Beheers jouw projecten met deze vijf aspecten

Ben jij aan het begin van een project vaak onzeker over de uitkomst? Door de juiste projectbeheersing houd je het project op alle facetten onder controle. Bij projectbeheersing staan vijf verschillende aspecten centraal: tijd, financiën, kwaliteit, informatie en organisatie. Hiermee signaleer je afwijkingen in het plan op tijd, zodat je ze direct kunt aanpakken.

1. Het belang van tijd bij projectbeheersing

Een van de eerste dingen die vaststaat bij een project, is de eindtijd. Het is belangrijk om de tijd tijdens het proces voortdurend in de gaten te houden, ook voor deelactiviteiten. Je doet dit het beste in een tijdsplanning. Controleer dit regelmatig om ervoor te zorgen dat jouw project volgens plan verloopt. Zijn anderen afhankelijk van jouw project? Het is dan nóg belangrijker om je aan het tijdschema te houden. Red je het niet, dan kan het geld kosten voor de opdrachtgever. Dat wil je uiteraard voorkomen!

2. Financiën binnen een project

De meeste projecten hebben een vooraf bepaald budget waarbinnen het gerealiseerd moet worden. Je moet afwijkingen in de begroting snel herkennen, zodat je binnen dit budget blijft. Merk je dat een onderdeel duurder is dan begroot? Dicht het gat dan zo snel mogelijk, bijvoorbeeld door ergens anders budget te schrappen, het budget te verruimen of een reservepost in te bouwen.

3. Kwaliteit van het project

Ieder project heeft bepaalde kwaliteitseisen. Je moet hieraan voldoen om jouw opdrachtgever tevreden te houden. Wil je aan de kwaliteitseisen voldoen? Let hier dan goed op tijdens de ontwerpfase van het project. De uiteindelijke kwaliteit wordt hier grotendeels bepaald. Hierbij is het goed om het budget in de gaten te houden. Het budget is hier als het goed is op afgestemd, maar vanuit de wens om het altijd beter te doen kan het budget in het gedrang komen.

4. Informatievoorziening binnen projecten

Het is bij projectbeheersing belangrijk dat de juiste mensen de juiste informatie hebben op het juiste moment. Alleen dan kun je goed en efficiënt samenwerken richting de gestelde doelen. Je bereikt de doelen dus sneller door goede informatievoorziening én het kost ook nog eens minder geld. Je hoeft namelijk minder fouten te herstellen. Je kunt diverse dingen doen voor goede informatievoorziening:

• Registratie van ontvangen documenten
• Verdeellijsten voor memo’s en tekeningen
• Actielijsten en planningen
• Regelmatig overleggen
• Goede verslaglegging met besluitenlijst
• Rapportage aan de opdrachtgever
• Bijgewerkt archief

5. De organisatie van een project

Je merkt dat een project beter loopt wanneer er structuur aan het projectteam is gegeven. Je omschrijft bijvoorbeeld een hiërarchische verhouding tussen betrokkenen en maakt afspraken over samenwerking, beslissingsbevoegdheden, rapportage en verantwoording. Het is hierdoor voor iedereen duidelijk wie verantwoordelijk is, wie welke taken oppakt en hoe de lijntjes lopen. Leg deze afspraken vast in een organisatieplan.

De magische projectdriehoek

De beheersaspecten tijd, geld en kwaliteit zijn met elkaar verbonden. Je merkt het direct aan de andere aspecten wanneer een van de aspecten verandert. Je ziet dit terug in de volgende voorbeelden:

• Het kost meer tijd dan gepland om een project op te leveren. Als je de gewenste kwaliteit wilt leveren, heb je meer tijd nodig. Dit kost geld, aangezien je betaalt voor alle extra uren.
• Het management wilt kosten besparen bij de bouw van een nieuw kantoor. Ze kiezen bijvoorbeeld voor vloerbedekking in plaats van parket. De lagere kwaliteitseisen zorgen dat het project minder geld kost, maar juist meer tijd. Je krijgt namelijk te maken met nieuwe ontwerp- en levertijden.
• Het management kiest dit jaar niet voor een borrel op kantoor, maar een personeelsfeest. De organisatie hiervan kost meer tijd en geld, maar het feest is wel kwalitatief beter.

Maak van jouw projecten een succes

Het is dus wel duidelijk dat projectbeheersing een van de belangrijkste factoren is om jouw project een succes te maken. Hier komt vaak meer bij kijken dan in eerste instantie gedacht…

Wil jij weten hoe je projecten in goede banen kunt leiden, zodat je constructief bijdraagt aan het succes van een project? Meld je dan aan voor de Opleiding Praktisch projectmanagement voor de assistent. Je leert niet alleen een project voorbereiden en opzetten, maar ook hoe je dit organiseert en evalueert samen met de projectleider.