkom je herhalend werk.
Houd controle over je inbox en vermijd afleiding
Een overvolle inbox kan behoorlijk overweldigend zijn. Met deze slimme aanpak houd je het overzicht en bespaar je tijd:
- Check je e-mail op vaste momenten. Laat Outlook niet de hele dag openstaan. Iedere nieuwe e-mail trekt je aandacht weg van belangrijk werk. Bepaal vaste momenten, bijvoorbeeld elk uur of om de twee uur, om je inbox bij te werken.
- Gebruik Favorieten voor belangrijke mappen. Klik met de rechtermuisknop op een map en voeg deze toe aan Favorieten. Zo hoef je niet steeds te zoeken en heb je direct overzicht.
- Schakel meldingen uit. Die constante pop-ups zorgen voor afleiding. Ga naar Bestand > Opties > E-mail en vink alle meldingen uit. Zo kun je je beter concentreren op je werk.
Meer ruimte op je scherm? Minimaliseer je mappenvenster
Werk je op een laptop of in een vergadering? Dan kan je scherm al snel vol raken. Maak optimaal gebruik van je werkruimte door het mappenvenster te verbergen. Klik op het pijltje naar links en je houdt meer ruimte over voor je e-mails. Zo werk je rustiger en zonder onnodige afleiding.
Stop met mail vlaggen, start met taken
Veel mensen vlaggen e-mails om ze later terug te vinden, maar raken alsnog het overzicht kwijt. Een slimmere methode? Microsoft To Do! Zo werkt het:
- Sleep een e-mail direct naar Microsoft To Do en maak er een taak van.
- Geef de taak een deadline en stel prioriteiten in, zodat je precies weet wat je wanneer moet doen.
- Werk doelgericht, zonder telkens door je inbox te scrollen.
Met deze aanpak werk je echt proactief en voorkom je dat belangrijke taken ondergesneeuwd raken.
Wil jij ook slimmer werken met Outlook?
Wil je het maximale uit Outlook halen en leren hoe je efficiënter werkt met functies zoals regels, snelle stappen en geavanceerd agendabeheer? Volg dan de cursus Slimmer werken met Outlook van SMI. Tijdens deze training leer je niet alleen hoe je je e-mailbeheer optimaliseert, maar ontdek je op dag twee ook hoe je Copilot, de AI-assistent van Microsoft, inzet om nóg productiever te werkenSchrijf je vandaag nog in en ontdek hoe je tijd bespaart met Outlook! Met deze slimme Outlook-tips werk je niet alleen sneller, maar vooral slimmer. En dát levert je elke dag tijd op! De cursus is ook volledig op maat samen met jouw team te volgen tijdens een Incompany-traject.
Klik hier voor meer informatie
