Hét blog voor de ervaren assistant

Notuleren voor managers

Voldoen de vergaderverslagen aan uw eisen? Uw verwachtingen en ideeën door een ander op papier laten zetten valt niet altijd mee. Misschien kunt u uw secretaresse de suggestie doen een training te volgen zodat de verslagen op het niveau zijn dat u wenst, kijk eens bij Notuleren & verslaglegging op strategisch niveau”

Notuleren is een vak apart
Het ziet er zo gemakkelijk uit…. uw secretaresse zit tijdens een vergadering achter haar laptop, iPad of schrijfblok, en na enige tijd ontvangt u een verslag. Maar schijn bedriegt. Het is niet zo makkelijk als het lijkt. Wellicht ziet u dit terug in de verslagen die u ontvangt. Voldoen deze wel aan de eisen die u stelt? Hebben de verslagen het juiste niveau? Is uw secretaresse (te) veel tijd kwijt met het uitwerken van haar aantekeningen? Bent u veel tijd kwijt met het aanbrengen van correcties?

U bent de expert
In veel gevallen bent u beter inhoudelijk op de hoogte van zaken die tijdens een vergadering aan de orde komen dan uw secretaresse. Dat is ook logisch, ieder zijn vak. Maar uw secretaresse is wel degene die er een goedlopend en correct verslag van moet maken, op het juiste niveau. En daar komt het nodige bij kijken. Er wordt dan ook nogal wat van haar gevraagd:

  • Zij beschikt vaak niet over de specialistische kennis van u en uw medevergaderaars maar moet deze wel in een verslag verwerken.
  • Zij moet voldoende inzicht hebben in vergaderstructuren en vergaderdoelen.
  • Zij is degene die de kern moet halen uit ingewikkelde discussies waarbij iedereen door elkaar praat.
  • Zij is in veel gevallen de steunpilaar voor de voorzitter om ervoor te zorgen dat de vergadering zo gestructureerd mogelijk verloopt.
  • Zij is degene die de juiste informatie moet filteren om in het verslag op te nemen.
  • Zij moet ervoor zorgen dat het verslag een kwalitatief hoogwaardig niveau heeft.

Vindt uw secretaresse het notuleren van uw vergaderingen, ondanks haar ervaring, een lastige klus? Dan is er voor haar de training Notuleren & verslaglegging op strategisch niveau.

Daarbij krijgt zij tips over :

  • de voorbereiding op een strategische vergadering
  • het herkennen van de vergaderstructuur
  • diverse vergaderdoelen die gehanteerd worden
  • het herkennen van de belangrijkste punten uit een complexe discussie
  • een optimale samenwerking met de voorzitter
  • haar rol tijdens vergaderingen van de top van een organisatie

Na deze training is zij beter in staat om van gecompliceerde vergaderingen een kwalitatief perfect verslag te maken. De verslagen zijn zakelijk en passen bij het niveau binnen uw organisatie. En het kost u minder correctie tijd.

De training “Notuleren & verslaglegging op strategisch niveau” wordt verzorgd door Mary-José ter Heegde. Zij is opgeleid tot directiesecretaresse en inmiddels heeft zij haar eigen bureau CONFIANZ waar notuleren haar expertise is. Zij wordt regelmatig gevraagd om vergaderingen bij bedrijven te notuleren, vaak op het hoogste niveau. Daarnaast verzorgt zij trainingen Notuleren op alle niveaus. De trainingen zijn praktijkgericht en de deelnemers krijgen zoveel mogelijk tips en trucs die Mary-José zelf in haar praktijk toepast.

Over eduard van brakel

Bekijk ook

Lean secretariaat

Lean secretariaat: wat houdt dit in?

Steeds meer ondernemingen streven naar een leane bedrijfsvoering. Er worden productiehallen verbouwd en voorraden opgeruimd en overal wordt gesproken over waardestromen, spaghettidiagrammen, acceptabele kwaliteitsniveaus en dergelijke. Maar hoe staat het met de kantoorfuncties, meer specifiek het secretariaat? Wat betekent lean? Buiten de context van werkorganisaties denk ik, met mijn ...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *