blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
De hedendaagse secretaresse is een alleskunner. Zij regelt, organiseert, archiveert, communiceert, faciliteert en zo kan ik nog een tijdje doorgaan.
Wat mij echter opvalt in contact met honderden secretaressen, is dat het zelden voorkomt dat zij daarvoor een passend budget heeft. Er is wel budget, het is alleen op een ouderwetse manier tot stand gekomen. Door te kijken naar het verleden en de bedragen die in het verleden zijn uitgegeven voor het secretariaat, worden de nieuwe budgetten vastgesteld. Dat heet met een duur woord ‘incrementeel’.
Deze vorm van budgetteren is echter niet meer van deze tijd. Om een modern secretariaat te runnen is een output gericht budget nodig.
Output gericht budget
Het was vroeger heel gebruikelijk om voor stafdiensten alleen de kosten te budgetteren. Daarbij werd gekeken naar de groei van de organisatie en de budgetten van de overhead groeiden met het bedrijf mee. En bij krimp werd net zo makkelijk mee gekrompen.
Dit zorgde er vervolgens wel voor dat zulke bedrijfsonderdelen ieder jaar keurig het budget ‘opmaakten’ want anders zou er in de volgende jaren mogelijk bezuinigd worden. Het kon zelfs gebeuren dat de afdeling elk jaar een beetje meer geld uitgaf om zo de budgettaire ruimte te vergroten. Bureaucratisering leidde er toe dat dit effect werd versterkt.
Het secretariaat is ook een stafdienst en daardoor zien we deze effecten ook in de financiële huishouding van de secretaresse terug. Het kan daardoor voorkomen dat de secretaresse in ruime luxe haar activiteiten kan ontplooien, terwijl andere onderdelen in de organisatie met krapte het werk moeten doen.
Andersom is natuurlijk ook mogelijk en de zuinige secretaresse kan voor zuinig gedrag worden ‘gestraft’. Dit kan worden voorkomen door een andere manier van budgetteren te introduceren. Het output gerichte budget.
Anders denken, anders doen
Een output gericht budget gaat uit van de output van een bedrijfsonderdeel. Deze output wordt gedefinieerd in producten of diensten. Voor een secretariaat zijn dat de diensten die een secretaresse verleent aan de afdeling of directie. Diensten zoals in de inleiding genoemd:
- communicatie
- verslagen maken
- archiveren
- het organiseren van activiteiten
- etc.
Tevens worden kwaliteitscriteria van de dienstverlening benoemd:
- snelheid
- accuratesse
- verzorging
- transparantie.
Om zulke criteria te kunnen benoemen, is het handig om te bedenken wat een eventuele externe aanbieder van dit soort dienstverlening omschrijft in een offerte of overeenkomst: een Service Level Agreement. Zodra de activiteiten van het secretariaat en de kwaliteit ervan zijn beschreven, kan worden vastgesteld hoeveel tijd en geld nodig is om dit te kunnen doen. De tijdsbenutting kan worden gekoppeld aan het uurtarief en op deze manier ontstaat een goed beeld wat het secretariaat kost.
Dus niet vanuit de kosten redeneren, wel vanuit de gewenste output. Een heel andere manier van denken. Als het bedrijf vervolgens groeit of krimpt en de activiteiten van het secretariaat niet wezenlijk veranderen, zal het budget daarvoor dus ook niet aangepast te hoeven worden. En als vanwege bezuinigingen een budgetkorting noodzakelijk wordt, dan zal er ook in de activiteiten en de kwaliteit moeten worden gesneden. Een veel zakelijker manier van werken en verdeling van middelen zal hierdoor ontstaan.
Probeer het maar op uw eigen secretariaat:
- Vaststellen van alle activiteiten (groepeer tot maximaal 7 verschillende activiteiten)
- Het benoemen van de kwaliteitscriteria (key performance indicators)
- Het berekenen van de uren en middelen die nodig zijn (eventueel in samenwerking met de controller)
- Het opstellen van een SLA (Service Level Agreement)
Succes met de financiële bedrijfsvoering van uw secretariaat!
Drs. Hinrich C.A. Slobbe, docent training Inzicht in financieel management voor de secretaresse
