Hét blog voor de ervaren assistant

Extra uitdagingen bij virtueel notuleren

Vanwege de coronacrisis zijn we massaal thuis gaan werken. Alle vergaderingen zetten we digitaal voort. Dat vraagt om extra (online) vaardigheden van de notulist.

Wat blijft hetzelfde?

  • Een goede voorbereiding. Zorg dat je de inhoud kent, zodat je tijdens de vergadering hoofd- van bijzaken kunt scheiden.
  • Goed luisteren, samenvatten en noteren.
  • Verwerk je aantekeningen snel. Besteed na de vergadering 10 minuten aan het verwerken van je aantekeningen. Streep weg wat overbodig is, schrijf afkortingen voluit en vul aan waar nodig. Verwerk je aantekeningen tot een verslag binnen 2, uiterlijk 3 dagen.

Wat is er anders?

Bovenstaande basis ken je. En al klinkt het makkelijk, in werkelijkheid kan deze basis alleen al een pittige opgave zijn. Nu komt er nog een extra laagje bovenop: je gaat notuleren op afstand. Welke extra vaardigheden vraagt dat van jou als notulist?

1. Focus 2.0

Je bent je vaste plek aan tafel kwijt en ziet nu iedereen tegelijkertijd in beeld. De ene collega praat door de ander heen, terwijl weer een andere collega wat af lijkt te dwalen en met iets anders bezig lijkt te zijn. Doordat je alle deelnemers aan de vergadering in beeld hebt, krijg je nu ook meer mee. Waar je in een ‘normale’ vergadering voornamelijk oog hebt voor degene die aan het woord is, valt nu je oog op alle deelnemers. Genoeg zaken dus om je goed te laten afleiden.

Als notulist bij een online vergadering is het daarom extra van belang dat je je aandacht goed bij de onderwerpen in de vergadering houdt. Concentreer je op de onderwerpen waar het omgaat en breng structuur aan waar nodig. Is een discussie interessant, maar staat het los van het agendapunt? Dan kun je ruimte geven voor deze discussie zonder dit te notuleren. Ook kun je ervoor kiezen om de discussie te beëindigen en te sturen naar het bespreken van het volgende agendapunt.

Kortom, laat van je horen. Blijf alert en breng structuur. Zo begeleid je de voorzitter en zorg je voor een efficiënte vergadering. 

2. Digitaal vaardig

De virtuele vergadering vindt plaats in tools als Zoom, Teams en Skype. Het spreekt voor zich dat je er je voordeel mee doet als je vaardig bent met deze tools. Zorg dat je de programma’s voldoende begrijpt en weet op welke knoppen te drukken. Dan hoef je in ieder geval niet bang te zijn belangrijke informatie te missen, omdat je teveel gefocust bent op het juist besturen van de tool.

Naast deze tool voor virtueel vergaderen, werk je mogelijk nog met andere tools. Bijvoorbeeld om documenten online te delen. Hoogstwaarschijnlijk ben je met deze tool al veel langer bekend. Hoe dat werkt, spreekt dus wel voor zich. Wat wel belangrijk is, om deze tool (Google Drive, Dropbox, etc.) voorafgaand aan de virtuele vergadering te testen in combinatie met de vergadertool. Sla je zaken op in de online vergadertool? Controleer dan goed hoe je dat doet, en waar je deze aangepaste versies terugvindt.

Cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau

Download brochure Notuleren en Verslaglegging

Herken je één of meerdere van de volgende situaties tijdens een vergadering:

  • Wat doe ik met ingewikkelde discussies waar iedereen door elkaar praat?
  • Hoe ga ik om met heel specialistische kennis waar ik niets van begrijp?
  • Hoe stel ik me op als iets me niet duidelijk is, onderbreken of juist niet?
  • Hoe zorg ik ervoor dat ik precies weet wat er straks in mijn notulen moet komen?
  • Hoe ben ik ‘aardig assertief’ en hoe schakel ik subtiel de voorzitter in?

Tijdens deze intensieve 2-daagse cursus worden al je twijfels weggenomen en voel je je weer zeker in (digitale) vergaderingen. Ook werk je je notulen uit tot een optimaal verslag.

Lees meer over de cursus Notuleren & Verslaglegging

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 25 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als privé. In ons uitgebreide aanbod vind je altijd iets dat bij je past!

Bekijk ook

Secretaresse werk

Welke verslagvorm kies ik voor mijn notulen? Handig schema!

Voor menig secretaresse is dit een 'moeten' in plaats van een 'mogen' taak. Hoe komt het nou dat dit soms zo lastig is? We zetten de problemen voor je op een rij: Er zijn eindeloze discussies die inhoudelijk heel diep gaan Deelnemers die lang van stof zijn waarbij je je ...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *