blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Hoe ga ik om met onduidelijkheid vanuit de directie naar mijn team? Een vraag die met regelmaat onderwerp is van gesprek tijdens trainingen en coaching voor teamleiders secretariaat.
Het centrale secretariaat
Technologische ontwikkelingen, globalisering en de kostenbewuste organisatie zijn slechts enkele ontwikkelingen die organisaties vandaag de dag dwingen om na te denken over slimmere manieren van werken en communiceren.
Steeds meer organisaties ervaren de voordelen van een centraal secretariaat, die als ruggengraat dient van de organisatie. Het biedt een centrale plek waar de informatiestromen en de interne en externe communicatie wordt gecoÖrdineerd.
Echter in de praktijk wordt het ook wel eens gezien als handige dumpplaats van allerhande klusjes… Directie heeft daarnaast steeds minder zicht op wat het secretariaat doet, doordat het er verder vanaf staat.
Wanneer ik in gesprek ben met directies over het optimaliseren van hun secretariaat, merk ik op dat zij vaker niet dan wel overzicht hebben over wat hun dames doen. Ook is er maar zelden nagedacht over een goede afbakening van werkzaamheden en verantwoordelijkheden, laat staan dat het personeel goed is geïnformeerd over de “nieuwe” rol van het centraal secretariaat.
Even wennen van beide kanten
Voor zowel de directie als het secretariaat is het wennen. Waren de lijntjes in de klassieke 1:1 situatie kort en eenduidig, in de huidige situatie krijg je te maken met een team situatie, waarin je een heel netwerk hebt aan lijntjes.
Daarbij komt, dat het team Directie gewend is inefficiëntie op te merken en dit “luid en duidelijk” kenbaar maakt naar de omgeving, terwijl het team secretariaat het liefste de “stille motor” is en op de achtergrond de zaken oplost.
In een team situatie bestaat de kans, dat beide teams verder van elkaar af komen te staan, door deze verschillen. Terwijl juist de verschillen ervoor zorgen, dat zij samen een geoliede motor kunnen vormen voor de gehele organisatie.
De teamleider/coÖrdinator
Meer dan ooit is de teamleider of coÖrdinator van het secretariaat in beeld. Niet een manager, die het secretariaat “erbij” doet. Nee, dat volstaat niet meer. De teamleider van het secretariaat is een ervaren secretaresse met het vermogen te kunnen schakelen tussen de strategische denker en de specialist op het organiseren van ondersteunende processen.
Daarnaast een voorbeeldfiguur voor andere secretaresses. Een pittige rol, want in de praktijk zijn de kaders voor het centrale secretariaat nog niet duidelijk, wat het leidinggeven aan een team lastig maakt.
Reden voor deze onduidelijkheid is vaak simpelweg, omdat het overzicht en de kennis over ondersteunende processen bij de directie ontbreekt. Dit zal menig directeur overigens ontkennen, echter komen we in de praktijk na enkele gesprekken en een teamcoachig vaker wel dan niet tot deze conclusie ;-).
De oplossing
De oplossing ligt dichterbij dan we vaak denken. In dit geval heeft de Directie ongevraagd advies nodig van het secretariaat. Het secretariaat weet beter waar het vastloopt, dan de Directie. De reactie, die ik hier vaak op krijg is: “Ja dat weten we wel, maar ze luisteren niet.”
Als dit het geval is, dan kan het helpen jouw communicatiestrategie aan te passen. Soms is het nodig om met overtuigingskracht en lef jezelf, en daarmee jouw team, naar voren te schuiven en te zeggen waar het op staat. Een “praatplaatje”, iets op papier, kan je helpen.
Ook medestanders (liefst iemand met veel invloed en gezag in de organisatie) op voorhand verzamelen werkt versterkend; “Ik heb het gisteren ook met Kees besproken, hij is groot voorstander van mijn voorstel.” Bedenk dat een bescheiden presentatie psychologisch lage verwachtingen creëert en dat een overtuigende motiverende presentatie onbewust grote verwachtingen schept. Men is dan sneller geneigd jouw verhaal serieus te nemen.
Kortom, als het voor jou en jouw team onduidelijk is wat vanuit de Directie wordt verwacht, bedenk dan dat de kans groot is, dat de directie zelf ook nog zoekende is. Wacht niet te lang en inventariseer samen met jouw team wat jullie de beste oplossing vinden. Zet het op de directieagenda en presenteer deze met lef. Niet geschoten is altijd mis. Het grootste risico is dat de directieleden jou als sparringpartner gaat zien voor de ondersteunende processen.
Een handig SOAP-plan
Collega coach P. Van Coethem heeft onderzoek gedaan naar overtuigen en invloed. Zij ontdekte het verband tussen ontspanning en overtuiging. In haar boek “IJs verkopen aan Eskimo” biedt zij de SOAP-structuur© voor een overtuigend verhaal. Hieronder een voorbeeld.
| S | ituatie | Gewenste situatie (huidige/eerdere) VB. Straks kan iedereen digitaal werken |
| O | bstakel | Obstakel tot de gewenste situatie (probleem) VB. Wat we nog moeten doen is iedereen motiveren met een duidelijk plan. |
| A | aanpak | Mogelijke oplossingen, maatregelen, ideeën, stappen (liefst in trikolon) VB. Bij organisatie X werkt men al digitaal. Zij hebben het voorstel gedaan in de vergadering, met de medewerkers de behoeften en obstakels geïnventariseerd en vervolgens samen afspraken gemaakt hoe het doel te bereiken. Binnen 3 maanden werkten zij allen digitaal. |
| P | lan | Concreet voorstel (bijvoorbeeld beste uit A, vraag om besluit) VB. Ik heb met het secretariaat al een inventarisatie gemaakt van mogelijke oplossingen. Zal ik deze in het eerst volgende directieoverleg aan jullie presenteren? |
Menig teamleider heeft van deze structuur al de vruchten mogen plukken. Deze structuur kan je ook gebruiken voor de oplossingen, die je hebt bedacht met het team. Presenteer 1 oplossing per keer met de SOAP-structuur©. Een goed begin en een goed verhaal is het halve werk. Dus pak die regie!!
Auteur: Sabina Brammer, coach en adviseur voor directie en secretariaat.
Wil je meer weten?
Sabina Brammer geeft de 5-daagse opleiding teamleider Secretariaat. In deze opleiding leer je hoe je op effectieve wijze regie kan pakken, zonder jezelf geweld aan te doen. Vele praktijkvoorbeelden en jouw persoonlijke leervraag staan centraal in deze opleiding!
