Dubbele kansen in een duobaan: vijf tips

‘Het mag voor het werk en de medewerkers niet uitmaken wie van ons aanwezig is. Het werk loopt naadloos door, niets valt tussen wal en schip’.

Om dit uitgangspunt te bewerkstelligen heb je een groot vertrouwen en goede communicatie nodig. Met deze vijf tips ga je hier concreet mee aan de slag.

De klik

Zorg dat je een klik hebt met je duopartner. Je werk (deels) loslaten en overdragen vereist een volledig vertrouwen in de ander:

• kies je eigen duopartner uit; laat je niet “uithuwelijken” door je werkgever;
• zorg ervoor dat baas voor 100% achter je duobaan staat;
• overleg hoe jij en je duopartner het liefste werken;
• stel je 100% loyaal op tegenover je duopartner en je duobaan; laat je niet tegen elkaar uitspelen;
• grijp in als je merkt dat medewerkers alleen met één van jullie wil werken (uitgezonderd gesprekken van zeer persoonlijke aard);
• praat regelmatig met elkaar over je duobaan: wat gaat er goed, wat kan er beter. Houd ook een gezamenlijk functioneringsgesprek met je leidinggevende;
• evalueer samen met je leidinggevende. Niet alleen over het functioneren, maar ook over zijn/haar wensen en verwachtingen van de toekomst;
• laat aan het eind van je werkweek je werk los, veilig in de handen van je duopartner;
• de klik test je door jezelf de vraag te stellen: ‘vind ik het leuk om samen een hapje te gaan eten of naar de film te gaan’? Als het antwoord ‘ja’ is, dan kun je ervan uitgaan dat er een klik is;
• ga dus regelmatig (1x per kwartaal) iets gezelligs doen!

Samen spelen, samen delen

Jouw werk = je partner’s werk; je partner’s werk = jouw werk:

• deel de verantwoordelijkheid voor fouten en vier jullie successen;
• wie van jullie ook de ‘schuldige’ is; bespreek deze wel bij je overdracht en probeer er samen van te leren;
• vier jullie successen en deel ook de complimenten voor je werk, wie van jullie ook het meeste er aan heeft gewerkt; geef ze door!
• stem helder en duidelijk af of en welke taken je apart van elkaar opneemt. Bijvoorbeeld notuleren van overleg op vaste dag of opzetten van gecompliceerd document wat lastig over te dragen valt; probeer dit wel te beperken;
• deel de leuke en vervelende klussen;
• deel ook vertrouwelijke informatie; maak aan iedereen duidelijk dat gesprekken onder vier ogen ook besproken worden met de duopartner.

Denk bij alles wat je doet voor twee

• Regel een gezamenlijk e-mailadres; accepteer vervolgens geen mail meer naar je individuele adres(sen);
• zorg voor een gezamenlijk telefoonnummer;
• stuur een cc van alle uitgaande mail naar je gezamenlijke adres;
• informeer externe contacten/klanten over je duobaan, zodat ze weten dat ze contact met jullie beiden kunnen hebben;
• indien mogelijk, archiveer wat de ander heeft afgerond;
• neem zoveel mogelijk tijd voor je overdracht; ½ dag overlap kan, 1 dag is beter;
• geef ook ‘zachte’ informatie door (welzijn van medewerkers, sfeerimpressies, nare gebeurtenissen, ideetjes voor verbetering van je duobaan, etc.);
• spreek af hoe je mappen inricht, mapjes noemt, waar je papieren bewaart, etc.; stel dit, zo nodig, samen bij;
• wees bereid om op je vrije dag gebeld te worden door je duopartner.

½ + ½ = 1½

• Zorg dat je allebei kennis en vaardigheden hebt die voor je functie nodig zijn;
• profiteer daarnaast van de extra ‘specialismen’ die jullie beiden binnenbrengen, vanuit je achtergrond of persoonlijkheid;
• ken elkaars sterke en zwakke punten; accepteer ze en weet er gebruik van te maken;
• wees duidelijk tegenover elkaar over je rolopvatting, je ambities, je toekomstplannen;
• gebruik elkaar als klankbord;
• ga samen op cursus of congresbezoek;
• bespreek nieuwe projecten eerst met elkaar, stem een nieuwe richting die je op wil gaan samen af.

Werkoverdracht

• Werken in duobaan, wordt vergemakkelijkt door systematisch te werken;
• dat betekent dat je samen een systeem bedenkt. Een aantal voorbeelden:
  • spreek af op welke wijze afspraken genoteerd worden in de agenda;
  • agenda beheer voor meerdere mensen op de afdeling kunnen worden aangemerkt met een kleur (en werk uit, welke kleur staat voor wie en/of voor wat);
  • ook de wijze waarop afspraken genoteerd worden, hoort bij systematisch werken. Bijvoorbeeld: standaard alle benodigde stukken aan de afspraak hangen. Standaard lijstje voor het regelen van vergaderruimtes, lunches, aantal personen, diëten, etc. Al deze afspraken zijn natuurlijk afhankelijk van de organisatie en de wensen van degenen voor wie je werkt;
  • mails kunnen gemerkt worden met een vlaggetje (ook hiervoor geldt, welke kleur staat voor wie en/of wat). Op deze manier kun je bij het openen van de mailbox gemakkelijk selecteren, welke acties prioriteit hebben;
  • de status van mails zijn aan te geven, door in het onderwerp met een ander lettertype de status van aan te geven;
  • mocht werkoverdracht mogelijk zijn met een overlappende dag, dan wordt het vaak als plezierig ervaren om een start te maken met de voorliggende periode op te pakken. Gewerkt kan dan worden in een eerste aanspreekpunt. Deze heeft de voorgaande dagen gewerkt en weet ‘van de hoed en de rand’. Dat geeft het tweede aanspreekpunt de gelegenheid om op te starten;
  • als het mogelijk is, stel werktafels zo op, dat er een logische route naar het eerste aanspreekpunt gaat;
  • na de lunch wissel je van plaats en van rol. Het eerste aanspreekpunt kan in de middag een aantal inhoudelijke klussen afronden en gaat op een plezierige manier naar huis. Het tweede aanspreekpunt, is ingewerkt en kan als eerste aanspreekpunt fungeren.

Het kost tijd om je duobaan geaccepteerd en geïntegreerd te krijgen binnen je organisatie. Geef je zelf en je collega’s de tijd en gebruik deze tijd om een zo goed mogelijk invulling te geven aan je duobaan. Het lukt alleen als je er beiden voor 100% voor gaat!

Ga samen aan de slag!

Speciaal voor secretaresses in een duobaan – of die meerdere collega’s ‘delen’ in dezelfde functie – hebben we de incompany cursus Teamwork op het secretariaat ontwikkeld. Leer tijdens deze cursus hoe je als team nog sterker wordt en krijg praktische tips voor werkverdeling en -overdracht. Krijg allemaal nog meer plezier in het werk én wees voor de organisatie nog effectiever en waarvoller!

Lees meer over de incompany training ‘Teamwork op het secretariaat’