blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Je kent het wel, je zit in een meeting en de helft van de aanwezigen is bezig met dat o zo belangrijke sms-je, WhatsAppje of die dringende e-mail. Of men is bezig te reageren op een recent Facebook bericht of net die ultieme Wordfeud score aan het neerleggen.We communiceren wat af vandaag de dag en eigenlijk staat onze smartphone of tablet nooit uit.
Heel irritant
Maar kan dat eigenlijk wel tijdens een meeting? Of dien je je telefoon op stil te zetten? Zodat je echt aandacht hebt voor datgene wat op dat moment de aandacht vraagt. Want wat iedereen ook mag zeggen: mensen kunnen niet multi-tasken. Echt niet.
Twee jaar geleden hield carrièreblad Intermediair een enquête onder zijn lezers. Meer dan de helft van de ondervraagden ergerde zich als anderen tijdens een meeting, lunch of borrel met hun smartphone in de weer waren. Tegelijkertijd gaf 40 procent toe zélf ook schuldig te zijn aan het gedrag.
Het boek Businessetiquette van Roel Wolbrink geeft duidelijkheid aan wat wel en niet kan. Voor degene die de vergadering leidt, of die een presentatie komt geven, ligt ook nog een taak. Stel van tevoren de regels op, dan weet iedereen hoe het werkt. Laat iedereen zijn telefoon uit of op stil zetten, maar las voldoende pauzes in zodat iedereen dringende mailtjes of berichten kan checken.”
WAT KAN WEL EN WAT NIET?
1. Meeting? Zet je telefoon op stil of uit en stop hem in je zak of tas. Je voice-mail functioneert prima als secretaresse en die e-mail wacht wel.
2. Gebruik je je telefoon of iPad om aantekeningen te maken? Meld het voorafgaand aan de meeting, om vervelende blikken te voorkomen.
3. Telefoon of tablet van de zaak? Beveilig hem altijd met een pincode, zodat bij verlies of diefstal geen gevoelige bedrijfsinfo op straat komt te liggen.
4. Lunch of één-op-één afspraak? Wederom: zet je mobiel op stil of uit. Het is onbeschoft continu een gesprek te onderbreken of een mail of sms te lezen. Om jezelf niet onnodig te kwellen leg je het ding dus ook niet op tafel.
5. Heb je sms, mail- of chatverkeer met een zakelijk contact? Hou het dan ook zakelijk. Vermijd jargon of chat afkortingen als “BRB” (“be right back”), “AFK” (“away from keyboard”) en “LOL” (“laughing out loud”). Dat jij een doorgewinterd internetter bent, wil niet zeggen dat je communicatiepartner dat ook is.
6. Moeilijke boodschap? Blijf weg bij sms en chats als WhatsApp. Een gecompliceerde boodschap vereist tenmisnte een telefoongesprek en bij voorkeur zelfs een afspraak. Een e-mail kan eventueel ook, maar je persoonlijke stemgeluid kan een nare mededeling iets verzachten.
7. Zit je in een meeting en gaat je telefoon? NÓÓit opnemen en fluisteren “ik zit in gesprek, ik bel je zo terug”. Daar is niemand bij gebaat: je medevegaderaars niet en de beller ook niet. Wegdrukken en de voice-mail het werk laten doen.
__________________________________________________________________________________
NBC Congrescentrum, www.nbccongrescentrum.nl
Mirjam Haarman-Lampe.
Meer info: MHaarmanLampe@nbccongrescentrum.nl, tel. nr.06 – 8153 7634
