Lean secretariaat: wat houdt dit in?

Steeds meer ondernemingen streven naar een leane bedrijfsvoering. Er worden productiehallen verbouwd en voorraden opgeruimd en overal wordt gesproken over waardestromen, spaghettidiagrammen, acceptabele kwaliteitsniveaus en dergelijke. Maar hoe staat het met de kantoorfuncties – meer specifiek: het secretariaat?

Wat betekent lean?

Buiten de context van werkorganisaties denk ik, met mijn Engelstalige achtergrond, bij het woord ‘lean’ al gauw aan sportmensen: atletisch en gezond, maar zonder enig overbodig vet ‘op de botten’. Al hun activiteiten zijn gericht op het behalen van zo goed mogelijke atletische resultaten. Ze doen precies wat daarvoor nodig is, niet meer en niet minder!

En dat is waar het bij lean management ook om gaat: krijg en houd de organisatie gezond, zonder verspilling van onnodige energie en materialen. Er is maar één doel: zorgen voor de kwaliteit die de klant verlangt (en waarvoor hij betaalt).

Wat houdt de lean-filosofie in?

De lean-filosofie is in de tachtiger jaren van de vorige eeuw ontwikkeld in het Toyota Productie Systeem (TPS) in Japan. Sinds ongeveer 1990 hebben steeds meer organisaties de denkbeelden overgenomen. De invoering houdt in dat je goed kijkt naar:

1. de processen in je organisatie – voegen die wel door de klant gewenste of voor de klant nuttige waarde toe?
2. de verschillende soorten van verspilling rondom en tijdens het productieproces – er zijn zeven categorieën!
3. de manier waarop de werkplek en het werk zelf zijn georganiseerd.

Lean geldt voor de hele organisatie

Het lean denken heeft zich inmiddels een stevige plaats verworven in vooral de industrie. Maar de principes zijn ook goed toe te passen in administratieve processen. Daar valt vaak nog veel te verbeteren. Veel bestaande processen leiden tot verspilling van tijd en energie en kunnen een stuk gestroomlijnder. Dat geldt ook voor vrijwel alle secretariaten.

Om de processen van het secretariaat te kunnen stroomlijnen is wel nodig dat er ook gekeken wordt naar de processen die daaraan voorafgaan en die erop volgen. Het secretariële werk staat immers nooit op zich.

Essentieel: het management bouwt het fundament

Dit betekent dat de invoering van lean, of dat nu in de lijn- of de stafafdelingen gaat gebeuren, altijd start bij de top van de organisatie. Het management draagt de lean visie uit en bepaalt de organisatiedoelen en de strategie. De keuze voor lean brengt consequenties met zich mee. Als de top het laat afweten, zal de invoering van lean niet lukken.

Er zijn bijvoorbeeld duidelijke doelstellingen nodig voor de organisatie en daarvan afgeleide doelen voor alle onderdelen van de onderneming. De mate van realisatie daarvan moet gemeten kunnen worden.

Men moet bereid zijn om alle processen zoveel mogelijk te standaardiseren, de werkplekken om die gestandaardiseerde processen heen te bouwen en ervoor te zorgen dat alle medewerkers zich houden aan de standaarden. Voor de uitvoering zijn betrokken medewerkers (allemaal!) nodig. Dat zegt iets over de gewenste stijl en manier van leidinggeven.

Lean vraagt ook veel van de medewerkers

Van de medewerkers wordt inderdaad verwacht dat ze behoorlijk ‘atletisch’ worden en snel en flexibel reageren op nieuwe of veranderende vragen van de (in- of externe) klant. Communicatie en samenwerken zijn daarbij van het grootste belang.

Omdat een van de belangrijkste principes van lean is dat er na de invoering gewerkt wordt aan doorlopende verbetering van de processen (en dus van de producten!), krijgen alle medewerkers de verantwoordelijkheid om daarop te letten. Iedereen, van hoog tot laag, in welke functie of rol dan ook, heeft tot taak om verspilling te voorkomen of in elk geval te minimaliseren en aan te geven waar zaken verbeterd kunnen worden – te beginnen op hun eigen werkplek.

Dat werkt het beste als de medewerkers ook regelmatig op de hoogte worden gehouden van de resultaten. Hoe staat het met het werkaanbod (de klantvraag)? Hoe snel en tegen welke kwaliteit wordt er geleverd? Wat betekent dat voor de realisatie van de afdelings- en organisatiedoelstellingen?

Lean leidt tot zelfstandiger, verantwoordelijke medewerkers

Het mooie is dat zo’n proces (dat overigens best lang kan duren!) leidt tot een grotere betrokkenheid van de medewerkers. Hun verantwoordelijkheidsgevoel neemt enorm toe, nu er echt naar hun suggesties wordt geluisterd en ze ook op die lean-verantwoordelijkheden worden aangesproken. In veel lean organisaties leidt die betrokkenheid bijna automatisch tot meer zelfsturing van teams of afdelingen.

Geschreven door: Margriet Guiver-Freeman, Dekkei Groep UA, trainer Secretary Management Institute. © 2015 Alle rechten voorbehouden.

Cursus Lean werken voor de managementassistent

Lean is vaak gewoon doen: breng je situatie in kaart en bekijk welk verbeterpotentie erin zit. Met de 3-daagse Orange Belt cursus Lean werken voor de management assistent op HBO-niveau krijg je de handvatten en tools om dit ook daadwerkelijk te realiseren.

Als je hierna jouw Lean kennis hebt ontwikkeld, weet je hoe je jouw collega’s ondersteunt bij het uitvoeren van een Lean project: je vindt samen de oplossing voor het probleem. Ook:

• identificeer je de verspillingen in je eigen werk;
• krijg je meer tijd voor urgente zaken;
• schakel je sneller;
• doe je alleen wat ertoe doet;
• verkort je de wachttijd bij het aanleveren van (vergader)stukken;
• neem je elkaars werk gemakkelijker over.

Oftewel: je gaat proactief aan de slag met de mogelijkheden binnen je organisatie om slimmer te werken.

Lees meer over de cursus Lean werken voor de management assistent

Samen aan de slag met een lean secretariaat?

Vind je het de hoogste tijd dat jouw organisatie of secretariaat zo efficiënt mogelijk wordt georganiseerd? En dat het belangrijk is om alle processen kritisch te bekijken en zo ‘lenig’ mogelijk te maken? Dan is het aan jou (en jouw collega’s) de taak om het secretariaat te herstructureren. Onderschat dit niet, de praktijk blijkt vaak weerbarstiger dan gedacht!

Tijdens de incompany cursus Herstructurering van het secretariaat gaan we grondig in op de zichtbare-harde en de onzichtbare-zachte noodzaken en belemmeringen die komen kijken bij een herstructurering. Het doel is zoveel mogelijk handvatten aan te reiken die jullie nodig hebben om de verandering succesvol door te voeren.

Lees meer over de incompany cursus Herstructurering van het secretariaat