Hoe kun je strategisch notuleren met AI?

Strategisch notuleren is een vak apart: je moet scherp zijn om hoofd- van bijzaken te kunnen onderscheiden. Dat maakt een gedegen voorbereiding onmisbaar. Uiteindelijk wil je de essentie van wat gezegd is helder opschrijven, en dat vraagt veel méér dan snel typen.

Voorbereiding als uitgangspunt

Wat staat er op de agenda? Wie zitten er aan tafel? Wat willen ze bereiken? Aan de hand van deze vragen bepaal je welk type verslag het best past: een besluitenlijst, beknopt, uitgebreid of woordelijk verslag. De antwoorden op deze vragen kun je ook achterhalen door de agenda en vergaderdoelen af te stemmen met de voorzitter. Je werkt op die manier samen aan een duidelijk verslag dat onderdeel is van het besluitvormingsproces.

Notuleerkennis als basis voor slim AI-gebruik

Pas als je de fundamenten van notuleren kent, kun je AI slim inzetten en gebruiken als hulpmiddel. Deze kennis is namelijk nodig om:

• De juiste AI-tool te kiezen, deze moet namelijk passen bij het type verslag dat je maakt;
• De juiste prompt te schrijven, omdat je duidelijk moet aangeven wat je als output verwacht, zoals korte, scherpe besluitenlijsten;
• Nuanceverlies te voorkomen, zonder de juiste instructies kan AI bepaalde inhoud overslaan;
• AI in te zetten voor controle op stijl, spelling en consistentie.

Leer strategisch notuleren

Tijdens de cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau starten we met de basis: wat vraagt strategisch notuleren van jou? Hierbij is ruim aandacht voor de basis: het voorbereiden van vergaderingen. Daar kun je AI namelijk prima voor inzetten. We verkennen verschillende tools, van samenvattingsfuncties tot transcriptiesoftware. Samen testen we prompts. Wat werkt wel? Wat niet? Zo ervaar je zelf wat AI kan betekenen voor jouw werk. Je leert keuzes maken in wat je wel en niet noteert. Je ontdekt hoe je met de voorzitter afstemt om tot een professionele vergadercultuur te komen. En je werkt aan een schrijfstijl die past bij het strategisch niveau: actief, zakelijk, helder waar het kan en politiek-sensitief waar het moet. Je leert hoe je AI inzet om sneller te werken én betere notulen te maken. Ook bespreken we in de training hoe je AI-tools integreert in je notuleerproces. Wanneer gebruik je AI? En wanneer juist niet? Want AI is geweldig voor samenvatten en controleren. Maar het is aan jou om te bepalen wat echt belangrijk is. Of om in te schatten wat gevoelig ligt in een organisatie.

Draagvlak creëren voor AI

Zoals eerder benoemd is de samenwerking en afstemming met de voorzitter een must om te kunnen notuleren op strategisch niveau. We besteden tijdens de cursus ook hoe je met de voorzitter bespreekt dat je AI inzet, waardoor je sneller notuleert, maar nog wel steeds zelf keuzes maakt. Die gesprekken zijn essentieel om draagvlak te krijgen.

Leren van elkaar

De deelnemersgroep is bijzonder. In elke training zitten notulisten met twintig tot vijfentwintig jaar ervaring. Zij hebben bakken kennis over inhoud en hun organisatie, maar soms nog weinig ervaring met AI. Daarnaast zijn er deelnemers voor wie strategisch notuleren nieuw is. Zij zijn hongerig naar tips van ervaren collega’s. Die dynamiek zorgt voor uitwisseling van kennis, bijvoorbeeld omdat er mensen zijn die ervaring hebben met Ibabs, of het inzetten van Excel of Teams bij vergaderingen. Zo ontstaat een programma dat altijd actueel is en is afgestemd op de leerwensen van de deelnemers. Een voorbeeld: laatst vroeg een ervaren notulist, wiens verslagen bijna transcripties zijn, hoe je AI gebruikt om complexe discussies terug te brengen tot één duidelijke alinea. Een collega-deelnemer stelde daarop een prompt voor. Samen pasten we die aan. Het resultaat? Een krachtige samenvatting, precies op het benodigde strategisch niveau.

Redigeren is het nieuwe notuleren

Natuurlijk is er aandacht voor de taal van het verslag. Strategische notulen vragen om actieve zinnen, zonder wollige woorden of halve afspraken. Wel om duidelijke besluiten en acties. Met AI controleer je of de zinsbouw en spelling van je verslag juist is, maar jij blijft degene die de nuance aanvoelt en corrigeert waar nodig.

Zet AI in als notuleerassistant

Met deze training leer je hoe AI jouw professionaliteit als notulist versterkt, mits je de basis beheerst. Want strategisch notuleren begint bij weten wat er speelt. En eindigt bij een puntgaaf, zo-beknopt-als-kan verslag. Met AI aan je zijde heb je een eigen assistant, maar jij zit aan de knoppen. Dáár draait het om bij strategisch notuleren. Wil je meer weten over het programma? Vraag dan de brochure aan. De cursus is ook volledig op maat te volgen met jouw team als Incompany-traject.