blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Marianne A.W. Steenkamp – directiesecretaresse op de afdeling Financieel Economische Zaken van het UWV – heeft de jaaropleiding Management Assistent Master gevolgd. Onderdeel van deze opleiding is het schrijven van een waardevolle scriptie: haar persoonlijk leertraject voor de toekomst.
Ze schreef deze scriptie niet alleen voor zichzelf: juíst voor haar collega’s. Wij vinden het voorwoord van haar scriptie zo inspirerend voor het dagelijkse werk en de moeilijke tijden waar vrijwel iedere organisatie mee te kampen heeft, dat we het met jullie willen delen. Met goedkeuring van Marianne natuurlijk…
Volgens Marianne’s eigen zeggen, heeft ze deze scriptie geschreven ‘om ieder te inspireren de moed op te pakken om eens naar het eigen gedrag te kijken en te laten zien dat ook jij, in welke functie dan ook, er toe doet.’ De resultaat is dat ze velen binnen haar organisatie tot nadenken heeft gezet. Lees hieronder het voorwoord van haar scriptie: Op zoek naar het Trimvlak: welk roer moet er om als je de onderstroomcommunicatie van richting wilt veranderen?
Voorwoord ‘Op zoek naar het Trimvlak’
Als dochter van een kapitein was ik als klein meisje al gefascineerd door techniek. De lagere schoolvakanties werden aan boord van een Drijvende Bok doorgebracht. Mijn vader vulde zijn wachtdagen aan boord met bijvoorbeeld het onderhoud en hierbij mochten mijn broertje en ik helpen. Mijn vuilde handen staken uit de opgerolde mouwen van mijn overall. De immense kracht van de motor en de functionaliteit van elk trimvlak trok mijn aandacht. Een trimvlak is een klein roer dat het grote roer aanstuurt dat op zijn beurt, weer een heel schip op koers houdt.
Nu, vele jaren later werk ik als directiesecretaresse op de afdeling Financieel Economische Zaken (FEZ) van het Uitvoeringsorgaan Werkgevers Verzekeringen (UWV). De organisatie zou in de storm, die de naam Participatiewet kreeg, afkoersen op 2017. Om deze storm aan te kunnen zou er opnieuw naar de dienstverlening gekeken moeten worden. Kortom het onderhoudsplan, uitgedrukt in de Koersnota 2017, werd ingezet. Onderhoud wat nodig is om de klanten en stakeholders te bieden waar ze recht op hebben, namelijk een stabiel UWV.
Met de kennis uit de Koersnota 2017 kon ik mijn zo voorstellen dat door de werkdruk, die de afdeling onder de veranderingen zou gaan voelen, aan aantal collega’s in deze storm overboord zou vallen. Zouden we wanneer we ons best deden om elkaar te begrijpen en te inspireren niet juist sterker met z’n allen uit deze fase kunnen komen? In de praktijk verbaasde ik mij al met enige regelmaat over woorden die door collega’s niet uitgesproken durfden te worden. Wat zou er gebeuren als zij of de leidinggevende het gedrag c.q. de stijl zou veranderen? Wat is daarvoor nodig?
Keuze van het onderwerp van mijn scriptie werd daarom: welk roer moet er om als je de onderstroom-communicatie van richting wil laten veranderen? Ik heb van dit document geen management rapport willen maken maar een document dat voor al mijn collega’s op de afdeling leesbaar is. Een document om ieder te inspireren de moed op te pakken om eens naar het eigen gedrag te kijken en te laten zien dat ook jij, in welke functie dan ook, er toe doet. Door de onderwerpen heen treft de lezer vraagstellingen aan en zelfs een luisteroefening voor op het werk maar ook voor thuis. Aan alle managers op de afdeling werd door mij een vragenlijst voorgelegd om hen zo beter te leren kennen. Niet alle antwoorden zijn in dit document verwerkt omdat er rekening gehouden is met de privacy van betrokkenen. Waar je ‘hij’ leest, wordt ook ‘zij’ bedoeld.
Eén van de huiswerkopdrachten is in de vorm van een voetnoot weergegeven. De tekst is een persoonlijke beschrijving van een trimvlak, in dit geval mijn rol van Spin in het web bij FEZ. Dit verhaal bleek bij een eerdere publicatie velen tot nadenken te hebben gezet. Inzage in mijn werkrelatie met mijn manager laat zien dat vertrouwen in elkaar het beste in je naar boven haalt. Het mocht daarom niet ontbreken.
Een oproep van de Voorzitter van de Raad van Bestuur om UWV eens anders te zien, gaf mij de inspiratie om de organisatie onderdelen door een andere bril te bekijken. In dit werk heb ik mijn interesses en mijn visie willen vastleggen voor het gekozen onderwerp.
Ik nodig je uit om met mij aan boord te gaan van het passagiersschip UWV. We gaan samen op zoek naar de rol en waarde van de trimvlakgroepen en waarom onderhoud van elk onderdeel bijdraagt aan een behouden vaart.
Beste Marianne,
Na je voorwoord gelezen te hebben ben ik heel erg nieuwsgierig geworden naar je scriptie en zou heel graag de inhoud willen lezen en ervan willen leren wat de mogelijkheden zijn binnen een secretariaat.
Is het heel brutaal als ik zou vragen om deze scriptie te mogen lezen?
Ik hoor graag van je.
vrgr. Monique van de Pavert
Beste Marianne,
Ook in ben benieuwd naar de inhoud van jouw scriptie en zou het graag ontvangen.
Met vriendelijke groet,
Joke de Kraker