blog.secretary.nl Hét blog voor de ervaren Assistent
Bestaat er een profiel van een projectassistent en wat doet zo iemand? Nee.
Er is geen standaard voorbeeld en dat is eigenlijk heel logisch. Elk project is uniek en heeft eigen randvoorwaarden en karakteristieken. Bovendien kun je als secretaresse of management assistente op verschillende manieren en met verschillende verantwoordelijkheden bij een project betrokken zijn.
De diverse profielen op een rijtje:
- Projectsecretaresse
- Ondersteuning van de eigen manager in zijn/haar rol als projectleider
- Projectteamlid
- ProjectcoÖrdinator
1. Projectsecretaresse
De projectsecretaresse is een medewerker aan het project. Zij oefent meestal secretariële en administratieve taken uit. Afhankelijk van het soort project en de omvang werkt zij full-time of part-time voor het project, eventueel in combinatie met andere projecten of lijnwerkzaamheden. Zij kan in dienst zijn van de projectorganisatie of afgevaardigd zijn vanuit een onderneming die aan het project deelneemt.
Een voorbeeld: De projectsecretaresse bij een ingenieursbureau werkt in een pool en ondersteunt twee verschillende projectmanagers bij infrastructurele projecten.
2. Ondersteuning van de eigen manager in zijn/haar rol als projectleider
Een manager trekt vanuit zijn/haar functie een project. De secretaresse van de manager voert een aantal taken uit die direct voortvloeien uit diens rol als projectleider. De secretaresse verleent deze ondersteuning in combinatie met haar reguliere taken voor deze manager. Taken rond het project kunnen zijn:
- het plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen
- het plannen van de afspraken die met het project te maken hebben
- het verzorgen van de presentaties die de manager intern en extern over het project moet geven, e.d.
Het kan goed zijn, dat andere secretariële taken binnen het project door een projectteamlid of een projectsecretaresse uitgevoerd worden.
Een voorbeeld: De secretaresse van een directielid ondersteunt haar manager bij diens taken in het kader van een interne reorganisatie.
3. Projectteamlid
Deze managementondersteuner is volwaardig teamlid en draagt net als de andere teamleden vanuit de eigen rol met vakkennis en expertise aan het project bij. Zij neemt als teamlid aan de vergaderingen deel en denkt, praat en besluit mee in projectaangelegenheden. Zij runt alle ondersteuning van het project, is verantwoordelijk voor het secretariaat (al of niet met een eigen secretaresse) en voor het opzetten van het archief en de informatievoorziening. Zij is de rechterhand van de projectleider.
Ook al klinkt dit omvangrijk, ook deze taak kan iemand naast de reguliere taken uitvoeren.
Een voorbeeld: De officemanager is lid van het projectteam ‘Verhuizing hoofdkantoor’ en is verantwoordelijk voor de administratie, communicatie en informatie rondom het project.
4. ProjectcoÖrdinator
De secretaresse is de projectleider. Hierbij gaat het vaak om kleinere projecten die de secretaresse vanuit haar functie uitoefent. De coÖrdinatie voert zij naast haar reguliere taken uit.
Deze laatste mogelijkheid lijkt vergezocht, omdat we bij een project vaak aan iets omvangrijks denken. Er zijn echter heel wat projecten te bedenken die door secretaressen opgezet en geleid kunnen worden, bijvoorbeeld evenementenorganisatie, het opzetten/stroomlijnen van procedures en formulieren, de verhuizing van de afdeling, PR-activiteiten zoals brochuredruk, opzetten van mailings en het organiseren van het relatiebeheer en -geschenken.
Een standaard profiel, nou nee! Wat wel vaststaat, is dat projectmanagement niet meer weg te denken valt uit het takenpakket van de managementondersteuner, met welke betrokkenheid, taken en verantwoordelijkheden dan ook. De mogelijkheden zijn heel breed. Kennis van projectmanagement behoort dan ook steeds meer tot de vereiste competenties. Verbreed jouw basis bijtijds!Door: Karen Nanninga, hoofddocent Projectmanagement voor de secretaresse
Meer weten van projectmanagement?
Secretary Management Institute organiseert diverse projectmanagement opleidingen om te leren hoe je projecten op professionele wijze coÖrdineert. Hoe zet je tijd en middelen effectief in? Hoe zorg je dat alles volgens planning verloopt en dat je goed met het hele team communiceert? Hoe behoud je overzicht en structuur? Je leert al deze noodzakelijke vaardigheden!
