blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Door: Sabina Brammer
Het was tien jaar geleden nog typisch iets voor de commerciële hippe bedrijven… Nu streven ook organisaties zoals gemeentes, zorginstellingen en rechtbanken naar een papierloze werkomgeving. Of het werkelijk allemaal papierloos gaat worden is nog de vraag. Eén ding is wel zeker, de digitale koorts is geen bevlieging. Het wordt alleen maar meer! In Amsterdam staat zelfs de Steve Jobs basisschool, waar programmeren een vast onderdeel is van het lesprogramma.
Een hoop nadelen, of juist niet?
In eerste instantie moest ik er zelf niet zoveel van hebben. Klassikale trainingen verdwijnen naar de elektronische leeromgeving en tijdens een projectoverleg zit iedereen met z’n neus in de laptop of iPad. Waar is het menselijke contact? Ook de beveiliging is voor mij als leek niet te overzien. Een iCloud dat via een onbekende server (in een onbekend land) met jouw computer is verbonden. Wie bewaakt de privacy van mijn gegevens? En belangrijke documenten van de organisatie, zijn die dan nog wel vertrouwelijk op te slaan? Wat als mijn pc crasht of de stroom lange tijd uitvalt, dan zit ik zonder (digitale) agenda en kan ik niet verder met de digitale documenten.
Kortom: serieuze nadelen die ik niet kon overzien. Inmiddels ruim vijf jaar verder ben ik toch overstag, ik wil zoveel mogelijk digitaal!
Digitaal werken is efficiënt!
Als organisatieadviseur en -coach werk ik voor verschillende organisaties en jaarlijks lopen meerdere projecten naast elkaar. Iedere organisatie met haar eigen cultuur en mate van digitale faciliteiten. Ik merkte dat de samenwerking zeer prettig en efficiënt verliep met organisaties die al grote slagen hadden gemaakt in de digitalisering. Er was juist meer tijd voor een persoonlijk praatje, terwijl de vergaderingen en projecten effectiever werden uitgevoerd ten opzichte van de projecten bij organisaties die het bij het oude hielden. Zelfs de trainingen die ik combineer met een interactieve digitale leeromgeving blijken effectiever, zonder dat de menselijke maat verdwijnt, integendeel.
Dat verrastte mij. Hoe meer ik digitaal ging werken, hoe beter georganiseerd ik was. Ik kreeg meer overzicht, was steeds minder tijd kwijt aan emailen en had geen frustraties meer over verkeerde documentversies en volle stickies. Het is nu een sport geworden om zo min mogelijk te e-mailen zonder informatie te missen.
Nog steeds ben ik sceptisch als het gaat om het beschermen van vertrouwelijke informatie. Maar de gebruiksvriendelijkheid is zo groot, dat ik heb besloten mijzelf te gaan verdiepen in de wereld van papierloos werken. Immers, door te doen en te onderzoeken kom ik pas echt te weten of mijn vooroordelen gegrond zijn.
Ook het besef dat de digitale ontwikkelingen in zo’n rap tempo gaan, deed mij besluiten gewoon maar te starten met de aanschaf van een smartphone en tablet. Gaandeweg wegwijs worden en samen met anderen ontdekken hoe ik steeds veiliger kan werken met bijvoorbeeld iclouds. Dat werkt voor mij.
Hoe overleef je de veelheid aan informatie?
Soms voel ik mij een Opel Kadet rijder in een Ferrari. Er is zoveel mogelijk, dat je bijna verzuipt in de informatie. Er is simpelweg te veel; te veel app-aanbieders, te veel bedrijven die het ei van Columbus beloven, te veel ICT-snufjes bedacht door mensen met meer ICT kennis, dan ik.
Tips voor een rustige start. Zo blijf je bij, zonder jezelf te overspoelen met informatie:
- Schaf een smartphone en tablet aan; beter ermee beginnen en niet precies weten hoe het werkt, dan wachten totdat je het volledig allemaal begrijpt. Dat laatste gebeurt waarschijnlijk toch nooit en je bent niet de enige daarin.
- Zorg dat beide apparaten van hetzelfde merk zijn/hetzelfde besturingssysteem hebben, zo heb je op beide apparaten dezelfde icoontjes en gebruiksregels. Dat werkt wel zo plezierig. Ook het synchroniseren van de apparaten gaat dan beter. Ik werk bijvoorbeeld alleen met producten van Apple.
- Vraag bij jouw leidinggevende of jouw organisatie de aanschaf van ‘personal device’ ondersteunt. Vaak zijn hier budgetten voor gereserveerd. ‘Bring your own device’, betekent dat je zelf mag kiezen met welk apparaat en welk merk je wilt werken. De ICT afdeling van jouw organisatie kan je adviseren welk besturingssysteem het beste aansluit bij de digitale omgeving van jouw organisatie.
- Zet de belangrijkste appjes op jouw smartphone en tablet. Ga naar jouw Appstore, zoek op meest gedownloade zakelijke apps (gratis) en je krijgt al een goed beeld van de handigste appjes.
- Bepaal wat je wel en wat je niet digitaal wilt doen. Neem de tijd om rustig te experimenteren. Ik heb voorbeeld een half jaar zowel een papieren als een digitale agenda gehad, voordat ik helemaal overstapte. Dropbox was mijn tweede app, waarbij ik alleen studiedocumenten deelde en nog geen zakelijke documenten.
- Zoek tijdens feestjes en familiebezoeken tieners en twintigers op – zorg dat je de tablet en smartphone in de buurt hebt. Zij zijn opgegroeid in het digitale tijdperk en vinden het vaak erg leuk om jou te helpen met jouw ‘mobile device’.
In mijn volgende blogs behandel ik een aantal handige toepassingen, die het organiseren van jouw (digitale) werk leuker, makkelijker en veiliger maken. Faciliteiten die het papierloos werken op het secretariaat ondersteunen en de samenwerking met de managers en collega’s optimaliseren.
Ik ben erg benieuwd naar jouw ervaringen met het digitaal werken, de voor en nadelen en de vragen die je erover hebt. Welke werkwijze heb jij al uitgeprobeerd? Welke appjes vind jij onmisbaar?
Wil je meer inspiratie voor secretaresses?
We houden je graag via onze nieuwsbrief op de hoogte van leuke praktische tips & weetjes, acties, ervaringen en informatie over onze opleidingen.
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Stuur jij het secretariaat aan?
En wil je de secretaresses coachen, motiveren en inspireren, om zodoende het beste eruit te halen voor zowel het team als de organisatie? Doortastend zijn, overzicht houden, beslissingen nemen en ingrijpen of complimenteren? Met de opleiding Teamleider Secretariaat vergroot je jouw kennis en inzichten. Word een gedegen gesprekspartner voor het secretariaat én management.
