Duidelijk en helder communiceren doe je zo

Veel rapporten en plannen belanden onder in de la. De schrijver stak er veel tijd en moeite in, presenteerde het plan met een flitsende powerpoint , en het management beloofde om er serieus naar te kijken. Waarschijnlijk heeft de manager het rapport of plan opengeslagen, en toen zag hij heel veel letters, een brij aan woorden, en dacht: “dat komt later wel”.

Maar dat later kwam nooit meer. Het plan verhuisde van de plek op het bureau, naar de plek onder in de la en toen naar het archief. En dat gebeurt niet omdat het plan slecht is, omdat het idee niet goed is, of omdat de manager ongeïnteresseerd is. Nee, het komt omdat het plan slecht geschreven is.

Past het in een tweet?
De huidige communicatiemaatschappij, met een overload aan informatie vraagt om een steeds bondigere en kernachtige schrijfstijl. Geen lange zinnen, maar wel to-the-point formuleringen. Geen ellelange visies en missies, maar een korte heldere visie. Een visie die in een tweet van 140 tekens past. Daar zijn we naar op zoek.

En dat krijg je voor elkaar door goed na te denken over wat je nu echt wilt communiceren. Wat echt belangrijk is, wat echt de essentie is van wat je wilt zeggen. En daar begin je jouw bericht, of rapport, of memo mee. En een tip: een opsomming of inleiding met de hele geschiedenis van waarom je tot het rapport bent gekomen, is niet boeiend.

Tips
Nadat je de kern van je boodschap hebt bepaald, begin je met schrijven. En ook dan zet je in op korte en bondige teksten. Hier wat tips:

• Schrijf zinnen actief (vermijd hebben, zullen, worden, kunnen)
• Schrijf zinnen van maximaal 12 woorden
• Maak alinea”s van 3 a 4 regels
• Gebruik elke 3 alinea”s een tussenkopje
• Gebruik geen afkortingen

Als je deze tips toepast, weet je zeker dat je boodschap kernachtiger geformuleerd is. En komt jouw plan niet onder in de la, maar op het bureau van de CEO. En die CEO is gelukkig, want hij heeft eindelijk een plan dat niet bestaat uit 25 pagina”s met wollige tekst. Hij heeft nu een actieplan van 1 A4-tje, dat praktisch uitvoerbaar en begrijpelijk is!