blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Door: Sabina Brammer
“Het is zo ongelooflijk druk dat op een gegeven moment alles prioriteit heeft en dat je ook de hele tijd met je agenda aan het schuiven bent om te zorgen dat je dingen af kunt werken.”
Delegeren
Ja, dat is een lastige hè. En de meest bekende vraag is; “Ben je al aan het delegeren?” Zorg er in deze tijden voor dat je altijd een collega hebt aan wie je de simpele klussen kan delegeren én een college aan wie je de complexe klussen kan delegeren. Spreek dit in rustige tijden met elkaar af, wie voor wie een soort achtervang is. Daar heb je in drukke tijden weer plezier van.
Overleg met jouw leidinggevende
Als deze collega”s op hetzelfde moment ook vol zitten, dan is er een simpele oplossing: ga in onderhandeling met jouw leidinggevende over welke taken wel en welke niet door jou de komende maand uitgevoerd kunnen worden. Eventueel kan je afspraken maken over tijdelijke overuren. Maak hier concrete afspraken over, een soort projectje met een begin en een eind.
Maak keuzes
Persoonlijk geloof ik niet zo in strakkere planningen om nog meer werk te verzetten. Vooral als je het type bent van aanpakken en niet stilzitten. In de praktijk is er altijd meer werk, dan beschikbare uren. Als het niet past, moet er iets uit. De vraag is dan, aan wie je het slechte nieuws gaat vertellen en of je de reacties kan verduren.
Altijd teveel werk? Stel doelen op!
Overkomt het je keer op keer, dat je te veel werk op jouw bordje hebt? Stel jezelf dan de reflectievraag: wat zorgt er bij mij voor, dat ik het steeds zo ver laat komen? Welke zorg heb je voor deze taken? Iedereen heeft zo z”n eigen zorg. Deze zorg komt ons vaak van pas en soms zit het ons in de weg. Als het in de weg zit, is de zorg vaak te groot en wordt het een valkuil; te zorgvuldig willen zijn, te dienstbaar willen zijn, alles leuk vinden, overal aan mee willen doen, te kritisch zijn, te perfect willen zijn etc.
Stel jij vindt het belangrijk om alles tot in de puntjes aan te leveren. Dat is op zichzelf een mooie eigenschap. Echter in tijden van drukte zit het je flink in de weg. Perfectie kost namelijk tijd en energie. Het kan dan helpen om met jezelf af te spreken om het de komende week allemaal wat minder perfect te doen. Het lastige is, dat “minder perfect” vaak niet concreet genoeg is, om het ook daadwerkelijk tot uitvoering te brengen.
Wat werkt dan wel? Actiegerichte doelen, zoals jouw voorbereidingstijd voor bepaalde klussen deze week halveren. Dat scheelt weer tijd. En de komende week ga ik werken voor een 90% resultaat i.p.v. 120% resultaat. Dit kan je aan jouw collega”s mededelen en benoemen waarmee het te maken heeft. Als perfectie jou in de weg staat, dan zal een collega jouw 90%-resultaat, naar verwachting, al heel prima vinden.
Psychologisch werkt het niet als we dit alleen met onszelf afspreken. De kracht ligt juist in het benoemen en het delen van jouw voornemen én het te beperken voor een bepaalde tijd.
Op naar minder werkdruk! Succes!
Aan de slag?
Wil jij aan de slag met dit onderwerp én nog veel beter worden in andere aspecten van jouw vak? Maak dan de volgende stap in jouw ontwikkeling als secretaresse of management assistente met onderstaande opleidingen:
- Door de cursus Manage je Manager krijg je meer inzicht in jezelf en in jouw manager. Hiermee stem je de communicatie beter op elkaar af en weet je hoe je je manager op een juiste wijze benadert. Je overtuigt op krachtige wijze en krijgt meer voor elkaar. Uiteindelijk vergroot jij je bijdrage in gesprekken en adviezen.
- Stuur jij het secretariaat aan? En wil je de secretaresses coachen, motiveren en inspireren, om zodoende het beste eruit te halen voor zowel het team als de organisatie? Doortastend zijn, overzicht houden, beslissingen nemen en ingrijpen of complimenteren? Met de opleiding Teamleider Secretariaat vergroot je jouw kennis en inzichten. Word een gedegen gesprekspartner voor het secretariaat én management.
- Met de jaaropleiding Senior Management Assistent voorzie je jouw manager van goed advies en sta je steviger in je schoenen. Je leert vaardigheden waarbij je breder leert kijken en werken. De opleiding gaat nÓg een stap verder: je maakt een gigantische stap in je persoonlijke ontwikkeling. Je leert veel over jezelf en krijgt meer inzicht in je eigen kunnen. Je ontwikkelt een stabielere persoonlijkheid en je zet jouw eigen gedrag bewust in om anderen te beïnvloeden. En nog veel meer!
