Hét blog voor de ervaren assistant

Leuk, een bedrijfsevenement organiseren!

Bij de organisatie van een bedrijfsevenement komt veel kijken. Sommigen zullen er veel ervaring mee hebben, anderen zullen slechts een enkele keer zo”n evenement in opdracht moeten organiseren.

Een bedrijfsevenement wordt vaak gebruikt om één of meerdere doelgroepen, binnen en/of buiten het bedrijf, te bereiken. Het evenement op zich is dus geen doel, het is een serieus communicatiemiddel. Daarom is het zaak om het goed aan te pakken.

Vrijwel iedereen vindt het leuk om te doen. Of juist niet? Om te zorgen dat de organisatie een feestje blijft, is het goed om er gestructureerd aan te beginnen. Aan de slag dus maar!

Starten met organiseren: hoe lang van tevoren?
Hoeveel voorbereidingstijd nodig is, hangt natuurlijk sterk af van de complexiteit van het evenement en de ervaring van de organisatoren. Als vuistregel geldt:

  • Grote bijeenkomsten: 6 maanden tot 1 jaar
  • Kleinere evenementen: 3 tot 6 maanden

Organisatievormen
In de praktijk zijn er twee situaties:

  • Je organiseert een bedrijfsevenement alleen
  • Je organiseert het evenement met anderen samen

Je organiseert een bedrijfsevenement alleen
Het organiseren van een evenement kost altijd meer tijd dan je denkt. Bovendien gebeuren er onvoorziene dingen die je planning in de war gooien, zoals bijvoorbeeld:

  • Het lukt niet een geschikte locatie te vinden, zodat veel tijd gaat zitten in het zoeken
  • De locatie van je keuze blijkt bij nadere inspectie niet aan je verwachtingen te voldoen
  • Er melden zich veel meer of juist minder gasten aan dan verwacht
  • Leveranciers houden zich niet aan de afspraken

Het is dus belangrijk voldoende tijd vrij te maken voor de organisatie van het evenement. Het komt helaas weinig voor dat extra tijd in het takenpakket van de evenementorganisator wordt vrijgemaakt.

Je organiseert het evenement met anderen samen
Organiseer je het evenement samen met anderen, dan is het zaak zo snel mogelijk met alle partijen rond de tafel te gaan zitten. Uit de (grote) kring van betrokkenen stel je een compacte, slagvaardige kerngroep samen. Deze groep richt zich op de feitelijke organisatie. De groep daar rondom kan vervolgens, op verzoek van de kerngroep, op ad-hoc basis taken uitvoeren.

Je begint met gezamenlijk een actieplan op te stellen. Daarin besluit je met elkaar over:

  • Een grove tijdsplanning
  • Een stappenplan
  • De taakverdeling per persoon
  • Een vergaderschema

Dan is het tijd om samen de doelen en de doelgroepen vast te stellen. Dat is niet altijd eenvoudig en vergt wellicht overleg met beslissers. Door samen met de beslissers goed na te denken en doelen te stellen, neem je hen ook mee in het denkproces. Ook belangrijk: zorg dat in dit prille stadium het beschikbare budget duidelijk is, zodat jullie doelgericht aan de slag kunnen.Brainstormen
Het meest uitdagende moment van het proces is de creatieve invulling. In een brainstorm waarin iedereen zijn/haar visie mag geven, wordt de richting al snel duidelijk. Dan is het tijd voor de invulling en uitwerking van het plan.Voorbereidingsfase
In de voorbereidingsfase komen de organisatoren regelmatig samen om de voortgang te controleren.
In deze vergaderingen worden:

  • de stappen uit de afgelopen periode doorgesproken
  • het actieplan voor de komende periode besproken

Aan de hand van notulen en een lijst met actiepunten kan de voortgang nauwkeurig gecontroleerd en vastgelegd worden. Houd de vergadering kort en to the point. Het onderwerp leent zich voor gezellige afzwaaiers, maar in de praktijk leiden deze vaak tot onzorgvuldigheid en nalatigheid. Raadpleeg regelmatig het plan en stel dat bij als het nodig blijkt.Checklist
Een afgeleide van het actieplan is een checklist, waarmee je de voortgang van het project in de gaten kunt houden. Zeker bij een langdurige voorbereidingsperiode met vele betrokkenen, is de checklist de rode draad voor de organisatoren. Naarmate de organisatie vordert, zal de checklist steeds gedetailleerder worden, met als uiteindelijke resultaat een vast draaiboek.

Bron: www.pienenevelien.nl
Op deze website vind je handige informatie en checklists om een bedrijfsevenement te organiseren.


Zelf een evenement organiseren?
Volg dan de cursus Succesvol organiseren van evenementen. Tijdens deze 3-daagse cursus komen alle aspecten aan bod waardoor je het maximale rendement uit het evenement haalt. Nicoline van Straten, één van de inititiefnemers van Pien en Evelien, verzorgt de cursus.

Je weet wat je doelgroep wil en hoe je dit in een evenement opneemt. Hierdoor organiseer je evenementen waar nog lang over wordt gesproken. Doordat je een goed overzicht hebt over alle aspecten van het evenement kost de organisatie minder tijd en energie!

Bekijk deze cursus

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Hoe creëer je overzicht met Lean Six Sigma?

Als secretaresse ben je een spin in het web. Dat betekent dat je met veel …