blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Wat is projectmanagement?
Er zijn verschillende definities te vinden die in grote lijnen overeenkomen. De weg naar een succesvol project is afhankelijk van diverse omstandigheden. Er is voor de secretaresse een uitdagende rol weggelegd om hierin te participeren. Kijk maar eens naar de volgende twee definities:
- Een project is een tijdelijk samenwerkingsverband van een aantal mensen. Deze mensen zijn afkomstig uit verschillende vakgebieden en dienen een vooraf gesteld doel te bereiken binnen een vastgestelde tijd en met een vastgesteld budget.
- Met een groep mensen op een van tevoren vastgesteld tijdstip binnen een bepaald budget met een overeengekomen kwaliteitsniveau tot een product of dienst komen, dat aan het begin duidelijk gedefinieerd en afgesproken is met de opdrachtgever.
Eerst een gezamenlijk conflict en dan pas een goede samenwerking?
Ja, dat lees je goed! Het moet niet gekker worden om eerst conflict hebben en dan goed samenwerken.
En toch zit er een kern van waarheid in, door samen door een conflict heen te gaan weet je wel precies wat je aan elkaar hebt en wat voor vlees je in de kuip hebt. Bruce W. Tuckman is iemand die dit onderschrijft en een belangrijke invloed heeft gehad met zijn model in groepsdynamieken. Hij publiceerde dat model in een artikel, dit model is nog steeds invloedrijk in de theorie van groepsontwikkeling.
Het model geeft inzicht in de ontwikkeling van teams in de tijd. Om uit te groeien tot een optimaal functionerende groep is het doorlopen van alle fasen in vaste volgorde noodzakelijk. Dit betekent volgens hem dat een team nooit goed zal presteren zolang ze geen gezamenlijke conflicten hebben doorgemaakt en geen gedragsnormen hebben vastgesteld.
De fasen in en project van sociaal-emotioneel naar taakgericht
Tuckman onderscheidt 5 fasen of stadia in de ontwikkeling van teams. Deze stadia worden niet altijd strikt na elkaar doorlopen. Sterker nog, veel teams blijven halverwege steken. Ze ontwikkelen dan gedragsregels en afspraken die contraproductief zijn.
In de beginfasen hebben sociaal-emotionele taken de overhand, in de laatste fasen de meer taakgerichte taken. Uiteenzetting van de fasen van Tuckman:
- Fase 1: Vorm fase
- Fase 2: Storm fase
- Fase 3: Norm fase
- Fase 4: Prestatie fase
- Fase 5: Afscheid fase
Checklist analyse en bepaling ontwikkelingsstadium van een groep
Deze checklist geeft zicht in welke fase de groep van een project zich bevindt. Voor de secretaresse of de project assistent is dit belangrijk om te weten en met de projectleider over te praten. Omdat je hiermee veel sneller stappen kunt maken in een project.
Bron: groepsdynamiek.nl
Geschreven door Monique Spek, trainer bij Secretary Management Institute voor de opleiding Projectmanagement voor de secretaresse.
Meer weten over projectmanagement?
Secretary Management Institute organiseert diverse projectmanagement opleidingen om te leren hoe je projecten op professionele wijze coÖrdineert. Hoe zet je tijd en middelen effectief in? Hoe zorg je dat alles volgens planning verloopt en dat je goed met het hele team communiceert? Hoe behoud je overzicht en structuur? Je leert al deze noodzakelijke vaardigheden!
