Reorganiseren is een vies woord!

Heb je net alles lekker op dreef, krijg je van hoger hand de mededeling; we gaan het secretariaat reorganiseren. Met een beetje mazzel had je dit zien aankomen. Én ben je vroegtijdig betrokken geweest in de voorbereidingen van deze reorganisatie, zodat je jouw team in een vroeg stadium hebt kunnen klaarstomen om deze reorganisatie geruisloos te laten verlopen.

De meeste dromen zijn bedrog en zo ook de droom dat jij als teamleider secretariaat in het allervroegste stadium en als vanzelfsprekend wordt gezien als belangrijke, misschien wel, dé belangrijkste factor voor een succesvolle reorganisatie van het secretariaat.

Er zijn gelukkig uitzonderingen, uitzonderlijke directies, die deze succesfactor allang door hebben en met succes inzetten. Voor wie dit nog niet door heeft, kan met weinig inspanningen en een beetje geduld veel resultaten bereiken.

Een ode aan de teamleider

Als teamleider van het secretariaat ben je niet alleen manusje van alles, maar ben je ook de expert op het gebied van de informatiestromen. Misschien niet direct zichtbaar zoals de ICT-afdeling en ook niet altijd met de neus vooraan zoals afdeling verkoop, maar wel als verbindende lijm tussen alle afdelingen, teams en/of professionals van de organisatie.

De trend om meer digitaal te werken heeft op jouw secretariaat direct invloed en ook de succes en verbeter signalen zijn bij het secretariaat het beste zichtbaar en merkbaar. Als teamleider heb je niet alleen de zorg voor jouw eigen team, die zich flexibel moet manoeuvreren tussen alle veranderingen, ook andere afdelingen en teams in de organisaties moeten er stuk voor stuk wennen aan het anders werken.

In tijden van reorganisaties is de teamleider vaak de flexibele regeltante, die alle ballen in de lucht probeert te houden, terwijl ze ondertussen de dromen van het management zo goed mogelijk probeert te vertalen naar praktisch uitvoerbare activiteiten.

Ik spreek hier overigens over de vrouwelijke teamleider, maar natuurlijk bedoelen ik hier ook de mannen die de tact en het lef hebben om de vooral vrouwelijke teams vakkundig bij te staan.

Het secretariaat is niet in beweging te krijgen

Wie het secretariaat een lastige gesprekspartner vindt als het gaat om veranderingen, dient zich beter te verdiepen in deze dienstbare kracht. De “ja maar” reactie en het “ja zeggen en nee doen” hebben namelijk een oorsprong.

In veel reorganisatieprocessen is het secretariaat de laatste die er actief bij wordt betrokken. Vaak is er al iets besloten en wordt het secretariaat gevraagd input te leveren over de Hoe-gaan-jullie-dat-regelen vraag. Ook komt het vaak/niet zelden voor dat op andere afdelingen flink wordt uitgepakt als het gaat om teambuilding. Het secretariaat, bescheiden als ze is, mag de restjes opmaken.

Natuurlijk heeft het secretariaat daarin ook een rol om van zich te laten horen en zich proactief te profileren! Laat dat nou net iets zijn wat haaks staat op hun grootste kwaliteit; dienstbaar de “stille” kracht zijn. Dat is nu precies de reden waarom secretaresses en managers samen een sterk team vormen.

Teamleider secretariaat als adviseur

Een schone taak voor de teamleider secretariaat om ervoor te zorgen dat het secretariaat uit deze underdog positie wordt gehaald. Die de meerwaarde kenbaar maakt en ook met de neus vooraan durft te staan bij strategische besprekingen. Zij kan met tact en geduld haar team voorbereiden op wat er komen gaat. Met een coachende stijl aansluiten op de behoeften van haar team, zodat zij vanuit hun dienstbare kracht een bijdrage kunne leveren aan het stroomlijnen van de praktische reorganisaties op de werkvloer.

Op die manier zal na de beslissing de Hoe- vraag meer als vanzelf worden uitgevoerd, omdat zij hebben kunnen meedenken in de Waarom vraag. En dat niet alleen, het team kan zich er tijdig op voorbereiden in alle rust en veiligheid, de teamleider kan eventueel jong talent aantrekken en trouwe rotten in het vak een mentorfunctie geven.

De kritische “ja-maar-er” is dan een actieve meedenker over hoe het beter kan. Er is meer veiligheid en ruimte voor de dialoog, waardoor ja zeggen en nee doen niet meer nodig is.

Het is dan ook niet meer dan logisch dat de teamleider Secretariaat als volwaardig management lid deel neemt aan de strategie besprekingen van de organisatie. Ik hoop dat die droom in iedere organisatie werkelijkheid wordt.

---

Jouw rol als teamleider versterken?

Ga zelf aan de slag met één van deze praktische opleidingen! Dit blog is geschreven door Sabina Brammer, docent van de 5-daagse opleidingen op HBO niveau Teamleider secretariaat en Senior Teamleider. Bekijk de verschillen tussen deze opleidingen:

Opleiding Teamleider Secretariaat	Opleiding Senior Teamleider
Optimaal schakelen tussen secretariaat en management	Strategisch leiderschap en leiding geven aan het secretariaat van de toekomst
Doelen van het team staan centraal	Doelen van de organisatie staan centraal
Invloed op gedrag van mijn teamleden	Invloed op de gekozen/te ontwikkelen strategie van de organisatie
Coachen op vaardigheden en overtuigingen	Coachen op identiteitsniveau
Ontwikkeling van de leidinggevende stijlen (vooral coaching en gespreksvoering)	Vergroten van de helicopterview en organisatiesensitiviteit en ontwikkeling van analytische en strategische vaardigheden.

Opleiding Teamleider Secretariaat Opleiding Senior Teamleider