Slimmer werken met Outlook

Als secretaresse werk je veel met Outlook. Daarom is het prettig om een aantal handige weetjes en tips te ontvangen.

E-mail is uitgevonden om sneller en efficiënter te werken
Verkeerd gebruik, onwetendheid, spam en cc’tjes zorgen voor een continue stroom berichten die ons regelmatig uit onze concentratie haalt.

• Hoeveel tijd ben je per dag kwijt aan het verwerken van e-mail?
• Maak je gebruik van de mogelijkheid om te filteren om de mailberg beheersbaar te maken?
• Ga jij bewust om met e-mail of communiceer je zonder over alternatieven na te denken altijd via mail?
• Wat gebruik je als alternatief voor e-mail?

Door middel van het gebruik van bewust cc-en en filteren ga je doelgericht e-mailen.

Wanneer gebruik je cc
Het toevoegen van personen in de cc kost relatief weinig moeite en gebeurt vaak onnodig. Voor mij zijn er maar twee redenen om iemand in de cc te vermelden:

1. Op eigen verzoek van de persoon die in de cc wordt vermeld;
2. Als er reden is om aan te nemen dat de persoon in de cc zijn werk niet naar behoren zou kunnen uitvoeren zonder op de hoogte te zijn van de inhoud de mail.

Bewust cc-en
Hoe vaak word jij in de cc vermeld en wat is hiervoor de achterliggende reden van de verzender? En wat doe je met de informatie? Ik ken veel mensen die cc-mails naar een map “misschien ooit lezen” filteren omdat ze vinden dat je ter informatie een cc mail ontvangt. Hebben deze mensen gelijk? Door bewust te worden van je mailgebruik en van de alternatieven, kun je efficiënter en communiceren en tijd besparen.

Filteren
Velen van ons ontvangen veel e-mailberichten en zijn veel tijd kwijt aan het verwerken van berichten in de inbox. Heb je er wel eens bij stilgestaan dat je sommige e-mail niet in je inbox hoeft te ontvangen?

Denk aan minder relevante mail die geen haast heeft zoals nieuwsbrieven, updates van je netwerken (Linkedin, Twitter, etc) en eventueel mailtjes die cc aan je zijn gezonden.

Gebruik van filters
Mijn ervaring is dat veel mensen (nog) niet de moeite hebben genomen om hun mail structureel te filteren. Ik geef toe, het is even een klus om de filters aan te maken. Maar als de filters er eenmaal zijn, heb je er echt plezier van. Filteren in Outlook doe je door regels aan te maken. Door berichten direct naar mappen te filteren, houd je je inbox overzichtelijker en bespaar je tijd. In een regel geef je op een eenvoudige wijze selectiecriteria aan in deze vorm: “als ik een bericht ontvang met een bepaalde tekst in een veld, doe er dan het volgende mee”.

Bijvoorbeeld:

• Als ik een bericht ontvang met als onderwerp “nieuwsbrief” plaats dit bericht dan in de map “Nieuwsbrieven”;
• Als ik een bericht ontvang van “Meneer X” stuur dit bericht dan direct door aan mijn collega of leidinggevende;
• Als ik een bericht ontvang met mijn naam in de cc, plaats dit bericht dan in de map “FYI”

Je kunt filters maken voor inkomende en uitgaande berichten en op die manier vele handelingen en dus tijd besparen.

Meer tips voor minder, bewuster en efficiënter e-mailen vind je hier.

Wil je meer weten over hoe je werkt met Outlook, bekijk onze 2-daagse cursus Werken met Outlook eens.

Auteur: Vanessa Simons-Kelly
Als trainer en onafhankelijk adviseur is zij gespecialiseerd in moderne technieken rond eigentijds werken en informatiemanagement. Haar passie ligt bij het coachen, trainen, enthousiasmeren en adviseren van organisaties en individuen bij het slim en effectief gebruik van sociale media en moderne toepassingen in het dagelijks werk. Mensen voor wie ze gewerkt heeft omschrijven haar als enthousiast, pragmatisch, resultaat- en cliëntgericht.

Specialismen: Sociale Media | Slimmer Werken | Adviseur | Sparringpartner | Trainer | Coach | Netwerker | Spreker | Communitymanager | Google Apps | LinkedIn | Outlook | Evernote | Twitter | Het Nieuwe Werken | Zakelijk gebruik tablet en smartphone | Papierloos werken | iOS (iPad) | Android | Windows 8 | Prezi | PowerPoint | Evernote |