Hoe versterk je jouw organisatiesensitiviteit?

Organisatiesensitiviteit zie je vaak staan in vacatureteksten, maar wat betekent het? Belangrijker nog, hoe ontwikkel je deze competentie als assistant en til je jouw werk ermee naar een hoger niveau? Als assistant ben je de verbinder in de organisatie. Een sterke organisatiesensitiviteit helpt om effectiever te opereren in een omgeving vol conflicterende belangen en verhoudingen. Welke praktische tips helpen jou om deze essentiële vaardigheid verder te versterken?

Wat is organisatiesensitiviteit?

Organisatiesensitiviteit is jouw vermogen om de dynamiek binnen de organisatie te doorgronden. Het gaat niet alleen om formele structuren en hiërarchieën, maar ook de ongeschreven regels en machtsverhoudingen aanvoelen. Je weet dus hoe de hazen lopen, begrijpt welke belangen er spelen, wie de formele én informele beslissers zijn en je hebt gevoel bij de organisatiecultuur. Dit is een waardevolle competentie voor assistants, omdat je hiermee beter inspeelt op de behoeftes van collega’s, leidinggevenden en externe stakeholders. Het stelt je in staat om tactvol te handelen en draagvlak te creëren voor jouw ideeën en projecten.

Waarom is sensitiviteit belangrijk voor assistants?

Als assistant ben je meer dan een organisatorisch talent; je bent de verbindende schakel die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Hiervoor moet je goed inzicht hebben in hoe besluitvorming verloopt en hoe je hier invloed op uitoefent, zelfs zonder formele macht. Organisatiesensitiviteit helpt je op meerdere manieren:

1. Navigeren tussen belangen: elke afdeling heeft eigen prioriteiten en belangen. Als jij aanvoelt wie waarvoor verantwoordelijk is en welke gevoeligheden er zijn, kun je jouw communicatie afstemmen en effectiever samenwerken.
2. Efficiënt steun creëren: een organisatiesensitieve aanpak zorgt ervoor dat je de juiste mensen op het juiste moment betrekt. Of het nu gaat om goedkeuring krijgen voor een nieuw project of collega’s aanmoedigen om deel te nemen aan een initiatief.
3. Voorkomen van valkuilen: besluiten raken soms gevoelige kwesties. Met ontwikkelde organisatiesensitiviteit anticipeer je op mogelijke weerstand en neem je tijdig maatregelen om problemen te voorkomen.

Hoe ontwikkel je organisatiesensitiviteit?

Organisatiesensitiviteit is gelukkig te leren! Hierbij enkele tips om deze waardevolle competentie verder te ontwikkelen:

1. Kijk achter de formele structuur: bestudeer niet alleen het organogram, maar leer ook hoe de informele netwerken werken. Wie zijn de invloedrijke personen, ongeacht hun functieomschrijving? Let bijvoorbeeld op wie er vaak als eerste op de hoogte is van nieuwe ontwikkelingen.
2. Observeer interacties en gedrag: let op de manier waarop collega’s met elkaar omgaan. Wie spreekt met wie tijdens informele momenten, zoals de lunch of de borrel? Dit kan je veel vertellen over de verhoudingen en ongeschreven regels binnen de organisatie.
3. Ontwikkel je sociale vaardigheden: tact, inlevingsvermogen en communicatie zijn essentieel om organisatiesensitief te opereren. Wees je bewust van je toon en aanpak in verschillende situaties. Wat werkt bij de ene persoon, werkt niet altijd bij de ander.
4. Vraag door en wees nieuwsgierig: probeer te begrijpen waarom bepaalde beslissingen worden genomen. Wat zijn de achterliggende belangen en drijfveren van de betrokken partijen? Deze kennis helpt je om de juiste strategie te kiezen als je jouw eigen standpunten communiceert.
5. Werk aan je netwerk: bouw actief relaties op binnen de organisatie. Hoe beter je netwerk, hoe sneller je inzicht krijgt in wat er speelt. Wees niet alleen een informatiebron, maar ook iemand die anderen helpt. Dit versterkt je positie en vergroot je invloed.

Als er bijvoorbeeld een reorganisatie op komst is binnen je organisatie, speel je als assistant een cruciale rol in verwachtingsmanagement en vang je eventuele zorgen op. Door de juiste mensen tijdig te informeren en hen te betrekken bij het proces, creëer je draagvlak en verminder je eventuele weerstand.

Ontdek hoe de hazen lopen in jouw organisatie

Wil jij je organisatiesensitiviteit ontwikkelen, en jezelf daarmee in een sterkere positie manoeuvreren waarbij je écht verschil maakt en jouw ideeën en projecten beter gedragen worden? Meld je dan aan voor de opleiding Senior Business Assistant of de opleiding Bestuurskunde voor de secretaresse van SMI. Wil je persoonlijk opleidingsadvies? Neem dan contact op met Marjan Muller. De opleidingen zijn ook op maat als Incompany-traject te volgen.