blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
De manier waarop mensen informatie tot zich nemen verandert. Dat komt doordat we overspoeld worden met mail en met informatie op internet, via WhatsApp en via andere toepassingen. Daarom is het belangrijk dat je als secretaresse jouw schriftelijke communicatie daarop aan aanpast. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan, daarom volgen hier tips om die heldere en duidelijke communicatie goed toe te passen.
Val met de deur in huis
Begin je bericht gelijk met de kern van wat je wilt zeggen. Val dus met de deur in huis. Vroeger leerden we dat we berichten eerst moesten inleiden, maar door de digitalisering werkt dat juist niet meer. Veel communicatie gaat via een beeldscherm, en vele onderzoeken hebben uitgewezen dat lezers dan alleen het begin van de tekst lezen. Daarom gelijk to-the-point komen. Het mooie is dat dit ook heel goed werkt bij “ouderwetse” brieven en mailings.
W”s en de H
Dat met de kern beginnen doe je het beste door in de eerste regels van je tekst een paar van de W”s en H te beantwoorden:
- Wie
- Wat
- Waar
- Waarom
- Wanneer
- Hoe
Bijvoorbeeld:
Beste collega”s,
Volgende week donderdag kun je van 17.00 tot 21.00 (wanneer) niet inloggen in het systeem (wat). Onze ICT-collega”s (wie) voeren dan groot onderhoud uit , om te zorgen dat onze systemen nog beter gaan functioneren (waarom).
Na 21.00 uur is inloggen weer mogelijk.
Namens de ICT-collega”s alvast excuses voor de eventuele overlast.
Hartelijke groet,
De directiesecretaresse
Doelgroep
Door met de kern te beginnen, is je boodschap meteen duidelijk. Denk daarom wel goed na over wat je boodschap precies is, en voor wie die bedoeld is. Niets is zo vervelend dan een bericht krijgen waar je als ontvanger helemaal niets mee kunt, omdat je de doelgroep niet bent.
Wil je groeien in een aantal vaardigheden?
Het is belangrijk dat je op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen op het gebied van o.a. management, notuleren, samenwerken maar ook psychologie om anderen en jezelf beter te leren kennen. Een opleiding speciaal voor secretaresses helpt je jouw kwaliteiten verder te ontwikkelen.
Secretary Management Institute is sinds 1995 het opleidingsinstituut voor de ervaren secretaresse, met jaarlijks ruim 50 secretaresse opleidingen, cursussen en congressen op het gebied van o.a. management, vakinhoud en persoonlijke vaardigheden. Een groot deel is op HBO niveau, zodat je een stap kunt zetten in jouw persoonlijke groei.
