Word jij vervangen door AI op het werk?

AI is niet gemaakt om mensen te vervangen, maar juist om bepaalde taken efficiënter uit te voeren. Hiermee maakt het je efficiënter en productiever, maar neemt niet je beoordeling, besluitvorming of creativiteit over. Microsoft Copilot is een tool die verandert hoe jij Word, Excel en Outlook gebruikt. Het doel is om werkprocessen te stroomlijnen, efficiëntie te verhogen en prestaties te verbeteren in de hele digitale werkomgeving. Wat is het en hoe gebruik je het?

Wat is Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot is een digitale assistent binnen alle tools van Microsoft, zoals Word, Excel en Outlook. Loopt jouw mailbox snel vol en kom je op kantoor aan met 48 ongelezen e-mails, waardoor je dagelijks veel te land bezig bent met mails beantwoorden? Je bent niet alleen! Mensen spenderen gemiddeld 149 minuten per dag aan het checken van hun werkmail. Dat is ruim een kwart van de werkdag! Microsoft Copilot helpt om minder tijd te spenderen in Outlook, zowel in de mailbox als in de agenda.

De mogelijkheden van Copilot

Copilot kan in Microsoft Outlook:

• Mails samenvatten: Copilot kan e-mails samenvatten, om zo snel belangrijke informatie tot je te nemen uit (ongelezen) e-mails. Je kan ook e-mails van een specifieke afzender samenvatten.
• Schrijfstijl verbeteren: Copilot helpt je om beter te schrijven, bijvoorbeeld om je tekst professioneler of vriendelijker te laten klinken.
• E-mails maken: Als je niet weet hoe je een e-mail moet beginnen, helpt Copilot met een eerste opzet, een snel antwoord of uitnodigingen.
• Inbox ordenen: Als je veel ongelezen mails hebt, brengt Copilot je mailbox op orde, zodat je snel ziet welke e-mails urgent zijn.
• Afspraken maken: een uitnodiging voor een Microsoft Teams meeting staat direct in jouw Outlook-agenda.

Als je Copilot gebruikt, gebruik dan bijvoorbeeld de volgende prompts: “Laat me alle ongelezen mails met een deadline zien.” of “Maak een concept voor een e-mail die naar alle medewerkers gaat voor het kerstfeest op kantoor. Dresscode: foute kersttrui.” De mogelijkheden van Copilot zijn dus erg breed.

Tips voor Copilot

Docent Astrid Vedder van de cursus Slimmer werken met Outlook & M365 deelt drie tips voor het gebruik van de webversie van Outlook en Copilot:

• Geweigerde afspraken kun je, gemarkeerd als “vrij”, laten verschijnen in je agenda. Dit geeft overzicht.
• Berichten “uitstellen”, door ze uit je inbox te verwijderen en aan te geven wanneer je ze weer ontvangt. De e-mail komt dan zelf terug in je inbox. Fijn als je van een lege inbox houdt!
• In de zijbalk van de Edge-browser laat je webpagina’s samenvatten of vergelijken. Als je een koffiezetapparaat zoekt, kan Copilot vergelijkbare apparaten zoeken.

Aan de slag met Copilot

Dus, geen zorgen dat jouw baan verdwijnt. Maar het is wel belangrijk dat je met AI aan de slag gaat om een efficiëntieslag te maken. Wil jij leren werken met Outlook en Microsoft-tools? Meld je dan aan voor de cursus Slimmer werken met Outlook & M365. Vraag de brochure aan voor een overzicht van het hele programma. Wil jij samen met jouw hele team aan de slag met Outlook en M365? Bespreek dan de mogelijkheden van een Incompany-traject!