blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Astrid Vedder, docent van de cursus Slimmer werken met Outlook & M365, geeft de tip om effectief en efficiënt te werken met Outlook: de To Do-functie. Deze functie zit links in je menubalk: zichtbaar als een blauwe V. Het gaat op termijn Outlook Taken vervangen, maar wanneer precies is nog niet duidelijk. In de onlineversie zal het al binnen een paar maanden zijn, dus bereid je voor!
Overzicht helpt slimmer werken met Outlook
To Do is een ideale manier om overzicht over al je taken te houden, zowel zakelijk als privé. Je kunt jouw taken aanmaken en naar lijsten slepen. Deze lijsten kun je eigenlijk zien als categorieën, zoals dagelijkse taken en wekelijkse taken. De lijsten kun je vervolgens ook weer onderbrengen in een groep. Ik heb zo een groep Zakelijk en een groep Privé in mijn To Do aangemaakt.
Slimme lijsten
De nieuwe To Do-functie heeft ook slimme lijsten. Met behulp van deze lijsten breng je heel makkelijk structuur aan: de basis om goed te kunnen plannen en prioriteren. Deze slimme lijsten zijn bijvoorbeeld:
- Gepland: alles waar je een datum aan hebt gegeven;
- E-mail met vlag: alle mails die jij gevlagd hebt;
- Mijn dag: jouw To-Do-lijst voor die dag.
Aan de laatste lijst kun je naar hartenlust taken uit alle lijsten toevoegen die jij vandaag wil gaan doen. Daarnaast is er een lijst ‘Toegewezen aan mij’, hierin staan al jouw Planner-taken. Mijn persoonlijke favoriet is ‘Gepland’, waar alle taken met een datum in staan. Als je aan al jouw taken een datum hangt, komen ze hier tevoorschijn op de juiste dag. Je hoeft dus maar één lijst bij te houden! Je kunt taken ook markeren als ‘Belangrijk’, door er een ster aan toe te voegen. Dit is ook een aparte lijst.
Meteen aan de slag
To Do is vanaf het eerste moment dat je het opent meteen 100% gesynchroniseerd met Outlook-taken. Alle taken die je daarin had staan, zijn overgenomen. Je kunt zo meteen beginnen! Jouw To Do’s staan in de map ‘Taken’, dit is eigenlijk jouw inbox. Vanuit hier versleep je de taken naar de gewenste lijst. Een e-mail slepen naar To Do, zoals met Taken kon, lukt niet meer. Je sleept dit nu gewoon naar Taken. Vanuit daar zie je de taak vanzelf in To Do verschijnen – dit kan even duren qua synchronisatie, maar je ziet de taak vanzelf verschijnen! Als jij veel in Teams werkt, heb je natuurlijk Tasks voor Planner en To Do allang ontdekt – de integratie is dus 100% en geeft een compleet overzicht, in welke applicatie jij de taak ook aangemaakt hebt.
Creëer overzicht over al jouw taken
Het is even wennen maar iedereen is het erover eens: To Do is een geweldig middel om het overzicht over al jouw taken te houden! In Outlook online en straks in de nieuwe Outlook versie kun je wel weer een mail slepen om er meteen een agenda-item of een To Do van te maken, handig! Wil jij jouw taken nog beter leren structureren, om zo slimmer, productiever en tijdsefficiënter te werken? Meld je dan aan voor de cursus Slimmer werken met Outlook en M365 van SMI. Deze cursus is ook op maat voor jouw hele team te volgen als Incompany-traject.
