'Ondersteuning is een vak. We zijn goed in regelen, vooruitdenken en het samenbrengen van mensen en informatie', volgens Public Support. Maar in 2026 vraagt het vak van management assistants, ondersteuners en secretaresses méér dan alleen organiseren. Het vraagt om menselijke professionalisiteit - de zachte vaardigheden, ook wel soft skills genoemd, die ervoor zorgen dat een werkdag soepel loopt, dat collega's zich gezien voelen en dat projecten vooruitkomen. Soft skills zijn zijn niet altijd direct zichtbaar, maar ze maken wel degelijk verschil. Ze bepalen hoe je communiceert, hoe je rust brengt in drukte, en hoe jij als professional het verschil maakt in het hart van de organisatie. In dit blog vind je acht soft skills die je werk vandaag al makkelijker maken, aangevuld met voorbeelden én kleine rituelen die je direct kunt toepassen. 1. Vooruit voelen, niet alleen vooruit denken Een sterke management assistant anticipeert niet alleen op plannen, maar ook op de bedoeling achter een verzoek. Zo pak je dat aan: Vraag door "Wat is hier het echte doel? Wie heeft dit wanneer nodig?” Check de impact op anderen: “Als we dit schuiven, wat raakt dat?” Geef opties: “Wil je snelheid of volledigheid?” Waarom dit werkt? Je haalt ruis weg voordat het chaos wordt. Dat is proactieve service: aanwezig zijn precies wanneer het ertoe doet. 2. Relatie-intelligentie: professioneel én persoonlijk Goede ondersteuning draait om de juiste toon, timing en manier van communiceren. Zo doe je dat: Bij emotie aan de telefoon: eerst luisteren, dan samenvatten. Bij drukbezette leiders: begin je mail met een korte samenvatting (doel – actie – deadline). In lastige situaties: benoem wat je ziet: “Ik merk dat we langs elkaar heen praten. Mag ik een voorstel doen?” 3. Frictiemanagement, oftewel het klein houden wat klein kan blijven Een goede management assistant voorkomt problemen voordat ze ontstaan. Werk met kleine checklists voor terugkerende taken, zet in elke agendauitnodiging één regel: "Welke beslissing moet hier vandaag genomen worden?” en bel even bij twijfels: "Wat moeten we zeker weten vóór woensdag?” Op deze manier haal je wrijving weg en maak je je dag voorspelbaar en prettig. 4. Heldere besluitvorming Niet alleen goed overleggen is belangrijk, maar vooral goed vastleggen. En dit doe je het beste met de DADU-methode. Decision, Action, Deadline, Update. Rond elk overleg af met een kort DADU-blok. Deel de uitkomst direct in Teams of SharePoint. Is er twijfel? Creëer dan een minislot van vijf minuten om knopen door te hakken. 5. De stem achter onze woorden De woorden die je kiest, bepalen hoe je boodschap landt. Wil je weten hoe je verschil maakt? Begin elk stuk met het waarom en de actie. Schrijf persoonlijk: "Bel me gerust, ik denk graag mee". Gebruik lichtheid waar het kan. Wees vriendelijk, maar professioneel. Dit leidt ertoe dat je professionaliteit uitstraalt op een toegankelijke manier. 6. Je dag beschermen met ritmeregie Een ondersteunende rol vraagt om grip op tijd én energie. Door je dag bewust te ritmeren, voorkom je dat alles en iedereen tegelijk aan je trekt. Werk in heldere blokken met kleine resets ertussen, en bouw elke dag een stil moment in voor echte focus. Ook je documenten helpen daarbij: als ze scanbaar zijn, met structuur en rustige vormgeving, houd je niet alleen zelf overzicht, maar maak je het ook makkelijker voor anderen. 7. Start met AI, maar blijf wel nog menselijk AI kan je helpen om sneller te beginnen, maar jij blijft degene die richting en toon bepaalt. Gebruik AI gerust voor een eerste opzet, en maak het daarna eigen: herschrijf het in jouw stijl, met jouw afwegingen. Wees daar intern ook transparant over, en laat emoties, nuance en oordeel altijd mensenwerk blijven. 8. Aardige assertiviteit Stevig staan hoeft niet hard te zijn. Juist door helder en vriendelijk te communiceren, bescherm je kwaliteit én samenwerking. Of het nu gaat om een overvolle agenda, onnodige cc’s of onrealistische deadlines: door rustig te benoemen wat nodig is om goed werk te leveren, creëer je ruimte. Voor jezelf, en voor de ander. Minirituelen die je vandaag al kunt starten Begin je dag met vijf minuten om te bepalen wat écht moet. Reserveer vaste momenten voor focus en kleine verbeteringen, zoals een DADU-blok of Frictievrijdag. Check voordat je iets verstuurt of de toon vriendelijk is en de actie duidelijk. In de praktijk kan een dag er zo uitzien: om half negen de dagstart met drie must do’s en één belletje. Om tien uur overleg, geopend met: “Welke beslissing moet vandaag?” en afgesloten met een DADU-blok. Om elf uur inbox verwerken, na de lunch verslag via AI in eigen stijl, om drie uur Frictievrijdag en rond half vijf een stil kwartier en twee persoonlijke belletjes om de dag rustig af te sluiten. Tot slot: professionaliteit is zichtbaar gedrag Professionaliteit zit in kleine keuzes: één DADU-blok, één vriendelijk maar duidelijk “nee”, één kort belletje in plaats van een lange mail. Dat is de nieuwe professionaliteit van de management assistant in 2026. Precies daarom maken onze Interimmers bij Public Support vanaf dag één het verschil.