Hét blog voor de ervaren assistant

Home » Organiseren » De secretaresse: onmisbare spin in het web voor projectmanager

De secretaresse: onmisbare spin in het web voor projectmanager

Ik ben al meer dan 10 jaar actief als projectmanager. In een project is het vooral belangrijk dat er resultaten worden geboekt, binnen de gestelde tijd en binnen het gestelde budget.

Spin in het webAls projectmanager mag je in het meest ideale geval jouw eigen projectteam samenstellen. Helaas is het niet altijd het geval, maar als het kan dan is een goede secretaresse altijd mijn eerste keus. Zij kan de spin in het web zijn, die het hele projectteam een stap sneller en een stap efficiënter kan maken. Hieronder vertel ik je waarom.

Wat kan een secretaresse bijdragen?

Een secretaresse is meestal een duizendpoot. Hoe meer ervaring een secretaresse heeft hoe beter ze weet dat bij het organiseren van een bijeenkomst echt veel meer komt kijken dan het reserveren van een vergaderruimte.

En juist het feit dat zij altijd het totaalplaatje voor ogen moet en kan houden, het feit dat zij een echte ‘regelneef’ is, en gewend is om coördinerende taken uit te voeren, maakt haar binnen projecten zo waardevol.

Professionele “achter de broek aanzitter”

Het Project Management Office (PMO) plant, stelt in overleg met de projectleiders en projectmedewerkers plannen bij, verbindt de diverse acties met elkaar en vervult de functie van aanjager. Of, zoals ik het wel eens oneerbiedig zeg, ‘professionele achter de broek aan zitter’. De secretaresse kan de functie van PMO uitoefenen als ze daar ambitie én de juiste opleiding voor heeft.

Zij voorziet de projectmanager van informatie. Vooral als informatie of plannen niet op tijd dreigen opgeleverd te worden, dan is zij voor mij als projectmanager echt onmisbaar, want een deadline missen is binnen een project echt een doodzonde in mijn ogen! Mijn assistente houdt voor mij de deadlines bij en overlegt met mij als ze signalen opvangt dat projecten of delen van projecten niet op tijd af dreigen te zijn.

Assistente van de projectmanager

Tenslotte worden bij projecten veel presentaties, voorlichtingen en bijeenkomsten georganiseerd. De beste projectassistentes nemen dit helemaal van mij over, zij organiseren de bijeenkomst en maken zelfs vaak mijn presentaties.

Vooral als het om multi-projectopdrachten gaat, is het erg belangrijk dat alles klaar is en ik alleen maar binnen hoef te lopen om de presentatie daadwerkelijk te geven. En dan weet je als projectsecretaresse: ‘Zonder mij had dit niet gekund!’. En dat dit waar is, weet ik als projectmanager maar al te goed…

Geschreven door projectmanager en docent Drs. ing. Nicole van Hooy

(Incompany) opleiding projectmanagement

Een goede manier om gezamenlijk de juiste kennis te krijgen over projectmanagement, is om samen een incompany opleiding Projectmanagement voor secretaresses te volgen. Gezamenlijk wordt niet alleen de theorie besproken, ook worden op basis van die theorie meteen werkafspraken gemaakt. En nog veel belangrijker: de vraagstukken die in de praktijk naar voren komen worden meteen geadresseerd!

Incompany training assistantsHierdoor sluit de opleiding veel beter aan op de daadwerkelijke problemen die rondom dat specifieke project en ook in jouw eigen bedrijf spelen. Het wordt dan geen theoretische opleiding, maar juist een opleiding waarbij jouw eigen praktijk en de problemen waar jullie zelf tegen aan lopen leidend worden.

De docent Drs. ing. Nicole van Hooy is een ervaringsdeskundige die ook haar ervaring inzet om de vraagstukken waar je tegenaan loopt in je dagelijkse praktijk mee op te lossen. Op deze manier heb je twee voor de prijs van één: docent én consultant!

De incompany opleiding is geheel op maat te maken. Bekijk hieronder de reguliere opleiding Projectmanagement voor secretaresses, die als voorbeeld dient voor de incompany opleiding.

Bekijk de opleiding Projectmanagement voor de secretaresse

 

Over Secretary

Secretary
Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Creativiteit secretaresse

Hoe plan ik een meeting?

Als je als assistent vaak vergaderlocaties moet zoeken dan weet je hoeveel tijd dit in …

èèn Reactie

  1. Ikzelf werk bij een bedrijf dat cursussen projectmanagement aanbiedt, en vond dit een zeer goed betoog. Ga mijn baas eens vragen of de rol van de secretaresse opgenomen kan worden in de cursus projectmanagement! Hun belang wordt zeker ondergewaardeerd. Go secretaressen 🙂

    Groetjes,
    Karin | http://www.learnit.nl/cursus/wordpress

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *