blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Als secretaresse ben jij de spin in het web. Je bent als vraagbaak van alles op de hoogte en als ondersteuner draai jij nergens je hand voor om. Bovendien ben je voor ad hoc klussen altijd bereikbaar en heeft iedereen je altijd NU nodig.
Maar als je zoveel met anderen samenwerkt, hoe doe je dat dan effectief? En hoe werk je effectief samen binnen het secretaresse team?
Met onderstaande drie tips zorg je ervoor dat je nog effectiever samenwerkt, terwijl het team zelf ‘alles onder controle’ houdt.
1. Weet wat je aan elkaar hebt (en leg het vast)
Niets is zo belangrijk als duidelijkheid. Het werkt enorm fijn als helder is wat iedereen kan bijdragen in de samenwerking. Iedere samenwerking is gebaat bij heldere rol- en taakverdeling, daarvoor moet je wel weten wat iedereen kan en wil doen. Zorg dus dat je snel in kaart krijgt wie wat kan doen binnen de organisatie. Zo kun je altijd snel de juiste mensen inschakelen.
Om ook tijdens je afwezigheid zaken vlotjes te laten verlopen kun je hiervoor een lijstje bijhouden. Een handig programma hiervoor is OneNote van Microsoft (heb je Office, dan staat deze al op je computer). Je kunt hier gemakkelijk samen met collega’s in werken, waardoor iedereen expertises kan aanvullen en aanscherpen.
2. Stem af op de ander (houd rekening met voorkeuren)
Als je samenwerkt, houd dan rekening met je eigen voorkeuren en die van de ander. Wanneer je de ander behandelt zoals je zelf behandeld wilt worden, zou je de plank wel eens mis kunnen slaan. Echt effectief werken doe je dus door rekening te houden met de voorkeuren van de ander. Denk hierbij vooral aan de manier van communiceren (kort maar krachtig of uitgebreid) en de manier van beslissingen maken (op basis van relatie, gevoel en de mens of meer op basis van ratio, taak).
Verlies jezelf niet uit het oog, wees flexibel in je communicatie stijl en de manier waarop jij de ander overtuigt van jouw beslissingen. Een tool als Insights Discovery helpt je om zowel inzicht te krijgen in je eigen voorkeuren en nog beter af te stemmen op anderen.
3. Geef structurele feedback (en zorg goed voor je eigen grenzen)
Onderlinge irritaties kunnen verlammend werken. Vaak ontstaan irritaties omdat iemand zijn verantwoordelijkheid niet neemt. De verantwoordelijkheid om actie te ondernemen en de verantwoordelijkheid om hierop iemand aan te spreken ligt altijd bij jezelf. Sta daarom open voor feedback en vraag hier actief om. Je handelt doorgaans vanuit de beste intentie, wellicht heeft een teamlid een andere kijk op zaken en kun je daarvan leren.
Ook kun jij je ergeren aan het gedrag of (het gebrek aan) de resultaatgerichtheid van een ander. Neem jouw eigen verantwoordelijkheid om hier feedback over te geven. Vraag of de ander open staat voor jouw zienswijze en hanteer het 5G feedbackmodel om jouw feedback te geven zonder in conflict te raken.
Blijvend verbeteren
Het gezamenlijk nemen van meer verantwoordelijkheid kost tijd. Je kunt niet van de een op de andere dag verwachten dat het team super-effectief samenwerkt. Effectiever werken is bovendien een voortdurend proces van optimaliseren en het verbeteren van relaties, dat houdt nooit op. Juist het maken van fouten en daarop reflecteren levert inzichten om weer een stap verder te komen. Start met bovenstaande tips en blijf werken aan een effectievere samenwerking.
Geschreven door Maarten Fijnaut | Adviseur, trainer gedragsverandering en innovatiecoach
Incompany training: Effectiever Samenwerken als secretaresse
In de incompany training Effectiever Samenwerken, verzorgd door Maarten Fijnaut, leer je hoe jij bovenstaande punten goed doorvoert binnen jouw team, krijg je concrete handvatten aangereikt om beter af te stemmen op anderen en je gaat hiermee oefenen. Uiteraard ervaar je ook de werking van het geven en ontvangen van feedback op gestructureerde manier. De training helpt je zo om nog beter samen te werken, binnen en buiten jouw team.
