Help, ik moet notuleren…

‘Wie wil er vandaag notuleren?’ De kans dat zich op deze vraag spontaan veel vrijwilligers aanmelden, is heel erg klein. Notuleren wordt vaak gezien als een lastige klus. Want hoe weet je wat je moet opschrijven en wat je juist moet weglaten? Hoe kun je bijhouden wat er wordt gezegd? Hoe weet je wie wat zegt?

Vaak zien deelnemers aan een vergadering alleen maar het daadwerkelijke notuleren door de notulist en vervolgens het kant-en-klare verslag. Ze hebben er geen idee van wat er allemaal bij komt kijken om tot dit verslag te komen:

• Voorbereiding?
• Doelen bepalen?
• Verslagvorm bepalen?
• Wat komt er wel in het verslag en wat niet?
• Spreektaal omzetten naar schrijftaal?

Het enige dat zij willen hebben, is een correct en goed leesbaar verslag van de vergadering. Pas als je zelf een keer een vergadering hebt genotuleerd, weet je dat daar het nodige bij komt kijken en dat notuleren een tijdrovende klus is.

Een goede voorbereiding is het halve werk

‘Leonie, we hebben over vijf minuten een directievergadering. Kom je notuleren?’ Natuurlijk doet Leonie dat, haar baas heeft het haar immers gevraagd. Maar gemakkelijk zal het niet worden…

Waarom niet? Wat mist Leonie? Het antwoord is simpel: een goede voorbereiding! Hoe lastig is het als je niet weet waarom punten op de agenda staan? Met andere woorden, als je niet weet wat het doel is van een agendapunt, weet je ook niet wat je moet opschrijven en welke zaken je uit een discussie moet halen voor je notulen.

Als je wel eens hebt genotuleerd, herken je dat wel. Er ontstaat tijdens de vergadering een uitgebreide discussie waarbij alle vergaderaars het nodige inbrengen. Help! Ja inderdaad “help” als je niet weet wat het doel is van het desbetreffende agendapunt.

Als je wel weet waarom het punt is geagendeerd is er geen enkele reden tot paniek. Je weet dan namelijk wat belangrijk is en wat niet, ofwel wat je wel en niet in je notulen moet opnemen van de discussie. Gaat het in de discussie om het agendadoel? Prima, dan schrijf je er wat van op. Is de discussie erg interessant maar heeft deze niets te maken met het doel van het desbetreffende agendapunt? Dan is het dus niet interessant voor je notulen en kun je het weglaten.

Tijdens de vergadering: luisteren, samenvatten en noteren tegelijkertijd

Ofwel: multitasken! Je kunt hiervoor gebruik maken van diverse hulpmiddelen zoals pen en papier, laptop of tablet. Wanneer je met pen en papier notuleert en je vindt dat je veel tijd kwijt bent aan het uitwerken van je aantekeningen, kun je een overstap naar het gebruik van de laptop overwegen. Word kent diverse handigheidjes die je prima van dienst kunnen zijn tijdens het notuleren. Een groot voordeel van het notuleren met de laptop is natuurlijk dat je de tekst al in je document hebt staan en niet meer helemaal hoeft over te typen.

Heb je een tablet tot je beschikking? Dan kun je gebruik maken van een aantal handige vergaderapps. Ook is het handig om op je tablet een (beknopte) actielijst te maken die je na de vergadering direct aan alle deelnemers kunt toesturen.

Echt een superhandige app voor de Ipad is SoundNote. SoundNote volgt wat je typt terwijl deze het geluid vastlegt. Zo hoef je je nooit meer druk te maken om een belangrijk detail te missen. Wanneer je in de tekst op een woord klikt, speelt SoundNote direct het desbetreffende geluidsfragment af. Als je klaar bent kunt je tekst en geluidsfragmenten delen via e-mail of direct versturen naar de PC.

Het uitwerken van je aantekeningen tot een verslag

Na de vergadering wacht je de grootste klus: het ordenen van je aantekeningen en ervoor zorgen dat er een perfect vergaderslag wordt opgeleverd. Heb je wel eens gehoord van de Gouden 10 minuten? Deze helpen je om je aantekeningen zo duidelijk te maken dat je er bij het uitwerken zo doorheen vliegt! Een aantal tips:

• Zet afkortingen om in hele woorden. Nu weet je nog wat je ermee bedoelt, later wellicht niet meer.
• Vul aantekeningen aan waar nodig.
• Streep overbodige aantekeningen weg.
• Breng structuurwijzigingen aan.
• Zorg ervoor dat alle besluiten, acties, actienemers en data duidelijk zijn.

Het verdient de voorkeur om dit nog in de vergaderzaal te doen. Vaak blijven de deelnemers na de vergadering nog even ‘hangen’. Wanneer je één van hen nog iets wilt vragen, kun je dat direct doen.

Wanneer je hiermee wacht totdat je weer achter je bureau zit, loop je het risico dat je de gouden 10 minuten niet kunt toepassen. De telefoon gaat direct weer, er staan nieuwe e-mails in je inbox die je meteen moet beantwoorden en collega’s komen naar je toe om allerlei zaken te vragen. Is dit herkenbaar voor je? Dan is er des te meer reden om echt de tijd te nemen om de gouden 10 minuten toe te passen. Je zult merken dat je er bij het uitwerken veel profijt van hebt.

Werk je aantekeningen als het kan binnen twee à drie dagen uit. Uit onderzoek is gebleken dat je je na 24 uur nog 90% kunt herinneren van wat er is besproken. Na 48 uur is dat 70% en na 3 dagen nog 40%. Dat wil dus zeggen dat je op je aantekeningen moet kunnen vertrouwen!

Tot slot

Notuleren blijft een intensieve bezigheid die de nodige vaardigheden vereist. Je leert het vooral door het te doen! Als je net begint met notuleren is het raadzaam om eerst eens een wat gemakkelijkere vergadering bij te wonen en daarna de lat steeds een stukje hoger te leggen. Als het goed gaat, zul je merken dat het een kick geeft wanneer je weer een mooi verslag hebt afgeleverd!

Veel succes!

Geschreven door: Mary-José ter Heegde, voorheen docent cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau.

Cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau

Herken jij één of meerdere van de volgende situaties tijdens een vergadering:

• Wat doe ik met ingewikkelde discussies waar iedereen door elkaar praat?
• Hoe ga ik om met heel specialistische kennis waar ik niets van begrijp?
• Hoe stel ik me op als iets me niet duidelijk is, onderbreken of juist niet?
• Hoe zorg ik ervoor dat ik precies weet wat er straks in mijn notulen moet komen?
• Hoe ben ik “aardig assertief” en hoe schakel ik subtiel de voorzitter in?

Tijdens deze intensieve 2-daagse cursus worden al je twijfels weggenomen en voel je je weer zeker in vergaderingen. Ook werk je jouw notulen uit tot een acceptabel verslag. Je wilt graag leren hoe je je verslag strategischer schrijft zodat jouw verslag overeenkomt met het niveau van de vergadering.

Lees meer over de opleiding Notuleren & Verslaglegging