Hét blog voor de ervaren assistant

Je evenementen stressvrij organiseren

Een leven zonder stress, dat willen we allemaal. Om je evenement tot een groot en stressvrij succes te brengen, hebben wij de volgende tips voor je op een rijtje gezet:

1. Vraag verschillende offertes aan

Doe dit schriftelijk en bij meerdere gelijkwaardige partijen. Benadruk dat het om opties gaat, zodat het wel voor je gereserveerd staat en je nog niet verplicht bent om te betalen.

2. Onderhandelen, begroten en bevestigen

Kies met welke leverancier je wilt werken, voor welke prijs en bevestig alle afspraken.

3. Verdeel de taken

Zorg dat taken duidelijk verdeeld zijn en dat één iemand projectverantwoordelijk is.

4. Start met de promotie voor het event

Een goed communicatietraject, dat aansluit bij het evenement, zorgt voor een hoge opkomst en een langere beleving van de boodschap.

5. Stel een draaiboek samen en stuur dit naar alle partijen

Een goed draaiboek bevat in ieder geval het volgende:

    • Namen en nummers van alle partijen (in ieder geval leveranciers en contactpersonen op locatie)
    • Een gedetailleerde tijdlijn, met alle handelingen toegewezen aan een verantwoordelijke persoon
    • Alle gemaakte afspraken per partij (zaalopstellingen, buffetten, stroomvoorziening, etc.)
    • Handelingen, namen en nummers in geval van calamiteiten

6. Bespreek met de belangrijkste partijen het draaiboek en de taakverdeling op de dag zelf

7. Zorg dat je je handen vrij hebt op de dag zelf

Zorg dat je zelf geen taken hebt op de dag zelf. Er gebeurt altijd wel iets onverwachts en meestal is het alleen de eventmanager die dit weet. Zorg dus dat je je handen vrij hebt om (soms letterlijk…) brandjes te blussen.

8. Evalueer, stuur bedankjes en geef vervolg

Na het evenement is het belangrijk om te evalueren. Vraag feedback aan alle partijen en zorg dat je iedereen bedankt voor hun aanwezigheid en hulp. Ook je gasten, zodat ook zij met een goed gevoel terugkijken.

Bron: Avery.nl


Van je volgende evenement een succes maken?

Volg dan de cursus Succesvol organiseren van evenementen. Tijdens deze 3-daagse cursus komen alle aspecten aan bod waardoor je het maximale rendement uit het evenement haalt.

Je weet wat je doelgroep wil en hoe je dit in een evenement opneemt. Hierdoor organiseer je evenementen waar nog lang over wordt gesproken. Doordat je een goed overzicht hebt over alle aspecten van het evenement kost de organisatie minder tijd en energie!

Bekijk deze cursus

Over Secretary

Met onze blogs blijf je als ervaren assistant op de hoogte van de (vele) veranderingen in jouw vak. Daarnaast bieden we al meer dan 30 jaar waardevolle opleidingen en congressen. Hiermee zet je een flinke stap verder, zowel zakelijk als persoonlijk. Kijk dus zeker even in ons uitgebreide aanbod!

Bekijk ook

Dé tip om slimmer te werken met Outlook

Astrid Vedder, docent van de cursus Slimmer werken met Outlook & M365, geeft de tip …