Welke verslagvorm kies ik voor mijn notulen? Handig schema!

Voor menig secretaresse is dit een ‘moeten’ in plaats van een ‘mogen’ taak. Hoe komt het nou dat dit soms zo lastig is? We zetten de problemen voor je op een rij:

• Er zijn eindeloze discussies die inhoudelijk heel diep gaan
• Deelnemers die lang van stof zijn waarbij je je afvraagt wat ze nu eigenlijk willen zeggen
• Een voorzitter die zijn best doet om de vergadering strak te leiden maar daar niet in slaagt
• Een keurige agenda die helaas niet wordt gevolgd
• Deelnemers die door elkaar praten
• Termen die voorbij komen waarvan je niet weet wat ze betekenen
• Agendapunten die niet concreet worden afgerond

En jij krijgt steeds rodere wangen en raakt geïrriteerd omdat de verslaglegging een pittige klus wordt…

Aan jou de taak om van de vergadering een goedlopend en correct verslag te maken, op het juiste niveau. Ondanks jouw ervaring vind je dit best een klus. Dat is helemaal niet zo vreemd, want er wordt ook nogal wat van je gevraagd. Daarom een eerste advies dat je kunt gebruiken bij je voorbereiding.

Wat wordt de verslagvorm?

Niet elk verslag ziet er hetzelfde uit. Hoe weet je welk soort verslag je moet maken? Vaak nemen notulisten het verslag van hun voorgangster over. “Zo zal het wel moeten”. En als er geen voorbeeld van een verslag is, bedenken ze zelf iets.

Uit de praktijk blijkt dan dat er vaak niet is nagedacht over de verslagvorm. En dat is vreemd. Dit zou er namelijk zomaar toe kunnen leiden dat het verslag het doel voorbijschiet.

Bovendien is het voor jou als notulist belangrijk te weten welk verslag je moet maken. Tijdens het notuleren kun je daar dan al rekening mee houden waardoor het notuleren efficiënter gebeurt.

De meest gebruikte verslagvormen zijn:

• Woordelijk verslag
• Verslag op spreker
• Verslag op onderwerp
• Actie en besluitenlijst

Welke verslagvorm kies je?

Hoe weet je welke verslagvorm het meest geschikt is voor het overleg dat je gaat notuleren? Uiteraard stem je dit van tevoren af met de voorzitter. Als richtlijn kun je het volgende aanhouden:

Verslagvorm	Soort vergadering	Functie van het verslag	Weergave
Woordelijk verslag	Zeer formele vergaderingen waarbij het van belang is dat alles wordt genotuleerd	Bewijslast	WoordelijkDirecte interactie tussen de sprekers Directe reden
Verslag op spreker	Deelnemers vertegenwoordigen een achterban	Vastleggen wie wat heeft gezegd	Samenvattend (beknopt of uitgebreid)Interactie tussen sprekers is duidelijk Indirecte rede
Verslag op onderwerp	Deelnemers vertegenwoordigen dezelfde of geen achterban	Vastleggen wat is besproken	Samenvattend (beknopt of uitgebreid)Thematische weergave van wat is besproken Interactie tussen sprekers wordt niet aangegeven
ActielijstBesluitenlijst	Vergaderingen met een hoge frequentie	Voortgang vastleggen	Alleen actiepunten en/of besluiten

Hieronder vind je een overzicht van diverse bijeenkomsten met daarbij de meest voorkomende verslagvorm(en):

Soort bijeenkomst	Woordelijk	Verslag op onderwerp	Verslag op spreker
Aandeelhoudersvergadering		x	x
Afdelingsoverleg		x
Algemene ledenvergadering		x	x
Brainstormsessie		x
Bestuurlijk overleg		x
CAO-onderhandeling			x
Commissievergadering			x
Conferentie		x
Debat			x
Directeurenoverleg		x
Functioneringsgesprek			x
Inspraakavond		x	x
Hoorzitting	x
Interview	x
Klachtencommissie			x
Klankbordgroep of -sessie		x	x
MT-overleg		x
OR-overleg		x	x
Raad van Bestuur		x
Raad van Commissarissen		x
Raadsvergadering	x		x

Dit overzicht en nog veel meer praktische tips voor notuleren, verslaglegging en aansturen op gedrag krijg je in de 2-daagse cursus Notuleren en verslaglegging op strategisch niveau, beoordeeld met een 8,4. Je twijfels worden weggenomen en je voelt je weer zeker in vergaderingen. Al je vragen worden beantwoord en je verslag sluit voortaan aan bij het niveau van de directie!

Lees meer over de cursus Notuleren & Verslaglegging