blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Werken wordt steeds digitaler, papieren archieven worden bij veel bedrijven vervangen door digitale archieven. Zijn jullie recentelijk overgestapt naar een digitaal archief en werkt dat al net zo makkelijk als de papieren archieven? Waarschijnlijk niet.
In de praktijk blijkt dat het overstappen naar een digitaal archief meer inhoudt dan alleen documenten scannen en digitaal bewaren. Ook bij digitale archieven draait alles om structuur. Hoe worden officieel getekende documenten digitaal gearchiveerd? Is iedereen op de hoogte van de waarde van de digitale handtekening?
Zorg dus dat je slimmer gaat werken en gebruik maakt van de (digitale) mogelijkheden! We geven je wat tips…
Opschonen en structureren
Digitaal betekent niet dat alles bewaard moet worden. Als je beoordeelt of een document bewaard moet worden, bedenk dan wat je met het papieren document had gedaan. Zou je die hebben weggegooid? Doe dit dan ook met het digitale document.
Loop alle mappen door en bekijk of opgeslagen documenten nog relevant zijn.
Niet relevant? Gooi overbodige of oude documenten weg of zet het (tijdelijk) in een speciale archiefmap om het na een afgesproken periode alsnog weg te gooien. Maak afspraken zodat iedereen op dezelfde wijze documenten beoordeelt zodat bestaande mappen worden opgeschoond.
Mappenstructuur
Kijk naar de huidige mappenstructuur en gebruik logische namen. Zorg voor een eenvoudige structuur die voor iedereen begrijpelijk is. Begin met de hoofdmappen. Gebruik er niet teveel en geef ze namen die voor iedereen herkenbaar zijn. Probeer de mappenstructuur zo plat mogelijk te houden. Hoe meer submappen, hoe lastiger het is om documenten op te slaan en terug te vinden.
Kijk kritisch naar de mappenstructuur. Kunnen mappen weggelaten worden? Haal deze dan weg. Verwijder lege mappen om onnodig openen te voorkomen.
Door met een goede mappenstructuur en duidelijke bestandsnamen te werken gaat minder tijd verloren met het opslaan en zoeken van documenten. Als er structuur zit in bestandsnamen kunnen stukken snel gevonden worden door te zoeken in plaats van mappen te doorzoeken.
Voor het opslaan van e-mail geldt eigenlijk hetzelfde. Kijk eens kritisch naar je mappenstructuur in Outlook en vraag je ook bij mails af wat je met een papieren bericht zou doen. Ingewikkelde mappenstructuren zijn tegenwoordig in je mailbox overbodig omdat de zoekfunctie erg uitgebreid is.
Maak gebruik van de mogelijkheid om bijvoorbeeld op categorieën te zoeken en geef bepaalde mails die binnenkomen een andere kleur om meer overzicht in je inbox te creëren. Bij mij komen cc-mails bijvoorbeeld in blauwe tekst binnen zodat ik meteen zie dat die mails een lagere prioriteit hebben. Je zou belangrijke mails, bijvoorbeeld die van je manager, in rode tekst kunnen laten binnenkomen in je mailbox zodat ze extra opvallen.
Zoals je ziet biedt digitaal werken vele voordelen als je bekend bent met de mogelijkheden van de programma”s waar je mee werkt.
Geschreven door: Vanessa Simons-Kelly, trainer incompany Digitaal Archiveren
Meer weten? (Incompany) cursus Digitaal Archiveren
Je leert in deze 2-daagse cursus Digitaal Archiveren hoe je meer uit het digitale archief haalt en deze op een juiste efficiënte manier gebruikt. De echte winst zit in de afspraken die je met je collega”s maakt gecombineerd met de verborgen mogelijkheden in de programma”s en tools die je dagelijks gebruikt, zoals de voorbeelden hierboven. Het resultaat:
- Je werkt sneller en slimmer en doet de juiste dingen
- Je ontwikkelt een centrale structuur die voor iedereen snel en gemakkelijk toegankelijk is
- Je archiveert op een manier die al snel 20% tijdsbesparing oplevert
- Je bent op de hoogte van de laatste tools zoals o.a. SharePoint
- Je hebt inzicht in papierloos werken met hulpmiddelen zoals OneNote en iPad
Klopt het dat jij en jouw collega”s allemaal grote behoefte hebben aan deze opleiding? Logisch! Een incompany cursus is dan dé oplossing. Wij denken graag met je mee, zodat jullie gezamenlijke leerdoelen gerealiseerd worden.
Lees meer over de incompany mogelijkheden voor de cursus Digitaal Archiveren
